Офіційні документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації [53].

Основними комплексами всієї документації є:

організаційно-правова документація;

планова документація;

інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

звітна документація;

документація щодо особового складу;

фінансова документація;

документація з матеріально-технічного забезпечення;

договірна документація;

документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована документація, яка відображає діяльність конкретного закладу[54].

8.Висновок

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів.

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

В наш час документацій не забезпечення управління в організаціях і установах регулюється діючим законодавством, постановами та розпорядженнями Кабінета Міністрів України, розпорядчими документами вищестоячих організацій, положеннями про установи, інструкціями по документуванню управлінської діяльності та посадовими інструкціями.

Право видання розпорядчих документів визначене Основним Законом – Конституцією України. Окремі напрямки діяльності установ, організацій і підприємств регламентуються відповідними законами, постановами та розпорядженнями органів державної влади та управління. Діяльність кожної установи, організації та підприємства визначається положенням про нього. Положення – правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи підприємства, структурного підрозділу. Створення Єдиної Державної системи діловодства (ЖДСД) було викликане потребами удосконалення управлінської роботи і роботи з документами, тому що документування організаційної діяльності апарату управління є однією з найважливіших форм його роботи.

Література

Кушнаренко Н.Н. Документоведение:Посібник – 2-е вид., доп. і пер. – К.: Т-во “Знання”, КОО, 2000.

Воробьев Г.Г. Документ: інформаційний аналіз. – М.: Наука, 1973.

Ильюшенко М.П., Кузнєцова Г.В. Документознавство. Документ і системи документацій. – М.: МГИАН, 1997.

Зубков М. Сучасна українська ділова мова. 3-те видання доп. – Х.: Торсінг, 2003.

Стенюков М.В. Секретарська справа. – М.: “Издательство ПРИОР”, 2001.

Головач А.С. Зразки оформлення документів: для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 1997.

Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посібник для сер.спец.навч.закладів. 3-тє видання. пер.і.доп. – К: А.С.К., 2002.

Асєєв Г.Г., Шейко В.Н. Інформаційні технології в документознавстві: Учб.пособие. – Х.: ХГІК,1997.

Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч.посібник для студентів інститутів культури /Рівн.держ. інститут культури. – К.: Кн.палата України, 1998.

Горбул О.Д. Ділова українська мова: Навч.посібник.- К.:Т-во “Знання”, КОО 2000.

Крайская З.В., Челліні Є.В. Архівознавство: Підручник для сер.спец.уч.закладів. – М.: Норма, 1996.

Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посібник для вищих та сер.спец. навч.закладів. – К.: А.С.К., 1998.

Паламар Л.М., Кацавець Г.М. “Мова ділових паперів”: Практ.посібник. – К.: Либідь, 1995.

Немцов В.Д. Культура для спілкування: Навч.посібник для ВНЗ.: - К, 2002.

О.Д. Горбул. Ділова українська мова: Навч.посібник для ВНЗ – К.: Знання, 2002.

Т.В.Кузнєцова. Діловодство: Посібник для вузів, - М, 2001р.

Стенюков М.В. Діловодство в управлінні персоналом, - М, 2001р.

Басаков М.І. Діловодство і кореспонденція у питаннях і відповідях: Уч.посібник для ст.ВНЗ – 2-ге вид., перер. і доповн., Ростов – на Дону, 2000.

Палях Ю.І. Ділова етика. Навчальний посібник для ВНЗ. – К.: Знання, 2001.

Гутеару. Документування управлінської діяльності. Курс лекцій. – М., 2001.

Кавторьова Я. Документообіг: організація і ведення. Метод.посібник, – Х.,2001.