Контроль за виконанням документів

§ 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Контроль за виконанням документів і прийнятих решеній- невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і важлива складова частина діловодного процесу. Мета контролю - сприяння своєчасному і правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців.

2. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: по контролю за виконанням документів по суті поставлених в них питань і по контролю з погляду відповідності форми створюваних документів їх змісту і за своєчасністю виконання. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - діловодна служба установи з вхідною в її склад службою контролю виконання.

Основні задачі контрольної служби - контроль за термінами виконання вхідних, витікаючих і внутрішніх документів і усних вказівок керівництва; узагальнення даних, одержуваних в результаті контрольної діяльності і доведення їх до зведення керівництва; розробка пропозицій по прискоренню і вдосконаленню документообращенія, зміцненню виконавської дисципліни. Контрольні служби міністерств, главків, промислових і виробничих об'єднань здійснюють також методичне керівництво роботою по контролю за виконанням документів в підвідомчих установах і структурних підрозділах.

3. У установах I, II і III категорій контроль за виконанням здійснюють спеціальні структурні підрозділи (управління справами, управління по контролю виконання і діловодству, інспекції, контрольні групи, бюро і т. п.), спеціальні співробітники (інспектора по контролю, референти) або секретарі (інспектора, діловоди). Всі вони у багатьох випадках входять до складу управлінь по контролю виконання або канцелярій.

У установах IV категорії і в структурних підрозділах виконання документів контролює секретар або інша спеціально призначена особа.

По вказівці керівника установи або структурного підрозділу виконання документів може контролювати

126

спеціально призначений співробітник, що не числиться у складі діловодної служби, але суміщаючий свої прямі обов'язки з обов'язками по контролю за виконанням документів.

У виконкомах обласних Рад народних депутатів контроль виконання документів здійснюють завідувач канцелярією, інспектор по контролю, помічники голови виконкому і заступники голови, старший референт, референт, секретарі приймалень голови і його заступників. У відділах і управліннях виконкому обласної Ради цей контроль здійснює завідувач канцелярією (секретар) або інспектор по контролю.

4. Важливою умовою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції слід зосереджувати в одному структурному підрозділі або у одного співробітника. Контрольні функції повинні бути висловлені в інструкції по діловодству; обов'язки, права і відповідальність, пов'язані з контрольною діяльністю, - в посадовій інструкції.

5. У установі відповідно до чинних нормативних актів і вказівок складається перелік документів, що підлягають контролю виконання. Разом з документами директивних і вищестоящих органів і розпорядливими документами самої установи в перелік включають важливі специфічні документи, властиві даній системі управління. Перелік розробляється діловодною службою установи з участю юриста, включається в інструкцію по діловодству або затверджується керівником установи.

Зразковий перелік документів, що підлягають контролю, з вказівкою термінів їх виконання приведений в прплояс_32.

6. Інформація про результати контролю виконання повинна поступати тим керівникам, які встановлюють необхідність контролю документів п терміни їх виконання. Цю вимогу необхідно дотримувати незалежно від місця контрольної інстанції в структурі установи. Наприклад, інформацію про виконання документів і доручень контрольна група направляє безпосередньо керівництву установи, хоча група може входити до складу канцелярії, а по"следпня - до складу управління справами даної установи.

7. Підвищенню ефективності контролю виконання і виконавської дисципліни сприяють глибоке п чітке разделе-. пні праці в апараті.^правилыю складені положення про підрозділи і посадові інструкції, що забезпечують позначення відповідального виконавця; чіткі і однозначні формулювання рішень, що фіксуються в резолюціях, і термінів виконання, встановлених в установі; висока якість підготовки документів. --

1

§ 2. ТЕРМІНИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

1. Для всіх документів, циркулюючих в апараті управління, встановлюються терміни виконання. Для цього використовуються нормативні акти (наприклад, для термінів розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, відповідей на критичні виступи друку, запити депутатів Верховної Ради СРСР і т. д.); вказівки, що містяться в документах вищестоящих організацій; положення, відображені в інструкції по діловодству; рішення, що містяться в резолюціях керівників.

2. Для абсолютно переважаючої частини документів в кожній установі па основі законодавчих і нормативних актів, рішень керівництва встановлюються терміни виконання, які відображаються в інструкції по діловодству.

Керівник указує в резолюції термін виконання документа тільки в тих випадках, коли цей термін відрізняється від встановленого інструкцією або конкретно вказаного вищестоящою організацією.

3. Більшість документів, термін виконання яких не встановлений нормативними актами, повинна виконуватися протягом 10 днів.

4. Термін виконання вхідних документів обчислюють з моменту їх поступлення до установи, витікаючих - з моменту підписання. Термін виконання може продовжити тільки особу або установу, його що встановили. Робити це слід в усній або письмовій формі не менше ніж за 2-3 дні до закінчення терміну виконання документа. Інакше документ вважається не виконаним в строк. При продовженні терміну на картці роблять відповідну відмітку і поміщають її в картотеку під рубрикою, відповідною новому терміну виконання.

Виконання документа контролюється з моменту постановки його на контроль.

5. У діловодній практиці бувають випадки, коли термін виконання документа у момент його реєстрації або розгляду встановлений бути не може. Тоді за узгодженням з виконавцем встановлюють умовний термін виконання, який потім коректується відповідно до ходу виконання документа.

§ 3. ТЕХНІКИ КОНТРОЛЬНИХ ОПЕРАЦІЇ

1. Технічним засобом контролю за виконанням документів є картотеки. Як контрольні картки використовують екземпляри реєстраційних карток. Для організації контролю за виконанням документа на нього складають

декілька карток відповідно до числа виконавців або