Реферат з діловодства

Тема: Архівознавство, як наукова система і навчальна дисципліна. Його завдання та функції.

План

Що таке архівознавство.

Завдання архівної служби.

Основні функції архівів.

Зв’язок теорії і практики архівної справи з іншими науками

1. Архівознавство – це наука, яка висвітлює політичні, науково-правові і практичні питання, організації архівних документів та робочих архівних установ.

Вивчення та розробка теоретичних, методичних і організаційних основ архівної справи займається така ще наукова дисципліна як теорія і практика архівної справи.

Ця наука є основна із наукових дисциплін, що входять в поняття архівознавство. Вона розробляє принципи і методи відбору орган-йх док., які належать арх. Зберіганні. Забезпечує повне збереження матеріалів, сист. інформації про зміст документу та забезпечує все стороннє цих док.

У кожній держ. для збереження історичної пам’ятки, створено держ.архівний фонд. Він є власністю держави і національним досягненням всього народу.

2. Для збереження держ. архівного фонду, а також для поповнення його і використання в інтересах держ. та використання в інтересах народу.

Держ.-архіви – це спеціальні установи на які покладено у відповідності про положення держ.-ий ар.-й фонд, та положення для головне архівне управління та головні завдання:

Держ. збереж. Документів державного архівного фонду;

Держ.облік документів архівного фонду;

Складання та розвиток науково-довідкових документів державного архівного фонду;

Комплектування державного архівного фонду на основі експертизи цінності документів, які мають політичне, народногосподарське, наукове, соціально-культурне та історичне значення;

Організ. методичне керівництво і контроль за роботою відомчих архівів та організ.док. у діловодстві;

Використання державного архівного фонду в політичних, народногосподарських, наукових, соціально-культурних сферах, а також для забезпечення прав та законних інтересів громадян;

Інформація в установ. порядку державного архівного фонду;

Підбір, розстановка і виховання кадрів державного архівного фонду.

Всі ці основні завдання в державного архівного фонду внесені в законі “Про національний архівний фонд та архівні установи”, положення “Про головне архівне управління”.

3. З метою виконання завдань архіви здійснюють такі функції:

Прийняти на збереження в установленому порядку документи установ, організацій і підприємств, що є джерелами комплектування архіву.

Ведуть обмін і забезпечують збереження прийнятих в архів документів.

Проводити експертизу цінності документів.

Підготовлюють та в установленому порядку передають на державне зберігання документи “строкового фонду” або особливо цінні. З цією метою для збереження документів архівом здійснюється і організовується щорічне складання актів на документи постійного зберігання.

Здійснює відбір особливо цінних документів, створює та зберігає, веде облік страхового фонду.

Надають методичну і практичну допомогу службі діловодства у пошуку справ, що були заведені згідно з номенклатури але своєчасно не поступили на зберігання.

Здійснює використання документів, що зберігаються в архіві.

Інформує керівництво та працівників інших організацій про склад інших документів в архіві.

Видавати в установленому порядку документи або копії документів на тимчасове користування, а також для роботи дослідників в читальних залах.

Виконувати запити організацій та заяв громадян. Надає консультації організаціям та окремим особам по питаннях місцезнаходження документів, які необхідні для наведення архівних довідок.

Вести облік використаних документів.

Здійснювати перевірку зберігання, правильності формування справ, об’єднує відомчі та між відомчі архіви і здійснює перевірки в організаціях, які є джерелами комплектування.

Брати участь у розробці нормативно-методичних документів, інструкцій, положень.

Брати участь при проведенні міроприємств, про підвищення кваліфікації працівникам архіву та службі діловодства.

Архівам для виконань його завдань та функцій надається таке право:

надавати в установленому порядку вказівки в структурних підрозділах та архівах підвідомчих організацій по питаннях, що входять в компетенцію;

робити запити в структурні підрозділи, організації про дані, які необхідні для роботи архіву.

4.

Коло пошукових дисциплін з якими пов’язана наука архівознавства, тому, що організація їх збереження створення науково та використання їх вимагають знань та галузей людської діяльності в результаті якої вони виникли.

Архівознавство опирається на досягнення архівоісторії, природознавства і техніки, а також джерелами і інших дисциплін (математики, фізики, хімії, документознавства, біології, інформатики, кібернетики). Ці дисципліни використовують з метою забезпечення матеріальних умов, реставрації, мініатюризації тобто мікрофільмування їх.

Література:

Ф. І. Долгіх, К. М. Рудільсон “Теорія і практика архівної справи в СФС”

І. Б. Матяш “Архівознавство” Москва, вища школа. 1980 р.