Приймання документів
Уся кореспонденція, тобто документи, які надходять до підприємства чи установи поштою, факсом, чи доставляються кур’єром в тому числі створені за допомогою УК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі) або секретарем-референтом. Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування. Також, якщо на підприємстві немає відповідної канцелярії чи офісу, усі документи приймаються довіреною особою. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.
У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів, тих, що мають напис “особисто” чи адресовані громадським організаціям установи(профком, жіноча рада, тощо, які передаються за призначенням). Якщо конверт пошкоджено то про це обов’язково роблять позначку в поштовому реєстрі.
При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті, номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії. Зразок акту див. додаток 1. Якщо конверт пошкоджено, то про це обов’язково роблять позначку в поштовому реєстрі. Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дату відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням. Конверти також додаються до судових справ, позовних заяв і касаційних скарг, листів, заяв пропозицій, скарг громадян
Неправильно оформлені(непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю
2. Попередній розгляд документів
Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов’я зковому попередньому розглядові. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії(офісу) підприємства або інша призначена для цього особа відповідно до розділу функціональних обов’язків.
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що потребують обов’язкового розгляду керівником(власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строку виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час чи день. Доручення вищих органів правління, телеграми телефонограми розглядаються негайно.
У ході попереднього розгляду документів варто керуватися статутом чи положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.
Керівнику підприємства або власникові установи першочергово передаються: закони України, акти Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, президента України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспонденції керівництву й до структурних підрозділів
3. Реєстрація документів
Реєстрація документів – це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться у них (ДСТУ 2732 - 94). Це запис за встановленою формою певних даних про ці документи для обліку, контролю виконання, наступного пошуку їх, надання їм юридичної сили. Факт створення або надходження документа фіксується проставлянням на ньому умовних позначень – реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного виконання інформації, що міститься в документі.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ повинен реєструватися в даній установі (підприємстві) тільки один раз. Вхідні документи реєструються у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні – в день підписання чи затвердження . Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого , то його повторно не реєструють
Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції з діловодства установи до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації
Обов’язково реєструються документи, що надходять від вищих організацій, установ, і ті що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази з основної діяльності, по особовому складу, протоколи, доповідні записки, та ін. ), а також пропозиції, заяви, скарги громадян
В кожній організації чи установі є перелік документів, які не підлягають реєстрації. До цього переліку можуть входити такі документи:
листи, що надійшли, й копії до відома;
телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;
графіни, наряди, заявки, рознарядки;
зведення та інформація до відома;
навчальні плани, програми (копії);
рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;
прейскуранти (копії);
норми витрат матеріалів;
поздоровні листи й запрошення;
друковані видання (книги, журнали, полетні);
наукові звіти;
щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;
форми статистичної звітності, тощо
Перелік затверджується керівником (власником) установи, якщо він стосується документації всієї установи, керівником підрозділу – на документи якого перелік поширюється
При реєстрації документа на лицевій стороні його справа на нижньому полі ставиться реєстраційний штамп, на якому вказана скорочена назва організації і проставляється дата та індекс
3.1. Централізована та децентралізована реєстрація документів
Реєстрація документів зазвичай здійснюється централізовано, тобто в одному місці – канцелярії. Централізована реєстрація характерна для невеликих державних установ, апаратів управління підприємств і організацій. Її переваги а тому, що вона різко скорочує