За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а) нормативних документів;

6) урядових документів (кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств, доручення державних адміністрацій, запити та звернення депутатів);

в) наказів керівника установи з основних питань;

г) наказів щодо особового складу;

д) рішень колега чи вченої ради установи;

е) відряджень співробітників;

ж) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

6. Порядок індексації документів

Індексацією документів називається умовне позначення, що вказує на місце складання чи зберігання документів. Або, інакше кажучи, індексація документів - це проставляння цифрової системи позначення у певному місці реєстраційного штампу або просто в зоні оформлення документа. Індекс визначає належність документа до конкретної класифікаційної групи і порядковий номер у цій групі. Класифікаційні групи формуються у відповідності з назвами, авторами і змістом документів. Для цього розробляються відповідні словники (індексатори), де вказується код (шифр, індекс) і його назва.

Місце проставлення індексу визначається за ГОСТ 6.38-90.

Правила індексації:

- умовні позначки мають вигляд арабських чисел у певній комбінації;

- розташування складових частин індексу повинно бути постійним;

- система індексів повинна залишатися незмінною;

- документ отримує тільки один індекс.

Основою для індексації документів є загальна або зведена номенклатура справ закладу.

Реєстраційний індекс складається з:

- індексу справи по номенклатурі;

- власного порядкового номера самого документа.

Наприклад: наказ № 05-12, де 05 - порядковий номер документа, а 12 - номер за номенклатурою структурного підрозділу.

Реєстраційний індекс може мати і більш складний набір позначень, особливо для кореспондентських документів, оскільки до вихідного може додаватися номер вхідного документа

Наприклад: (для вихідного листа) № 08-12/345, де 08 - порядковий номер документа, 12 - структурний підрозділ, а 345 - номер його по номенклатурі.

Індекс забезпечує пошук і схоронність документа. Він проставляється на кожному документі. Лише листу-відповіді він не присвоюється, бо він поєднується з ініціативним документом, тобто на ньому дублюється індекс ініціативного документа.

Деяку специфіку має індексування розпорядчих документів, заяв та скарг громадян, яке проводиться окремо по кожному виду документа, при цьому індекс присвоюється в межах календарного року (в навчальних закладах – в межах навчального року). При індексації пропозицій, заяв та скарг громадян індекс може бути доповнений першою буквою прізвища автора документа.

7. Систематизація документі

В процесі діловиробництва важливою умовою чіткої роботи документообігу є систематизація документів закладу.

Систематизація - це комплектування у групи документальні масиви за певними ознаками.

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних карточок або журналів.

Систематизація за допомогою карточок передбачає створення

довідкової картотеки. Карточки групують за ознаками:

- алфавітна (а порядку зростання від "А" до "Я". Наприклад; анкети,

акти, акредитиви та ін.);

- географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто,

район та ін.);

- предметно-питальна (принцип "запит-відповідь");

- кореспондентська (за кількістю адресатів, куди направляється документація: фірма, керівник, посадова особа);

- структурна (підрозділи, з якими найбільше відбувається обмін

документацією);

- хронологічна (за роками, місяцями - в порядку зростання);

- номінальний (за власною назвою документа: акти, накази, протоколи та ін)

Щоб не було плутанини, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її діяльності.

Стосовно журналів систематизація може враховувати одну з трьох ознак –хронологічну чи номінальну.

Деякі організації можуть фіксувати факт, облікування документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.

Додаток до 1 питання

Документи, які находять до навчального закладу - Глибівської загальноосвітньої школи I – II ступенів поштою, чи доставляються кур’єром, та створені за допомогою ПК, приймаються централізовано директором чи заступником директора з навчально виховної роботи.

До питання 2

Усі документи, що надійшли до школи, підлягають обов’язковому попередньому розглядові. Попередній розгляд здійснює директор школи. У разі відсутності директора, його здійснює заступник директора з навчально виховної роботи. Це дає можливість розподілити документи на такі, що потребують обов’язкового розгляду, визначення необхідності їх реєстрації, встановлення строку виконання документів. Попередній розгляд здійснюється у день одержання документів.

До питання 3

Факт створення або надходження документів до школи фіксується проставленням на ньому реєстраційних номерів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Кожен документ у цьому навчальному закладі фіксується тільки один раз

До питання 4

При реєстрації документа на його лицевій стороні справа на нижньому полі ставиться для вхідних документів така помітка, наприклад: “Вх. №9 від 24.02.03р” та засвідчується підписом директора або у разі його відсутності заступником директора з навчально виховної роботи, для вихідних- у верхньому лівому кутку ставиться штамп на якому вказана повна назва школи і проставляється дата та реєстраційний номер (див. Додатки 2-12 вихідних документів, та 13-20 вхідних документів). Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів збігаються з номерами в журналі вхідної і вихідної документації.

До питання 5.1

У Глибівській загальноосвітній школі I – II ступенів автоматизована реєстрація документів на даний час не проводиться, хоча заклад добре забезпечений технічними засобами. Питання впровадження автоматизованої реєстрації залишається відкритим. В майбутньому директор школи має намір використовувати цей вид реєстрації з метою полегшення роботи з реєстрацією документів.

До питання 5.2

В даному навчальному закладі використовується журнальна форма реєстрації. Заводиться спеціальний журнал реєстрації, який на практиці ще називають журнал реєстрації. В цьому журналі реєструють як вхідні так і вихідні документи (на даний момент). Відповідно, зліва – вхідні