2.2 Методика створення особистих офіційних документів в ТзОВ «Альянс». Недоліки та поради щодо покращення організації документів особового складу.

До документів особового складу, які використовуються в ТзОВ «Альянс» належать автобіографія, характеристика, заява, резюме, скарга, трудова книжка та пропозиція.

В автобіографії-документі наводяться такі відомості:

- назва виду документа (автобіографія);

- прізвище, ім'я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни);

- число, місяць, рік народження;

- місце народження;

- соціальне походження;

- відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дати народження (смерті, якщо
померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають
останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на
пенсії);

- освіта й спеціальність за дипломом;

- трудова діяльність;

- останнє місце роботи (місце навчання), посада;

- нагороди й заохочення;

- участь у громадському житті;

- сімейний стан і склад сім'ї;

- паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) та підписуються (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі. Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то висвітлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо (див. додаток а).

Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу формату А4. Реквізитами характеристики є:

- назва виду документа (характеристика);

- текст;

Текст характеристики умовно поділяється на чотири частини. В першій частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику. Їх друкують на відстані 2 - З інтервалів нижче від слова «характеристика», через 1,0 - 1,5 інтервала, відступивши від 4-го положення табулятора на З-4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім'я, по батькові особи в родовому відмінку, далі — звичайним шрифтом — посаду, вчений ступінь і звання (якщо є), рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру, нижче від слова «характеристика». В другій частині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посада, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності й т. п. В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи — її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті
колективу, стосунки з іншими працівниками. Також наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо. В четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, то текст викладається в минулому часі, а якщо на момент складання характеристики працівник іще працює — то в теперішньому часі.

- підпис;

Як правило, характеристику підписують керівник підприємства, керівник структурного підрозділу та голова громадської організації (перші два підписи вважаються обов'язковими).

- відбиток гербової печатки чи круглої, що прирівнюється до
гербової.

Нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів, від нульового положення табулятора проставляють дату підписання характеристики.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій
викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства (див. додаток б).

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші
паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку.

У заяві мають бути такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані
повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

- назва виду документа (Заява);

- текст;

- перелік додатків (копій документів);

- дата (проставляють дату складання документа, переважно словесноцифровим способом);

- підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої
площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його
телефону наводяться в дужках.

У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява),
а також архаїзми та канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно
Вам вдячний», «прошу не відмовити» і т. п.).

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному
бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про
себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу й телефон не вказує (див. додаток в).

Заяву про падання чергової відпустки можна оформляти на чистому
аркуші паперу або на трафаретному бланку. В тексті такої
заяви обов'язково зазначають дату початку відпустки (див. додаток г).

Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво
з урахуванням графіка відпусток.

Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без
збереження заробітної плати (за власний рахунок).

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати
має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає
керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки оформляють, виходячи з тексту заяви та резолюції. При цьому підставою
для формулювання наказу є резолюція (якщо, наприклад, у резолюції
вказано меншу кількість днів відпустки, то й у наказі має зазначатися
ця сама кількість).

Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів та
оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду.
Її також пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші
паперу (див. додаток д).

У заявах про надання навчальної відпустки має бути
посилання на