Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д.т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). [17].

Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

матеріальну основу документа;

форму носія інформації;

спосіб документування чи запису інформації[18].

Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи [19].

До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін. [20].

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – він дозволяє тиражувати інформацію. [21].

Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото – і кіноплівки, магнітні і оптичні диски – матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері [22].

4. Структура документа.

Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і зв’язок [23].

Визначену структуру мають як окремі елементи документа, так і документ вцілому. Обкладинка книги – це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги теж ціле, його складають спеціально підібраний шрифт, титульний листок, рядки заголовку, що гармонують із вмістом, гарно пнадруковані ілюстрації, - єдиним цілим є і текст книги. Це означає, що документ вцілому - це сукупність усіх елементів і компонентів, що його складають[24].

Структура – відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об’єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність, цього об’єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов. Доки зберігається структура, зберігається і система вцілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі[25].

По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії. Іншими словами, простий документ – це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат, десертація, відкритка) [26].

Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов’язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях. Складний документ – це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках (збірка віршів, журнал і ін.) [27].

Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи.

Таким чином, структура документа – скоординована більшість документів, взаємоз’язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі), дозволяє відрізнити книгу від журналу, грапластинку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокаркту від географічної картки і т.д. [28].

5.1.Внутрішня структура документа.

Оформлення документа – це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа – це його зовнішня і внутрішня структура[29].

Внутрішня структура документа – це його внутрішня будова, набір взаємопов’язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію. Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному[30].

Вміст внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішню структуру документа можна побачити на прикладі видань – нкиг, журналів, газет і т.д[31].

Видання повинно включати розміщені у визначеній послідовності наступні елементи і частини:

Вихідні дані – сукупність даних, що характеризують документ і призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку і інформування користувачів.

До основних елементів вихідних даних відносяться: автор, заголовок, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, анотація, місце і рік видання, видавництво [33].

Автор – особа, яка створила документ чи приймала участь у його створенні, а також заклад чи організація від імені яких публікується матеріал. В особі автора можуть виступати одна чи декілька людей - авторський колектив.

Заголовок документа – слово, фраза чи закінчена пропозиція, в яка формує зміст (тема, ідея, предмет, об’єкт), твору, що друкується. Видання може мати декілька варіантів заголовків (на титульному аркуші, обкладинці, корінці видання і т.д) ідентичних або різних.

Місце видання - місцезнаходження видавництва, що випускає документ.

Місце друку – місцезнаходження поліграфічного закладу, яке надрукувало документ.

Рік видання – рік виходу документа в світ [34].

Головними носіями інформації про видання є: титульний листок (верхня частина першої сторінки з текстом), перша сторінка видання, зворотній бік титульного листка, остання сторінка видання чи кінцева полоса – в книгах,