Реферат з діловодства

Тема: Архівознавство, як наукова система і навчальна дисципліна, завдання і організації.

Архівознавство.

Завдання архівної служби.

Основні організації архівів.

Зв’язок теорії і практики архівної справи з іншими науковими дисциплінами.

Л-ра: Ф. І. Долгіх, К. М. Рудельсон “Теорія і практика архівного діла СРСР”. І. Б. Матяж “Архівознавство”.

1. Архівознавство – наука, яка висвітлює політичні, науково-правові і практичні питання організації архівних документів і роботи архівних установ. Вивченням і розробкою теоретичних організаційних основ архівної справи займається ще така наука як теоретичне архівознавство і теорія і теорія і практика архівної справи. Ця наука є основна із наукових дисциплін, що входять в поняття архівознавства. Вона розробляє принципи і методи відбору організаційних документів, які належать архівному зберіганню, забезпечує повне збереження матеріалів. Систему інформації про зміст документів і забезпечує всестороннє використання цих документів.

В кожній державі для збереження історії створено державний архівний фонд. Він є власністю держави і національним досягненням всього народу.

2. Для збереження державного архівного фонду і його поповнення і використання його створено державні архіви.

Державні архіви – спеціальні установи на які покладено у відповідності до положення “Про державний архівний фонд” і положення “Про основи архівного утворення” покладені такі завдання:

державне збереження документів державного архівного фонду;

державний облік документів архівного фонду;

складання і розвиток науково-довідкового апарату до державного архівного фонду;

комплектування державного архівного фонду на основі експертизи цінності документів, які мають народно-господарське, наукове, соціально-культурне і історичне значення;

організаційно методичне керівництво і контроль за роботою відомчих архівів і організації документів і діловодств;

використання документів державного архівного фонду (ДАФ) пол, народногосподарських, наукових, соціально-культурних сферах, а також для забезпечення прав і законних інтересів громадян;

публікація в установленому порядку документів ДАФ;

підбір, розстановка, виховання ________ державних архівів.

Всі ці завдання внесені в ЗУ “Про національний архівний фонд і архівні установи” та в положення “Про головне архівне управління”.

3. З метою завдань архіви здійснюють такі функції:

прийняття та збереження в установленому порядку документів, установ, організацій, підприємств, що є джерелом комплектування архіву;

ведення обліку і забезпечують збереження прийнятих в архів документів;

проведення експертизи цінності документів;

підготовка і в установленому порядку передають на державне зберігання документи страхового фонду чи особливо цінні.

Для збереження документів в архівах здійснюються і організовуються щорічні складання описів на документи постійного зберігання, здійснює відбір особливо цінних документів і створює , зберігає, веде облік страхового фонду і надають методичну і практичну допомогу службі діловодства в пошуку справ, що були заведені згідно номенклатури, але своєчасно не поступили на зберігання; здійснює використання документів, що зберігаються в архіві; інформує керівництво і працівників інших організацій про склад і зміст документів у архіві; видавати в установленому порядку документи чи копії на тимчасове користування і для роботи дослідникам в читальний зал і виконувати запити організацій і заяв громадян по питаннях місцезнаходження документів, які необхідні для наведення архівних довідок і вести облік використаних документів і здійснювати перевірку збереження правильності формування справ і об’єднує відомчий і міжвідомчі архіви і здійснює перевірки в організаціях, які є джерелом комплектування і бере участь у розробці нормативно-методичних документів (положення, інструкції) і бере участь при проведенні міроприємств про підвищення кваліфікації працівникам архіву.

Архівам для виконання його завдань і функцій дається таке право:

надавати в установленому порядку вказівки підрозділам і архівам відповідних підвідомчих організацій по питаннях, що входять в компетенцію архіву;

робити запити структурним підрозділам організацій про дані, які необхідні для роботи архіву.

4. Коло дисциплін з якими пов’язана наука, бо організація документів, їх збереження, використання, створення науково-довідкового апарата вимагають знань тих галузей людської діяльності в результаті якої вони виникли.

Архівознавство впирається на досягнення історичної науки, історії, природознавства і техніки і джерелами допоміжних дисциплін: документознавства, інформатики, математики, фізики, хімії, біології, кібернетики. Вони використовують з метою забезпечення оптимальних умов зберігання документів, реставрації, консервації, мініатюризації.