3  В межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4.   Вимагати та отримувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання її посадових обов'язків.

5  Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків.

Завдання та обов'язки

1.   Виконує технічні функції, що охоплюють забезпечення й обслуговування роботи керівника підприємства або його підрозділів.

2.   Одержує необхідні керівникові відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників.

3  Організовує телефонні переговори керівника, приймає і передає телефонограми, записує в час відсутності керівники прийняті повідомлення і доводить до його відома їх зміст.

4.   Здійснює роботи щодо підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце і порядок денний засідання або наради, ведення реєстрації), оформляє протоколи.

5.   Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює сприятливі умови для його ефективної роботи.

6.  Передає та приймає інформацію за допомогою приймально-передавальних пристроїв.

7.   Друкує за вказівкою керівника різні матеріали.

8.   Веде діловодство, приймає кореспонденцію, яка надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого на підприємстві порядку і передає після її розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді.

9  Стежить за строками виконання доручень керівника, взятих на контроль.

10. Приймає документи на підпис керівника й особисті заяви працівників.

11. Організовує приймання відвідувачів, виявляючи при цьому тактовність і увагу до них, сприяє оперативності розгляду заяв і пропозицій працівників.

12. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання й у встановлені строки здає до архіву.

13. Виконує окремі службові доручення керівника.

Особливості документування інформації.

Документування – це запис інформації на носіях різних видів за встановленими правилами, що представляє собою створення документів, тобто їх складання, оформлення, узгодження і виготовлення.

Процес документування інформації в ЗАТ „Страховій групі ТАС” відбувається двома способами: традиційним та автоматизованим. Якщо документування здійснюється традиційним способом (ручним), то працівник компанії заповнює фірмовий бланк, де міститься постійна незмінна інформація, тими відомостями, яких не вистачає. Якщо ж документування здійснюється автоматизованим способом, то електронні бланки компанії заповнюються за допомогою ПК і роздруковуються.

Документи, які були створені, передані чи одержані і потребують виконання, підлягають реєстрації. А саме виконання службових документів підлягає контролю. Отриманий або створений для внутрішнього користування службовий документ вважається включеним до складу документаційного фонду ЗАТ „Страхової групи ТАС” після його реєстрації. Для формування і обліку документаційного фонду служба діловодства компанії складає номенклатуру справ.

Службові документи з часу створення чи надходження і до моменту їх передачі в архівний підрозділ ЗАТ „Страхової групи ТАС” зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах суб'єкта діловодства відповідно до номенклатури справ.

Особливості документного фонду організації.

Документний фонд – це стаціонарні, систематизовані, оснащені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією.

Обсяг, склад, структура фонду ЗАТ „Страхової групи „ТАС” змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливає на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів. Ядро фонду — це необхідний мінімум документів, який повністю відображає функції, профіль, тип даної компанії.

Документний фонд формується у процесі діяльності ЗАТ „Страхової групи ТАС” на основі внутрішньої та зовнішньої документації. Отриманий компанією або створений всередині неї для внутрішнього користування службовий документ вважається включеним до складу документного фонду ЗАТ „Страхової групи ТАС” після його реєстрації. Для формування і обліку документного фонду служба діловодства компанії складає номенклатуру справ.

Порядок формування службових документів у справи для зберігання у документному фонді ЗАТ „Страхової групи ТАС” визначається нормативно-правовими актами спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Відбір документів документного фонду для подальшого зберігання в архівному підрозділі ЗАТ „Страхової групи ТАС” чи для знищення здійснює експертна комісія компанії.

Строки зберігання документів у компанії визначають за переліками документів (зі строками зберігання). Відповідальність за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документного фонду від незаконного доступу несе керівник ЗАТ „Страхової групи „ТАС”.

Всередині організації крім традиційного документного фонду існує ще й електронний документний фонд на базі програмного продукту Lotus Notes, програми Insurance Company Information System (ICIS) та програми для обробки бухгалтерської документації 1С:Бухгалтерія. Дані продукти забезпечують ефективну роботу з різного роду даними і значно пришвидшують процес обробки різноманітної інформації.

Особливості документних потоків.

Документний потік – це сукупність розподілених у часі та просторі документів, які рухаються по комунікаційних каналах від створювачів та виробників до користувачів.

Документний масив – це тимчасова слабо структурована сукупність документів, що підлягає подальшому трансформуванню.

Ознаками документних потоків ЗАТ „Страхової групи ТАС” є наступні:

динамічність у зв’язку з постійним переміщенням документів від створювачів документованої інформації до її споживачів та інтенсивністю надходження документів різного спрямування,

невпорядкованість документів за жодною з ознак, окрім як по даті надходження.

Прикладом документних потоків у ЗАТ „Страховій групі „ТАС” можуть служити електронні листи, що надходять на адресу компанії, та її вихідна документація.

Документні масиви ЗАТ „Страхової групи ТАС” характеризуються:

відносною статичністю,

більшою впорядкованістю,

формуються відповідно до конкретного призначення (документні масиви компанії становлять згруповані за тематичною, хронологічною чи галузевою ознакою документи, що підлягають певному аналізу для подальшого їх використання),

пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження.

Документними масивами у ЗАТ „Страховій групі „ТАС” є правила страхування, інструкції, рекомендації,