У нас: 141825 рефератів
Щойно додані Реферати Тор 100
Скористайтеся пошуком, наприклад Реферат        Грубий пошук Точний пошук
Вхід в абонемент


документами передаються адресатам кур'єрами (нарочними) фірми. В цьому випадку подвійне конвертування, як правило, не застосовується. Всі необхідні відмітки робляться на одному світлонепроникному пакеті, який опечатується. Передача документів кур'єром фіксуєш, в розносній книзі або реєстрі, розписці. Отже, обробка конфіденційних документів, що надійшли і відправляються, пов'язана з виконанням ряду додаткових процедур і відрізняється ускладненою технологією, що дозволяє вирішити не тільки чисто експедиційні завдання, але й завдання захисту інформації і носія від можливого несанкціонованого доступу. Облік конфіденційних документів і формування довідково-інформаційного банку даних по документам Облік конфіденційних документів передбачає не тільки реєстрацію факсу створення (видання) або отримання документа, але й обов'язково фіксацію зсік переміщень документа по інстанціях, керівникам і виконавцям у процесі розгляду, виконання і використання документів. Обпік цих документів та їх зберігання завжди централізовані в підрозділі конфіденційної документації фірми або у референта першого керівника. Голосною метою обліку конфіденційних документів є забезпечення їх фізичного збереження. Облік конфіденційних документів вирішує наступні завдання: фіксування факту надходження або видання документа; фіксування місця знаходження документа; забезпечення пошуку документів під час перевірив наявності або необхідності звернення до документу; забезпечення довідково-інформаційної і контрольної роботи по документах; попередження втрати копій та примірників документу, чорновиків і редакцій, додатків та окремих листків. Для вирішення. цих завдань доцільно вести наступні види обліку конфіденційних документів фірми: облік вхідних документів; облік підготовлених, виданих вихідних (ті, що відправляються) і внутрішніх документів; інвентарний (виділений) облік документів, справ та носіїв конфіденційної інформації. При любому виді обліку індексування конфіденційних документів базується на валовій нумерації документів всього потоку на протязі календарного року. Перевага валової нумерації по лягає в гарантованому збереженні номеру, виділеного для даного документу, записі вихідних відомостей про документ і картку, заведену на документ. Ні один номер не може щезнути, а карточка випасти із систематизованого по номерам масиву. Серйозним недоліком валової нумерації документів є відсутність її прив'язки до місця зберігання документу. Однак до валового номера документу може добавлятися смисловій індекс, що означатиме справу по номенклатурі, в якому буде зберігатися документ, підрозділ-виконавець і ті. Номер конфіденційного документу, що надійшов, проставляється не тільки у вхідному штампі на першому листі документу, але й на першому листі кожного додатку в штампі "До вх. № __" з вказанням року реєстрації. У вхідному штампі документу додатково проставляється кількість листів основного документу і додатків з вказанням грифу їх конфіденційності, наприклад: "Кількість листів: 1 к + 5 нк". При наявності в пакеті який надійшов, декількох документів, кожний з них враховується за окремим номером. В журналах і картках обліку залікуються не тільки вихідні дані про документ, але й відомості про його рух з моменту поступлення або видання до закінчення виконання і підшивки в справу, відправки адресату або знищення. Кожній запис завіряється розписами співробітники служби конфіденційної документації і виконавця або другого співробітника цієї служби. При заповненні на конфіденційних документ одного примірника облікової картки виникає необхідність ведення контрольного журналу. Журнал призначеній для забезпечення послідовності присвоєння документам порядкових облікових номерів, контролю за наявністю документів і карток, прискорення пошуку документів. Напроти облікового номеру документу в журналі зазначається прізвище особи, яка розписалася в картці за отримання документу, тобто фіксується місцезнаходження документу. При заповненні на документ двох або більше примірників, картки функцію контрольного журналу виконує валова картотека. Традиційний обліковий та довідково-інформаційний банк даних по конфіденційним документам звичайно включає в себе: довідкову картотеку на невиконані документи, в якій перші примірники карток розташовуються по виконавцям; валову картотеку з розділами невиконаних (для других примірників карток) і виконаних (дня перших примірників карток) документів, в якій картки розташовуються в послідовності облікових номерів документів; контрольну картотеку, в якій додаткові примірники карток розташовуються по термінам виконання документів; довідкову картотеку на виконані документи, в якій другі примірники карток розташовуються по кореспондентам. Якщо на конфіденційні документи ведеться довідкова картотека, аналогічна картотеці на відкриті документи, то частина картотеки на невиконані документи формується по виконавцям, а в частині на виконані документи картки розташовуються по рубрикам номенклатури справ (якщо нумерація документів ведеться по кожній справі окремо) або у валовій послідовності номерів документів. В обох варіантах примірники картки розміщуються одночасно в обидві частини картотеки. По закінченні робочого дня другий співробітник служби конфіденційнії документації перевіряє правильність реєстрації документів та їх наявність. В облікових формах не дозволяється робити які-небудь виправлення за допомогою коректуючої речовини або підчистки бритвою. Виправлення акуратно вписуються працівником служби конфіденційної документації біля або вище помилкового запису і завіряються його розписом. Помилковий запис закреслюється однією рискою. Облікові форми не повинні містити конфіденційні відомості. Разом з тим журнали і картотеки містять в сукупності дані обмеженого розповсюдження, у зв'язку з чим їх належить зберігати в умовах, що виключають доступ до них сторонніх осіб. Переміщення конфіденційних документів між співробітниками служби конфіденційної документації фіксується е передаточному журналі. Автоматизований обпік конфіденційних документів включає в себе наступні процедури: ввід в систему вихідних відомостей про документи і формування машинного (електронного) журналу (картотеки); контроль правильності внесених записів та їх відповідність «рахованим документам; роздруківка на паперовому носії введених записів (окремо по кожному документу або по всім документам за робочий, день) для формування традиційного журналу (картотеки); роздруківка при необхідності облікової форми (листа журналу, картки) видачі документа. В електронний журнал конфіденційні документи вносяться в хронологічній послідовності їх надходження
Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10