доведення до відома працівників інформацію про зміни в їх трудовій діяльності;

проведення атестацій, надання відпусток, нагородження працівників.

Кадрова документація ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

Щоб полегшити пошук інформації по кадрах, у великих установах заводять алфавітні картки на кожного працівника, у які заносять всі необхідні дані, що стосуються трудової діяльності. Окремі картотеки складаються на інженерно-технічних працівників і службовців, осіб з вищою і середньою спеціальною освітою, неповнолітніх, військовозобов’язаних. Ведуться також журнали по переміщенню кадрів.

Кадрова служба виконує безліч обов’язків, тому для того, щоб поліпшити діяльність кадрових служб, підвищити продуктивність їхньої праці використовують сучасні меблі, новітню техніку і передові технології обробки та збереження інформації.

2 Кадрова документація як важлива складова успішного розвитку підприємства (на прикладі ТзОВ ”АТП-12629”)

На перший погляд, у діяльності кадрової служби підприємства «АТП-12629» все просто: робота з персоналом, видання наказів, ведення особових справ, оформлення, облік та збереження трудових книжок, звітність, оформлення пенсій. Але насправді, досліджуючи діяльність працівників даної служби на прикладі підприємства, можна сказати , що це зовсім не так. Спеціалісти з кадрів є першими помічниками керівника підприємства при комплектуванні штату.

В процесі діяльності будь-якої установи постійно змінюється склад її працівників, тобто відбувається певний рух кадрів, при цьому звичайно бере участь великий масив документації.

Проаналізувавши процеси руху кадрової документації на підприємстві “АТП-12629” можна побачити, що процент документації про прийняття на роботу працівників за останні 3 роки найбільший (62%), а документації, що стосується переведення працівника на іншу роботу – найменше(8%). Розглянемо діаграму.

Відповідно до діаграми розглянемо процес документування руху кадрів.

2.1 Процес документування руху кадрів на підприємстві ”АТП-12629”

2.1.1 Правила прийняття працівника на роботу

Звичайно існує певний порядок прийняття працівника на роботу. Як і у всіх інших організаціях та установах, у ТзОВ “АТП-12629” прийняття на работу здійснюється на основі заяви громадянина. Підставою може бути також письмовий трудовий договір (контракт). При вступі на роботу громадяни подають, перш за все, письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.

Заяви на підприємстві “АТП-12629” пишуться, як правило, власноручно. І звичайно заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 .

Заяви про прийняття на роботу адресують керівникові підприємства. Працівник відділу кадрів даного підприємства повідомляє заявнику відомості про прізвище та ініціали керівника, а також попереджає заявника про те, щоб він обов’язково залишив лівий берег для підшивання її у справу. Після резолюції керівника заява підшивається в особову справу працівника [9,с.68].

Працівник кадрової служби ознайомлюється з поданими документами (паспортом, документами про освіту та іншими),і вже потім заповнює особову картку, алфавітну картку.

Заява про прийняття на роботу слугує підставою для видання наказу про зачислення особи на роботу. Цей наказ складається і оформляється старшим інспектором відділу кадрів і затверджується підписом керівника.

На підставі наказу працівник відділу кадрів робить записи у трудовій книжці.Зразу ж відомості про прийняття на роботу заносять в журнал обліку прийняття працівників на роботу. Інспектор оформляє особову справу працівника, підшиває до папки особової справи особовий листок по обліку кадрів, заяву ,автобіографію, резюме та інші документи.

Після цього складають опис документів, що знаходяться в особовій справі. Після нумерації та реєстрації особової справи , її ставлять до сейфа.

Після виконання всіх, вище сказаних дій, працівник відділу кадрів підприємства складає звіт про прийняття працівника на роботу, ознайомлює працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та правилами колективного договору.

Працівником заповнюється контрольний листок з техніки безпеки.

2.1.2 Правила переведення працівника на іншу посаду

Переведення працівника на іншу посаду здійснюється на основі заяви працівника, але статистика свідчить, що переведення працівників на даному підприємстві траплялося рідко. Як видно з діаграми, документація по переміщенню працівника на іншу роботу чи посаду становить – 8%.

При переведенні працівника на іншу посаду чи роботу за ним обов’язково зберігається його середня заробітна плата.

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали. Також повинні бути дані про структурний підрозділ, вид переведення, причину переведення та розмір попередньої заробітної плати. Після розгляду заяви , кадровою службою оформляється наказ про переведення, а керівник після резолюції затверджує її своїм підписом. Копію наказу про переведення передають в бухгалтерію для внесення змін в розрахунках заробітної плати. Звичайно відомості про переведення заносять до журналу обліку переведень працівників на інші посади.

Після видання наказу працівники відділу кадрів зразу роблять запис про переведення працівника на іншу посаду в трудовій книжці. Після цього складають звіт про переведення працівника на іншу посаду.

2.1.3 Правила звільнення працівника

Звільнення працівника підприємства «АТП-12629 » здійснюється по бажанню самого працівника або за ініціативи керівника ( якщо порушуються умови трудового договору).

Підставами для видання наказу про звільнення можуть бути термін трудового договору, заява працівника, акти або інші документи.

Старшим інспектором кадрової служби даного підприємства підготовляється проект наказу. Як і у всіх інших випадках, наказ розглядається і затверджується керівником підприємства.

Працівник відділу кадрів вносить відомості про дату, про причину звільнення в особову картку працівника. Потім інспектор вносить записи до трудової книжки та видає її на руки під розписку. Зразу ж здійснюється запис про видачу трудової книжки в книзі обліку руху трудових книжок.

Після цих дій,