Децентралізована реєстрація документів характерна для великих установ, часто територіально розкиданих і передбачає багатьох пунктів реєстрації. Децентралізована реєстрація допускається в установах 1 – 2-ї категорії з обсягом документообігу понад 10 тис. Документ на рік, з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та з огляду на специфіку діяльності установи. Вона також допускається в необхідних випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Документи, призначені керівництву, реєструються в канцелярії, пропозиції, заяви, скарги громадян – в групі (бюро) листів. Документи, призначені структурним підрозділам, реєструються їх секретарями

4. Порядок реєстрації документів

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора, та змісту. Окремо, наприклад, реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, президента України, Кабінету Міністрів України, а також органів місцевої влади, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерську зведення, звернення громадян, заяви на матеріально технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення – реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо (див. Додаток 21)

Для реєстрації вхідних і створених документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, притаманна для обробки засобами обчислювальної техніки (див. Додаток 22) . У невеликих установах з обсягом документообігу щорічно до 500 – 600 документів допускається застосовувати журнальну форму реєстрації (див. Додаток 23)

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картка передається разом із документом). У разі взяття документа на контроль, виготовляється три примірники картки

Для зручності реєстрації картки групуються в обліково – довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожен календарний рік. Дані картотек зазвичай складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга – для пошуку документів у процесі роботи над ними за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назви її структурних підрозділів

У міру виконання документів карти з розділів першої частини з проставленими на них необхідних позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки

5. Форми для реєстрації документів та порядок їх заповнення

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно – контрольні карти або спеціальні журнали. При реєстрації документів використовуються деякі додаткові матеріали: перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями, номенклатура справ, класифікатор документів

Практика показує, що реєстраційні журнали зручніші для використання, оскільки, всі дані про документи в них подаються в певній хронологічній послідовності. До того ж реєстраційні карточки можуть губитися і перекладатися в процесі роботи з ними

В реєстраційний журнал або реєстраційну картку записуються назва документа, дата його одержання (створення), інколи час реєстрації і вихідний номер документа.

В деяких організаціях, де документообіг становить великий документальний масив, реєстраційний журнал заводиться окремо для вихідних, вхідних та внутрішніх документів (див. Додаток 24 – 26)

Реєстраційно – контрольні карточки можуть мати різну форму в залежності від потреб організації з обліковування документів та специфіки закладу

5.1. Автоматизована реєстрація

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно – контрольних карток (див. Додаток 27), складеної на базі обов’язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим виведенням з документа таких обов’язкових реквізитів: назва виду документу, автор(кореспондент), дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження – для тих, що надійшли), заголовок до тексту або короткий зміст документу, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець, термін виконання, позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання і індекс документа - відповіді)

Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями і зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розташування реквізитів може визначатися самим підприємством

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних працівники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей або виготовляється машинограми. За часткової автоматизації пошукових операцій має забезпечуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків

Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач має право одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про місце знаходження документа на даний час.

На документах, що реєструються канцелярією або секретарем – референтом, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп, який визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві – референтові чи ні. Обов’язковому поверненню підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної ради України, Кабінету Міністрів України, відомств, органів Державної адміністрації, а також зареєстровані доручення.

5.2. Карткова система реєстрації

При використанні карткова система реєстрації для всіх категорій вихідних та внутрішніх документів застосовується єдина реєстраційно – контрольна картка. В ній вказується індекс, вид документа, дата видання чи надходження, прізвище особи, що підписала документ (адресат), короткий зміст, обсяг,