документи з одного питання підшивають в одну справу (в кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);
а до справи вносять лише один примірник документа;
а кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);
П як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду);
п у справу не підшивають документи, що підлягають повер-ненню, а також чернетки документів;
а усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких ста-новить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності).
Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки й допов-нення підшивають до відповідних протоколів.
Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи й зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу — трудові конт-ракти, трудові договори, трудові угоди.
Накази по особовому складу групують окремо від наказів із питань загальної діяльності.
Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ пра-цівників.
Із документів, що мають реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа), формують окремі справи.
Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, за-лежить від його обсягу. Якщо обсяг листування невеликий, то заводять одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для вхідних листів (факсів), вихідних листів (факсів). Якщо обсяг документообігу великий, можна завести справи на вхідні листи, вихідні листи, вхідні факси, вихідні факси. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити.
Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати документи різних видів (контракти, факси, телефонограми й т, п.), які стосуються однієї організації (наприклад, «Документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з АТ „Каштан" за 1999 р.»).
Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження. Бізнес