Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам'яттю» під-приємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби від-працьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування до-кументів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вно-ситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.

Крім того, номенклатура справ є покажчиком індексів доку-ментів, що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс доку-мента може містити індекс структурного підрозділу підприємства й номер справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу доку-ментів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довід-кової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

Види номенклатур справ. Номенклатури справ поділяють на інди-відуальні, рекомендовані й типові.

Індивідуальна номенклатура справ (дод. 103) відображує доку-менти конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії з

однаковим характером діяльності (наприклад, середні загально-освітні школи, професійно-технічні училища, проектні інститути системи Держбуду). Як правило, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства, галузі) й має обов'язковий характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються ви-щими установами (відомствами) і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, їх використовують як методичні посібники.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково погод-жують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специ-фіка формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу й зведену номенклатуру справ. Остання відображує документи установи в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

Вимоги до номенклатур справ. На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (неза-лежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

п єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

п застосування індексації документів;

п стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі: 4 положення про підприємство або статуту підприємства; Ф планів роботи й звітів про роботу; Ф штатних розкладів; 4 переліків документів; 4 класи-фікаторів; 4 номенклатур справ за попередні роки; * списків струк-турних підрозділів і кореспондентів; 4 описів справ постійного й тимчасового зберігання (понад 10 років); 4 довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять:

п усі справи й документи, що відображують документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

п справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припи-нення її діяльності;

п незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для дальшої роботи з ними;

а всі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів уключають у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов Кабінету Міністрів України; Відомості Верховної Ради України; брошури; довідники; інформаційні листки; бюлетені; ре-феративні журнали; експрес-інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функ-цій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то но-менклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з 01 січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уно-ситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного під-розділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами струк-турних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім — функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. д.

Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів но-менклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

01 — генеральний директор;

02 — заступник генерального директора з виробничої діяльності;

03 — заступник генерального директора з комерційних питань і т. д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01—02 (01 — «Секретаріат», а 02 — порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяль-ності підприємства документи — накази, протоколи, після них —

листування та інші інформаційно-довідкові документи, а в кінці — журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

о назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи);

о короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ „Берегиня" щодо будівництва під'їзних доріг до складів готової продукції»);

о період, якого стосуються документи справи (наприклад, «На-кази з основної діяльності за 1999 р.»);

о слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік. Копії»).

У назві справи, що містить листування, зазначають: із ким, з