Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів
Класифікація документів
Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Види документів визначають за такими ознаками:
найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
походженням — службові (офіційні) й особисті**
службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;*
особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:*
внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;*
зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
напрямком — вхідні й вихідні;
формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):*
стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);*
індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:*
звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;*
термінові — зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);*
дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;
ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;
стадіями створення — оригінали, копії й виписки:*
оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;*
копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;*
за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);*
якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
складністю — прості (односкладові) й складні;
строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ
Таблиця
Таблиця —це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.
Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані виступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.
Таблиця складається з таких реквізитів:
1) номера;
2) тематичного заголовка;
3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);
4) основної частини, що містить графи й рядки;
5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.
Таблиця має бути компактною і наочною.
Зразок таблиці:
Таблиця № 5
Затверджено вченою радою
факультету (вузу)_____________
Протокол №____ від «___» _______ 1995 р.
План підготовки кандидатів наук
на 1995—2000 роки __________факультету
№ п/п
Прізвище, ім'я, по батькові особи, яка працює над кандидатською дисертацією
Галузь науки, шифр спеціальності, назва теми дисертації
Термін виконання (роки початку та закінчення роботи)
Термін виконання на час складання плану
Форма підготовки
навчання в аспірантурі
надання творчої відпустки
оформлення особою, яка захищатиме дисертацію
Правопис складних прикметників
Складні прикметники пишуться разом і через дефіс. Разом пишуться:
1. Складні прикметники, утворені від .складних іменників, що пишуться разом: лісостеповий, радіофізичний, самохідний.
2. Складні прикметники, утворені від сполучення слів, залежних одне від одного (підрядний зв'язок між словами):
а) від прикметника з іменником: народногосподарський (народне господарство), східнослов'янський (східні слов'яни);
б) від числівника з іменником: двадцятиповерховий, п'ятнадцятирічний (але: 125-річний);
в) від дієслова з іменником: сталеплавильний, деревообробний, машинобудівний;
г) від прислівника з прикметником чи дієприкметником: важкохворий, вищеназваний, свіжо зрубаний.
Примітка. Такі прикметники слід відрізняти від словосполучень, що складаються з прислівника та прикметника чи дієприкметника: суспільна корисний, суспільна необхідний, чітко виражений, різко окреслений.
Прислівник у таких словосполученнях пишеться окремо від прикметника чи дієприкметника тому, що він логічно наголошується, є членом речення.
3. Складні прикметники-терміни: складносурядний, новогрецький, дрібнокаліберний, геологорозвідувальний. Через дефіс пишуться:
1. Складні прикметники, утворені від складних іменників, які пишуться через дефіс: віце-президентський (віце-президент), унтер-офіцерський (унтер-офіцер).
2. Складні прикметники, між частинами яких встановлюється сурядний зв'язок (можна поставити сполучник І): південно-східний, мовно-літературний, навчально-виховний, масово-політичний.
3. Складні прикметники, що означають різні кольори або відтінки кольорів: жовто-зелений, блідо-рожевий (але: жовтогарячий — один колір), а також ті, що виражають якість з додатковим відтінком: кисло-солодкий, гіркувато-солоний.
4. Складні прикметники, перша основа яких закінчується на -ико (-іко): історико-культурний, механіко-математичний.
5. Складні прикметники з першою частиною військова-, воєнна-: військово-морський, воєнно-стратегічний (але: військовозобов'язаний, військовополонений).
6. Складні прикметники, в яких перша складова частина не має прикметникового суфікса, але за змістом однорідна з другою частиною й приєднується до неї за допомогою сполучного голосного о або е, м'ясо-молочний, крохмале-патоковий.
Примітка. Складні прикметники цього типу, що виступають як наукові
