У графі «Назва виду документа» зазначають» реквізит 10 відпо-відно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють).

У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправ-ляється, проставляють очікувану дату відповіді.

У графі «Дата й індекс документа» зазначають реквізити 11 і 12, надані документу підприємством-автором.

Графу «Дата й індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле фор-мулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповіді на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді, коли документ зберігатиметься в архіві.

У графі «Резолюція або.кому направлено, відповідальний вико-навець» зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій графі пріз-вище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ, і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).

В графі «Розписка в одержанні документа» підписується й за-значає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.

Запис у графі «Позначка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. До-пускається використання цієї графи для записів, що відображують рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам'ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це доку-мент великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба ставитися відповідально.

Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що по-легшує роботу з ними. Кількість примірників РКК визначається

числом картотек, які ведуться на даному підприємстві. На під-приємствах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підроз-ділах, РКК складають у двох примірниках (для канцелярії та струк-турного підрозділу, до якого картку передають разом із документом). Якщо документ ставиться на контроль, то оформляють три примір-ники РКК.

Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і вико-наних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, корес-пондентами або термінами виконання, а другу — для пошуку вико-наних документів.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізо-вано за допомогою ПК. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток (див. дод. 98), які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим уведенням з документа таких обов'язкових реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата й індекс надходження — для тих, що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст дору-чення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути допов-нений такими відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самим підприємством.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних праців-ники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей або виготовляються машинограми. За часткової автома-тизації пошукових операцій має забезпечуватися сумісність тра-диційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Ко-ристувач має змогу одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про місце знаходження документа на даний час.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєст-рації документів має низку недоліків: порушується принцип одно-разовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних доку-ментів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко за-стосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

, НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ — це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні за змістом і належністю,