Основні моменти протоколу

Протокол – це одна з наймасовіших видів документації: в ньому фіксується хід і результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових), а також різноманітних нарад, обговорень ат ін. У протоколах відображаються усі виступи з питання. що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення (ця група протоколів не включає специфічних протоколів судово-слідчих органів и дипломатичної служби).

Крім того, протокол – це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих та ін.

Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря, перед тим, як протокол друкуватиметься (для уникнення перекручень і неточностей).

Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший протокол може скласти тільки людина грамотна, досвідчена, компетентна в тих питаннях, які обговорюються.

У найближчі 2-3 дні після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою й секретарем зборів. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань різних комісій – усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань.

Є особливості в нумерації цих ділових паперів: у протоколі сесії Ради зазначається номер сесії й номер скликання Ради (Інструкція по діловодству у виконкомах, сільських, селищних Рад депутатів трудящих УРСР, п.19. К., 1917).

Після передруку й вичитки протокол розсилають усім учасникам наради, а також тим працівникам, яких стосуються прийняті рішення.

Заголовком протоколу служить назва колегіального органу або наради, наприклад:

Протокол № 2

14 лютого 1973 р.

засідання науково-технічної Ради з проблем озеленення міста

Всього членів Ради

Присутніх_________(реєстраційний листок додається)

Голова засідання___________

Секретар________________

Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної.

У першій частині вказується прізвища та ініціали голови й секретаря зборів, а також усіх присутніх членів колегіального органу й запрошених. У списку присутніх спочатку перераховуються члени колегіального органу, а потім запрошені з називанням посад, які вони займають, і організацій, які вони представляють (прізвища записуються в алфавітному порядку). При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо у вигляді додатка, а в протоколі вказується лише загальна кількість присутніх. Ця частина протоколу містить також порядок денний засідання з перерахуванням питань, розглядаються.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: слухали – в ступили – ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами; після нього ставиться двокрапка. В наступному рядку з абзацу вказується ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді (повідомлення), наприклад:

1.СЛУХАЛИ:

В.С.Ткаченка – звіт правління про роботу колгоспу за 1973 р.

Або:

1.СЛУХАЛИ:

Доповідь голови правління В.Т.Мельника про господарську фінансову діяльність колгоспу за 1973 р.

Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що такт її додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПАЛИ.

Розділ УХВАЛИЛИ (Постановили) друкують через три міжрядкових інтервали після попереднього тексту. У ньому повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, тобто складатися з двох частин: констатуючої й революційної.

У констатуючій частині підкреслюють значення обговорюваного питання. зазначають досягнення й недоліки, а в резолюційній – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.

Якщо в рішенні є різні за характером питання, то воно поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами.

Одні рішення вступають у законну силу відразу після того, як вони були прийняті на загальних зборах, інші – після затвердження відповідними органами управління або службовими особами.

Виконком місцевих Рад розсилають і публікують рішення, прийняті на засіданнях виконкому, а також рішення, прийняті сесіями місцевих Рад, як окремий від протоколу текст. Таке рішення підписує голова й секретар виконкому місцевої Ради, а не голова й секретар сесії.

Існує ще коротка форма протоколу: це перелік питань, що розглядалися, прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень.

Примітка. Текст повного протоколу починають з порядкового номера питання порядку денного; тут же пишуть слово слухали і ставлять двокрапку, а потім з нового рядка – ініціали та прізвище, іноді в діжках вказується посада або місце роботи. Далі коротко викладається суть виступу. Цей виклад може мати форму прямої мови (від першої особи), наприклад: Рекомендую обрати до складу бюро товариша Савчука. Це може бути непряма мова (від третьої особи), наприклад: Н.К.Волошко зазначив, що необхідність поліпшення… Це може бути й безособова форма (у виступі зазначалося, що технічні засоби навчання використовуються недостатньо).

Питання, які ставляться на зборах до виступаючих, теж записують у протокол у формі прямої мови.

Прийняті рішення записують, починаючи найчастіше словами: Затвердити ту чи іншу доповідь, схвалити ті або інші заходи, таку-то інформацію прийняти до відома та ін.

Результати голосування по кожній кандидатурі записуються таким чином:

1.За Григоришина Ю.П. подано 54 голоси, проти – 0, утримався – 1.

«Особливості вживання числівників

у діловому мовленні»

ЧИСЛІВНИК. (Записи цифрової інформації).

1)Простий кількісний числівник, який називає однозначне число (без вказівки на одиниці виміру) в запису відтворюється словом, а не цифрою (дефектних виробів... повинно бути не більше двох). Так само пишуться однозначні числівники, якими позначаються часові межі (випробування повинні тривати три-п’ять місяців). Якщо однозначне число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами (7 центнерів сіна).

2)Складні і складені числівники звичайно записують цифрами, крім тих випадків,