Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4 — 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — 1.; 2.; 3.; 4.;

номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.

Комбінована (традиційна) | Нова

А. Б. В. | Розділ І | 1

I. II. III. | Частина 1 | 1.1

І. 2. 3. | Частина 2 | 1.2

1); 2); 3); | пункт 1 | 1.2.1

а); б); в); | §1 | 1.2.2.1

§2 | 1.3

2

і т. д.

Літературні джерела  

1.  Гладіліна Г. Г., Сеніна В. К. Питання мовленнєвої культури та стилістики. К., 1997.
  2.  Головащук С. І. Словник-довідник з правопису. К., 1979.
  3.  Гриднєва Л. М. Граматика ділової людини. Норма. Типологія помилок: Навч. посібник. К., 1998.
  4.  Гринчишин Д, Г., Сербенська О. А. Словник паронімів української мови. К., 1986.
  5.  Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. К., 2000.
  6.  Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О. Д. Горбула. К., 2000.
  7.  Діловодство й архівна справа: Терміни та визначення. Видання офіційне. К., 1994.
  8.  Караванський С. Російсько-український словник складної лексики: Словники XXI століття. К., 1998.
  9.  Коваль А. Л. Слово про слово. К., 1986. Коваль А. П. Ділове спілкування. К., 1992.
  10.  Короткий тлумачний словник української мови / За ред. Д. Г. Гринчишина. К., 1988.
  11.  Кочан І. М., Токарська А. С. Культура рідної мови: Збірник вправ і завдань. Львів, 1996.
  12.  Культура української мови: Довідник / За ред. В. М. Русанівського. К., 1990.
  13.  Орфографічний словник української мови. К., 1999.
  14.  Паламар Л. М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. 4-те вид. К., 2000.
  15.  Словник іншомовних слів / За ред. О. С. Мельничука. К., 1985. Словник синонімів української мови: У 2 т. К., 1999.
  16.  Словник труднощів української мови / За ред. С. Я. Єрмоленко. К., 1989.
  17.  Словник української мови. К., 1971 — 1980. Т. 1—11. Українська мова: Енциклопедія. К., 2000.
  18.  Українська мова як державна в Україні: Зб. матеріалів. К., 1999. Український правопис. 4-те вид., випр. й доп. К., 1993.
  19.  Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. К., 1997. (Б-ка держ. службовця. Держ. мова і діловодство).
  20.  Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Література ЛТД, 2003. – 480 с.
  21.  Шкуратяна Н. Г., Шевчук С. В. Сучасна українська літературна мова. К., 2000.