листку. Прізвища та ініціали наукового редактора вказуються на титульному листку чи на його звороті. Імена інших редакторів розміщуються на звороті титульного листка чи в кінці книги[44].
Заголовок видання – словесне позначення документа. Воно виступає в якості пошукового образу документа, повинно бути коротким, точно відображати вміст документа чи його ідею, правильно орієнтувати користувача. Заголовок вказують в такому вигляді, в якому він встановлений чи затверджений автором, видавництвом чи організацією, яка дає дозвіл на видання. Випуск видань без заголовка не допускається. Заголовок для всіх типів випусків, номерів видання повинен бути оформлений однотипно і відрізнятися від останніх відомостей на титульному листку.
Надзаголовочні дані - відомості, що розміщуються над заголовком видання: найменування організації від імені якої випускається видання; заголовок серії.
Підзаголовочні дані – відомості, що розміщуються під заголовком видання.
Вихідні дані включають: місце випуску видання, назву видавництва і рік випуску видання.
Анотація – коротка характеристика документа з точки зору вмісту, призначення, форми та інших особливостей.
Реферат - скорочений виклад змісту документа.
Випускні дані –включають: дату здачі оригіналу в набір; дату підписання в друк; формат листка і долю листка, вид і номер паперу, спосіб друку, об’єм видання в умовних друкованих листках, об’єм видання в звітних видавничих листках, ціна, назва і поштова адреса видавництва чи видавничої організації[45].
Реквізити документа – це його допоміжний апарат, який допомогає користувачу орієнтуватися в потоці інформації, а професіоналу - правильно його відбирати, обробляти, зберігати і рекламувати[46].
6.Властивості і ознаки документів.
Властивості.
Як і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:
Атрибутивність документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.
Документ, як єдина система складається з двох основних складових – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в недокумент (усний вислів, предмет). [47].
Документ має дві сторони: зміст (духовна дійсність, думки. ідеї) і форму (матеріальну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна дійсність документа є головною ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне чи інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація документа).саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грапластинки і ін. Інколи до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і знакову[48].
Між інформацієї (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв’язок, що прийнято використовуватиособливий термін “документна інформація”.
2.Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ – поліфункціональний об’єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітнюстю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комінікації[49].
3.Структурність документа, тобто тісний взаємоз’язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
Набір перечислених властивостей документа – це особлива цілісна система, яка виконує усі на неї покладені суспільством функції. Зв’язок між ними є настільки тісни, що відокремити їх одне від одного можна лише умовно[50].
Ознаки.
До основних ознак документа відносяться:
1.Наявність логічного змісту.
Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення) є його обов’язковою ознакою.
2.Стабільна матеріальна форма, забезпечуюча довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.
3.Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.
4.Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чорновики, ескізи) [51].
7. Функції.
У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.
До загальних функцій документа належать:
Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.
Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).
Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.
Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).
Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. [52].
Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.
Система документацій – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження,