Документні потоки та масиви ЗАТ „Страхової групи „ТАС” формують документний ресурс компанії, який відображає процеси та результати діяльності даної організації і служить основою для підготовки звітів і прийняття управлінських рішень щодо змін напряму діяльності компанії з метою зміцнення своїх позицій на ринку страхування.

Первинні та вторинні документи в діяльності організації.

Первинні документи – це ті, які створюються в організації (накази, розпорядження, інструкції керівництва, службові записки, акти, листи і відповіді на них, договори, звіти, контракти, прес-релізи тощо). Вторинні документи – це ті документи, які створені на основі вже існуючих. Якщо первинним документом вважати наказ, то вторинним буде витяг з нього. Або якщо в Україні прийнято новий закон чи внесено поправки до вже існуючого, і цей закон якимось чином стосується діяльності організації, то вторинними документами будуть ті, які вносять поправки до інструкцій чи правил діяльності організації відповідно до прийнятого закону.

Джерела інформації для основних видів діяльності організації.

Джерелами інформації для діяльності компанії служить внутрішнє і зовнішнє середовище. До внутрішніх джерел інформації можна віднести:

опрацювання та аналіз даних з архіву компанії;

результати опитування клієнтів;

клієнтська база даних, яка складена та ведеться у ЗАТ „Страховій групі „ТАС” з метою систематизації усіх даних про клієнтів та підтримки зв’язку з ними;

опрацювання та аналіз доповідей страхових агентів і службовців на різноманітних семінарах, конференціях тощо;

проведення мозкових „штурмів”;

До зовнішніх джерел інформації можна віднести:

законодавство в галузі страхування;

страховики-партнери;

результати маркетингових досліджень;

доповіді сторонніх фахівців (залучених на договірних засадах);

реклама та інша відкрита інформація конкурентів;

доповіді страхових брокерів та відгуки клієнтів інших страховиків;

статистичні дані;

збірники;

брошури;

преса;

науково-методична література;

дайджести.

Огляд інформаційних ресурсів підприємства.

Закон України “Про інформацію” дає наступне визначення поняттю „інформаційний ресурс” – особливий вид ресурсів, який базується на ідеях і знаннях, накопичених в результаті науково-економічної діяльності і представлених в формі, яка дозволяє накопичення, реалізацію і відтворення.

До інформаційних ресурсів ЗАТ „Страхової групи „ТАС” входять:

програмний продукт Lotus Notes, за допомогою якого забезпечується збір обробка і збереження різного роду документів;

програмний продукт Insurance Company Information System – яка є комплексною системою автоматизації обліку для страхового бізнесу і надає можливість працювати всім користувачам із загальною базою даних;

програмний продукт 1С: Бухгалтерія, за допомогою якого організовується робота з фінансовою документацією;

всесвітня мережа Інтернет.

Інформаційні потреби та методика їх забезпечення.

Страхування як і будь-який інший вид діяльності тісно пов’язаний з інформаційними процесами. Високоефективна страхова діяльність може здійснюватися тільки на основі бездоганного інформаційного матеріалу. Інформація у страхуванні є ланкою процесу управління страховою компанією, яка пов’язує управлінський апарат компанії з іншими підрозділами, оскільки саме вона забезпечує управління необхідними відомостями для оцінки ситуації та прийняття управлінських рішень.

Он-лайн енциклопедія „Вікіпедія” визначає „інформаційну потребу” як різновид нематеріальних потреб для вирішення певної задачі чи досягнення поставленої мети.

Інформацією, яка потрібна у сфері страхування є:

законодавство;

організаційно-розпорядча документація компанії;

інформація про конкурентів, аналіз якої дає поштовх до змін і вдосконалень діяльності компанії;

інформація про клієнтів, яка є необхідним ресурсом для розробки нових страхових продуктів, здатних задовольнити потреби клієнтів;

інформація про зміни в економіці країни і світу.

Такі потреби в інформації можуть бути задоволені наступними способами відповідно:

оприлюдненням всіх змін щодо законодавства в галузі страхування. Це може бути здійснено шляхом налагодження зв’язків із законодавчими органами чи шляхом систематичного ознайомлення з урядовими виданнями в яких публікуються нові закони чи зміни до вже існуючих;

доведення до відома кожного підрозділу компанії про найменші зміни у внутрішньому розпорядку організації;

організація і проведення маркетингових досліджень (опитувань клієнтів, анкетування, інтерв’ю) і складання баз даних на основі одержаної інформації;

слідкування за змінами і останніми подіями в країні і світі, збір всієї доступної інформації, її аналіз і формулювання висновків.

Основні принципи організації збору, зберігання та обробки інформації у різних відділах організації.

Не залежно від того в якій сфері працює компанія вона має справу з інформацією. Основними завданнями компанії є організація ефективного збору, зберігання та обробки інформації необхідної для її діяльності і своєчасна передача основних фактів управлінню для прийняття відповідних рішень.

На кожному етапі своєї діяльності компанії необхідні нові відомості, оскільки перед нею постають нові завдання. Спочатку слід чітко сформулювати проблему і визначити якого роду інформація потрібна для її вирішення і з яких джерел її можна отримати. При зборі даних необхідно керуватись такими принципами, як об’єктивність, повнота, лаконічність та своєчасність. Принцип об’єктивності передбачає нейтральне оцінювання самої інформації та джерел з яких її отримують; повнота – передбачає те, що потрібно взяти до уваги всі можливі джерела і як можна глибше дослідити поставлене питання чи проблему; лаконічність – чітко і ясно виразити зібрану інформацію, приділяючи увагу лише важливим моментам, а не дрібним і мало важливим деталям; своєчасність – передбачає збирання і представлення інформації саме тоді, коли вона є найбільш потрібною для розв’зання проблеми, не раніше і не пізніше.

Ефективність документообігу.

Документообіг – це рух документів з моменту їх одержання чи створення до завершення періоду їх виконання чи відправки за межі підприємства.

Документообіг в організації здійснюється у вигляді потоків документів між:

тими людьми, які аналізують і створюють інформацію чи приймають рішення (керівник підприємства чи підрозділів, спеціалісти і кваліфіковані працівники) і

пунктами технічної обробки документів на підприємстві (секретар керівника, канцелярія, архів).

Сучасні інформаційні технології надають можливість підприємствам більш ефективно керувати своїми інформаційними ресурсами. Це виражається в процесах збору, зберігання, обробки і розподілу інформації. Такі зміни позитивно впливають на темп і якість всіх процесів на підприємстві і загалом покращують роботу всього підприємства. Ефективність функціонування систем