В разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження пере-рахунок витрат у відрядженні, що підтверджені документально, здій-снюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмін-ним валютним курсом, котрий установлено Національним банком України на день затвердження авансового звіту.

Дозвіл (згода) керівника підприємства на відшкодування витрат понад установлені норми оформляється письмово в довільній формі. Власник (або вповноважена ним особа) відповідно до п. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» може вста-новлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання житла, на побутові послуги, транспортні витрати та ін.). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпо-рядженням) по підприємству або визначено в наказі (розпоряд-женні) про відрядження.

ПРИЙМАННЯ ДОКУМЕНТІВ. Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби доку-ментування. В канцелярії (офісі) розкривають усі конверти, за ви-нятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкод-жено, то про це обов'язково роблять позначку в поштовому реєстрі. Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дати відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за при-значенням.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені тощо), по-шкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.

ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ. Усі документи, що на-1 дійшли до підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії (або секретарем чи офіс-менед-жером). Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих доку-ментів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво уста-Інови або виконавці відповідно до функціональних обов'язків, у І визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні [термінів виконання документів, що передаються до структурних І підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд доку-I ментів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день [(якщо вони надійшли в неробочий час чи день). І Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми роз-I глядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід І керуватися положенням про підприємство та його структурні під-

розділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ. Керів-ництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів вико-навчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найваж-ливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям.

На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспон-денції керівництву й до структурних підрозділів.

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ — це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них (ДСТУ 2732—94).

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, кон-тролю за його виконанням та оперативного використання інформа-ції, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступ-ного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрова-ний документ передається з одного структурного підрозділу до іншо-го, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внут-рішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні за-писки й т. п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструк-цією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керів-ником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документування. До цього переліку можуть входити :

1) листи, що надійшли, й копії до відома;

2) телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

3) графіки, наряди, заявки, рознарядки;

4) зведення та інформація до відома;

5) навчальні плани, програми (копії);

6) рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конферен-цій;

7) прейскуранти (копії);

8) норми витрат матеріалів;

9) поздоровні листи й запрошення;

10) друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

11) наукові звіти;

12) щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;

13) форми статистичної звітності тощо.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента Укра-їни та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення коле-гіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне по-стачання тощо.

Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення. Для

реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки (дод. 98) або спе-ціальні журнали (дод. 99—101).

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинопис-ним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма РКК при-датна й для оброблення за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомо-гою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6 (105 х 148 мм).

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використо-вують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або,