Відділ регулювання збитками

Відділ роботи з корпоративними клієнтами

Бухгалтерія

Архів

Відділ автоматизації обліку.

До Івано-Франківської філії також відносяться і віддалені робочі місця в Надвірній, Рожнятові, Снятині, смт. Городенка, Коломиї, Калуші, Більшівцях.

Схематично організаційна структура ЗАТ «Страхової групи „ТАС”» представлена у Додатку А.

Нормативно-правова база інформаційної діяльності.

Інформаційна діяльність – це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб споживачів: громадян, юридичних осіб, держави. З метою задоволення цих потреб у ЗАТ „Страховій групі „ТАС” створюються інформаційні служби, системи, мережі, бази і банки даних. Інформаційна діяльність здійснюється через процеси одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

У своїй діяльності дана організація керується таким законодавством:

Конституцією

ЗУ „Про інформацію”

ЗУ „Про захист інформації в автоматизованих системах”

ЗУ „Про електронні документи та електронний

документообіг”

ЗУ „Про державну таємницю”

ЗУ „Про зв'язок”

ЗУ ”Про обов'язковий примірник документів”

ЗУ „Про Національний архівний фонд та архівні установи”

Постанова КМУ від 29 березня 2006 р. „Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах”

Розпорядження КМУ від 31 грудня 2003 р. „Про затвердження заходів і реалізації Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів”.

Особливості взаємодії інформаційних відділів з іншими підрозділами організації.

У своїй діяльності страхова компанія як і будь-яка інша організація відчуває потребу в оперативному забезпеченні інформацією, яка дозволяє визначити і оцінити зміни і тенденції розвитку даного напряму діяльності, визначити і порівняти своє положення на ринку порівняно із конкурентами, а також визначити і проаналізувати потреби потенційних клієнтів. Для цього на Івано-Франківській філії ЗАТ «Страхової групи „ТАС”» створюються електронні бази даних де міститься інформація не лише про основні правила роботи у даній сфері, а також інформація про клієнтів.

Не залежно від того, що компанія має розгалужену мережу філій і регіональних дирекцій, вона розглядається як одне ціле, тому всі філії взаємодіють між собою і обмінюються потрібною інформацією.

Взаємодія з віддаленими робочими місцями та іншими філіями та регіональними дирекціями здійснюється через особистий контакт, розсилку пошти, засоби телефонного зв’зку, факсу та електронної пошти. Враховуючи те, що часто виникає потреба в негайному одержанні інформації, то більшість сеансів обміну інформацією здійснюється за допомогою засобів телефонного зв’язку та із використанням електронної пошти.

Права і обов’язки працівників інформаційних відділів.

Асистент референта керівника підприємства    

Права

1.   Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприєм-ства, що стосуються його діяльності.

2 .  Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені інструкцією.

3.   В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4.   Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5.   Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків.

Завдання та обов'язки

1.   Бере участь в упровадженні системи взаємозв'язків, застосовує і підтримує її відповідно до встановлених вимог і порядку, які забезпечу-ють координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства й керівниками структурних підрозділів та іншими праців-никами, взаємовідносин керівника підприємства із представниками інших підприємств, партнерами, конкурентами та клієнтами.

2.   За дорученням керівника або його референта готує, опрацьовує відповідні інформаційні матеріали, проекти доповідей, співдоповідей.

3 .  Організовує робочий час керівника, розклад його роботи.

4 .  Складає щомісячний графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності.

5.   Доводить або бере участь у доведенні до відома відповідних праців-ників, служб та сторонніх організацій зміст рішень, прийнятих керівником.

6 .  Готує проекти розпорядчої, адміністративної, комерційної, технічної та іншої кореспонденції — запитів, звернень, відповідей на листи, повідомлень тощо.

7.   Готує своєчасне та адресне направлення доручень, розпоряд-жень та наказів керівника підприємства, службової кореспонденції кер-івникам підрозділів та іншим виконавцям.

8.   Здійснює планування та організацію поїздок керівника.

9 .  Веде протоколи засідань із застосуванням стенографії чи інших засобів.

10. Надає секретарю керівника допомогу в прийманні сторонніх відвідувачів чи співробітників, отриманні довідок, запитів та іншої інфор-мації адміністративного, фінансового та організаційного характеру.

11. За дорученням керівника або референта готує інформаційні, дорадчі, літературно-публіцистичні матеріали відповідного напряму діяльності, підбирає необхідні законодавчо-нормативні, міжвідомчі, відомчі, фірмові, внутрішньо фірмові та методичні документи.

12. За дорученням керівника або референта вступає в ділове спілкування з партнерами через комп'ютерний та телефонний зв'язок.

13. Допомагає керівнику підприємства у застосуванні відповідних норм етикету під час проведення зустрічей, прийому відвідувачів та гостей.

14. Бере участь у підготовці для подання у відповідні органи статистичної, науково-технічної та іншої інформації.

15. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

Діловод

Права

1.   Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

2.   Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.

3  В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4  Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5  Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків.

Завдання та обов'язки

1   Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її у структурні підрозділи.

2.   Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки.

3.   Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.

4. Відправляє відповідну документацію адресатам.

5 . Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує й зберігає документи поточного архіву.

6.   Готує й здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку.

7.   Забезпечує зберігання службової документації.

8  Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

Секретар-друкарка

Права

1  Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються її діяльності.

2  Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені