документи, де записується порядковий номер документа, дату одержання, звідки і від кого надійшов документ та його номер, короткий зміст, хто одержав, де зберігається справа; справа – вихідні документи з таким записом: порядковий номер, дата відправки, куди і кому надіслано документ, короткий зміст, справа № (див. Додаток 30,31)
Після того, як документ зареєстрували, їх зберігають у відповідних папках з твердими обкладинками, на корінцях яких роблять запис: для вхідних документів – “Вхідна документація”, для вихідних – “Вихідна документація”
В майбутньому директором школи планується завести два журнали реєстрації, окремо для вхідних і окремо для вихідних документів
Додаток 24
Дата надходження та індекси документа (вхідний номер) | Кореспон-дент, дата
та індекс
документа,
що надійшов |
Короткий зміст | Резолюція чи кому направлено
документ | Позначка про виконання
Додаток 25
Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Відмітка про виконання
Додаток 26
Дата та індекс документа | Хто підписав | Короткий зміст | Відмітка про виконання
Додаток 27
Зразок контрольно-реєстраційної карточки
Лицьовий бік
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Кореспондент
Дата надходження та індекс документа Дата та індекс
Короткий зміст
Резолюція чи кому направлений документ
Відмітка про виконання документа
Зворотній бік
Контрольні відомості
Фонд № Опис Справа №
Додаток 30
Форма журналу реєстрації вхідних документів
Вхідний №п/п | Дата надходження | Звідки і від кого надійшов документ та його №п/п | Короткий зміст | Хто одержав | Де зберігається справа
Додаток 31
Форма журналу реєстрації вихідних документів
Вхідний №п/п | Дата відпраки | Куди і кому надіслано документ | Короткий зміст | Српава №