Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних питань» недопустимі. Не рекомендується вживати в заголовках справ слово «матеріали». Іноді можна використовувати термін «Докумен-ти» з розшифруванням у дужках їхніх видів, наприклад: «Документи (листи, контракти, акти) про оренду приміщень. 1999р.»

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й до-повнювати.

Для кожної справи в графі 4 (дод. 102) зазначають термін збе-рігання документів із посиланням на відповідну статтю «Переліку документів із зазначенням терміну зберігання». Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні терміни зберігання.

У графі 5 «Примітка» (дод. 102) роблять позначки про: заведення справ; відповідальних за ці справи; передавання справ до інших під-приємств (структурних підрозділів) чи іншій особі; справи, що пере-ходять на наступний рік, і т. ін.

Той, хто оформив номенклатуру справ, — секретар-референт (технічний секретар або інша відповідальна особа) — підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства.

Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках: пер-ший примірник зберігають у справі, другий — робочий — вивішують на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігаються справи, третій — передають до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для формування з них окремих справ.

Протягом року до номенклатури можуть уноситися заголовки нових справ. Для цього між її розділами залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох ро-ків, якщо немає принципових змін у структурі й функціях під-приємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персо-нального комп'ютера (ПК).

По закінченні календарного року відповідальна особа (секре-тар-референт, технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сфор-мованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більш як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства — це, як правило, багато-сторінковий документ, тому для її оформлення можна використо-вувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4 (дод. 102).

О РЕКВІЗИТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ:

8 — назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного підрозділу);

10 — назва виду документа (номенклатура справ);

11 — дата;

12 — індекс; 14 — місце складання; 17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (наприклад*, «На 2000 рік»); 21 — текст (заповнюють табличну форму); 23 — підпис;

25 — візи (або 24 — гриф погодження);

29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи.

плани на кілька років підшивають у справи першого року ^(на-приклад, бізнес-план на 1999—2000 рр. слід зберігати у справі за 2000 рік).

Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняного або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва (типу «Ьеііг», «Торроіпі») можна використовувати протягом кількох років, тому для оперативного пошуку документів усередині справи до-цільно робити закладки із зазначенням року.

На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані (дод. 104):

о назва організації;

о назва структурного підрозділу;

о номер справи;

о заголовок справи;

о за який рік (роки);

о кількість аркушів;

о термін зберігання (згідно з Переліком).

РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ,

ЩО МІСТЯТЬ КОМЕРЦІЙНУ

ТАЄМНИЦЮ

В умовах конкуренції між фірмами (підприємствами, організаціями, установами) актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю (КТ).

КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку^ уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вва-жається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати, й т. ін.

Основні умови віднесення інформації до "КТ:

а справжня або потенційна комерційна важливість інформації;

п відсутність вільного доступу до інформації на законних під-ставах;

п вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збере-ження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комерцій-ного підприємства необхідно:

п визначити інформацію, що становить комерційну таємницю;

а забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передавання інформації, яка містить комерційну таємницю.

Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки:*

науково-технічна (технологічна) інформація;*

ділова інформація.

До науково-технічної інформації належать: * методи й способи виробництва (особливо нові розробки); * нові технології; * напрями модернізації відомих технологій і процесів; * відомості про кон-струкції машин та обладнання; * креслення; * схеми; * програмне забезпечення ПОМ, ГТК тощо.

ФОРМУВАННЯ Й ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ

СПРАВА — це сукупність документів або документи, які сто-суються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732-94).

Формування справи — це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи (ДСТУ 2732-94).

Справи формують централізовано за місцем реєстрації доку-ментів, у канцелярії підприємства.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів підприємства, схоронності їх, упорядкуванню діловодства.

Справи, як правило, формує секретар-референт, технічний се-кретар або інший відповідальний працівник під контролем керів-ника.

У фірмах справи формують переважно за назвами видів доку-ментів (накази, контракти, акти й тч д.). Якщо обсяг документообігу великий, то для оперативного пошуку можуть уводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти можна групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних добрив, контракти про по-стачання вугілля, контракти про постачання бензину й т. ін.

Правила формування справ такі:

п у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;

п у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установ-леному порядку;

п документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різ-ні справи;

п