Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюються машинописним способом (переважно) або від руки. Сучасна форма реєстрації контрольної карти придатна й для оброблення за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляються друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 (148х210 мм) або А6 (105х148 мм). Кількість примірників реєстраційно-контрольні картки визначається числом довідкових, контрольних і контрольно-довідкових картотек в канцелярії і у всіх структурних підрозділах, в яких документ буде виконуватися та контролюватися. Переважно – це 3-4 картки.

Один примірник заповненої картки залишається в канцелярії. Документ із заповненими двома картками передається в структурний підрозділ, де проставляється відмітка про виконавця і один примірник повертається в канцелярію, змінюючи першу картку (без виконавця)

В канцелярії звичайно формується:

довідкова картотека, що складається з усіх карток (виконаних і невиконаних документів), які поділяються на групи – документи, що надійшли, відправлені і внутрішні документи. Ці групи, в свою чергу, систематизуються за різними ознаками (по кореспондентах, структурних підрозділах, керівниках, датах надходження);

картотека контрольованих документів, яка може бути систематизована за тематикою чи іншою ознакою

У структурних підрозділах формуються контрольно-довідкові картотеки.

Названі картотеки в сукупності утворюють довідково-інформаційну систему

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати

У календарній шкалі реєстраційно-контрольні картки формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на перше число, то в картці позначають попереднє число.

У графі “Автор документа або кореспондент” фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або, якщо документ вихідний – куди його надіслано (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скарги, в цій графі зазначають також прізвище, ім’я й по-батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

У графі “Назва виду документа” зазначають реквізит 10 відповідно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють)

У графі “Термін виконання” зазначають дату до якої документ треба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправляється, проставляють очікувану дату відповіді

У графі “Дата й індекс документа” зазначать реквізити 11 і 12, надані документу підприємством-автором.

У графі “Дата й індекс надходження” заповнюють лише на вихідні документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем)

У графі “Заголовок документа або короткий зміст” наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висловлює зміст тексту документа, то цю в графу вносять докладні відомості. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту, то реєстратор, сам визначає суть документа й записує стисле формулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошук документа й можливість відповіді на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді, коли документ зберігатиметься в архіві

У графі “Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець” зазначають повний зміст резолюції, її автора і дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій графі, прізвище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ і дату направлення (можливе зазначення номера телефону)

В графі “Розписка в одержанні документа” підписується й зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.

Запис у графі “позначка про виконання” має відображати суть вирішення питання, містити дату й індекс документа,що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі поширено записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшита для зберігання

На звороті реєстраційно-контрольної картки у графі “Контрольні позначки” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. Допускається використання цієї графи для записів, що відображують рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі

Графи “Фонд №” , “Опис №”, “Справа №” заповнюються в архіві, куди реєстраційно-контрольні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними

Слід пам’ятати, що реєстраційно-контрольна картка – це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба ставитися відповідально

Формування автоматизованих баз даних на основі ком’ютерів розширює функціональні можливості таких довідково-інформаційних систем. Тут зміни можуть вноситися децентралізовано, один раз, а відбиватися вони можуть і всіх картотеках

Більшу частину документів реєструють у канцелярії, а решту – згідно зі специфічним призначенням самих документів – у підрозділах:

відділі кадрів;

бухгалтерії;

юридичному відділі;

плановому та ін;

Службові листи реєструють за принципом: “запит-відповідь”.

В державних організаціях при реєстрації документів використовують Класифікатор документів.

При цьому слід пам’ятати, що бухгалтерські, статистичні документи не реєструються. Не реєструються також вітальні листи, проспекти, каталоги, порядок денний, оголошення, заявки, повідомлення, особиста кореспонденція.

Слід звернути увагу також на те, що записи у журналі робляться тільки чорнилом (не олівцем), розбірливим та чітким почерком

5.3. Журнальна форма реєстрації

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передається на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього – в журналі реєстрації вихідної