Заголовок документа або короткий зміст | переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція | переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції

Відповідальний виконавець | прізвище, ініціали відповідального виконавця переносять-ся з резолюції, можливе зазначення номера телефону

Термін виконання | проставляється число, місяць, рік - трьома парами араб-ських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді

Відмітка про виконання | короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді

3.

(назва установи)

Реєстраційно-контрольна картка

Автор документа або

кореспондент:

Вид документа:

Дата надходження та індекс документа Дата та індекс документа (вих.корес.)

Заголовок документа або стислий зміст

Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець

Ким розглянуто:

Строк виконання до:

Строк продовж. до:

Дата та індекс відправлення: Відмітка про виконання:

210

Лицьовий бік

Контрольні відмітки

фонд № | опис № | справа №

Зворотний бік

Формат А5 (148 х 210)

(назва установи)

Картка реєстрації вихідного документа

Вих. дата та | на документ кореспондента: | Вид документа:

індекс документа | вихідний індекс та дата: | вхідний індекс та дата:

Ознака документа:

Адресат

Заголовок або короткий зміст

Підпис Виконавець

Передано на розгляд

Файл-копія

Строк виконання:

Дата виконання:

Примітка

210

Контрольні відмітки

фонд № | опис № | справа №

Зворотний бік

Формат А5 (148 х 210)

4.

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

Дата надход-ження та індекс документа | Кореспондент, дата та індекс одержаного документа | Короткий зміст | Резолюція або кому направле-ний документ | Позначка про виконання документа

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних установою

та вихідних документів

Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Позначка про вико-нання документа

Формат А4 (210 х 297)

(прізвище працівника)

ЗАМОВЛЕННЯ

на розмноження документів

(назва документа)

сторінок______________, тираж______________

Керівник відділу_____________________________________________

(підпис)

“ “ ________________ 19__ р.

Виготовити на __________________

(назва машини)

Зав. відділом з питань діловодства

О Б Л І К

розмноження документів _________________

назва установи

№

п/п | Замовник | Кількість аркушів | Назва доку-мента | Ти-раж | Прізвище працівника, який дав доз-віл на роз-множення | Прізвище працівника, який отримав документи | Роз-пис

5.

Найменування установи

Найменування структурного підрозділу

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_______________№_______

(місце складання)

на_____________рік

Найменування розділу

Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Приміт- ки

Найменування посади керівника

структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО* ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК структурного Керівник архівного підрозділу

підрозділу установи

(особа, відповідальна за архів-

ний підрозділ установи)

__________№_______ Підпис Ініціали, прізвище

Дата

*У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ___________ році в структурному підрозділі

За строками зберігання | Усього | У тому числі

таких, що переходять | з позначкою “ЕПК”

Постійного

Тимчасового

(понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років включно)

Разом

Найменування посади особи,

відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано до діловодної служби

Найменування посади

особи, відповідальної

за передачу відомостей Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ керівника установи _____________№________ Підпис Розшифровка підпису

на__________ рік Дата

Найменування розділу*

Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк збері-гання справи (тому, частини) і номери статей за переліком** | Приміт- ки

Найменування посади керівника

діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК Протокол ЕПК

____________№______ _____________№_______

* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу, - напряму діяльності).

**Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.

Формат А4 (210 х 297)

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ___________ році в установі

За строками зберігання | Усього | У тому числі

таких, що переходять | з позначкою “ЕПК”

Постійного

Тимчасового

(понад 10 років)

Тимчасового

(до 10 років включно)

Разом

Найменування посади керівника

діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано у відомчий архів (канцелярію)

Найменування посади

особи, відповідальної

за передачу відомостей Підпис Ініціали, прізвище

Дата