Картки складають в контрольній службі і тоді, коли для контролю необхідно зафіксувати усну вказівку керівника; коли контролюється виконання незареєстрованого документа; коли необхідно звернутися до документа, що раніше вважався виконаним.

Витрати часу на створення документа скорочуються при централізації складання карток. Необхідне для організації контролю за виконанням кількість карток слідує созда-; вать в процесі реєстрації документів.

2. На лівому полі бланків контрольованих документів і на контрольних картках, найчастіше при реєстрації, контрольна служба може проставляти знак контролю «К» або штамп «контроль».

3. Картки в контрольній картотеці і у відповідному розділі довідкової картотеки групують по термінах виконання. Термін виконання наголошується на календарній шкалі. На картці формату А-6, де нанесені тільки непарні числа, термін виконання документа, якщо він доводиться на парне число, наголошується на день раніше. Відмітки виробляються шляхом графічних позначок або прикріпленням смуг кольорового паперу до граф календар-* ний шкали," соотєєусувуюїдім термінам виконання документів.

4. Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 осередки (рубрики). 31 осередок відповідає максимальному числу днів в місяці; у 32-й осередку розміщують картки на * документи, термін виконання яких наступить в наступному місяці; у 33-й осередку розташовують карточки^, відповідні невиконаним в строк документам, нові терміни виконання яких з тих або інших причин своєчасно не встановлені.

Вказаний порядок розміщення карток в картотеці ісполи зуєтся в більшості установ, хоча і не є єдино можливим або обов'язковим.

5. У контрольній картотеці картки розташовують по датах виконання документів, тобто кожному дню виконання (в межах місяця) відповідає осередок картотеки.

Контрольні картки на вхідні п внутрішні документи можна розташовувати в одній картотеці, на контрольовані витікаючі ініціативні документи, на які чекають відповідь, - в окремому розділі контрольної картотеки *; у спеціальний

' Приблизний термін очікуваного пропаща на ініціативний документ проставляють на його копії при реєстрації (якщо цей термін не вказаний в течіть документа),

розділ контрольної картотеки виділяються картки контролю за виконанням пропозицій, заяв і скарг громадян.

6. Документ вважається виконаним, якщо вирішені поставлені в ньому питання, виконані доручення, кореспонденту дана відповідь по суті справи, в картці і на документі-запиті зроблена відмітка про виконання, засвідчена підписом відповідального виконавця, і картка поступила в підрозділ, що здійснює контроль. Якщо при виконанні доручення або резолюції потрібно скласти новий документ (відповідь на запит, проект наказу, пояснювальну записку), наявність такого документа є основним підтвердженням виконання.

Пропозиції, заяви і скарги громадян вважають виконаними тільки після фактичного дозволу поставлених в них питань і сповіщення про це заявника.

7. Згідно Основним положенням ЕГСД спять документ з контролю може посадовець, що поставив його на контроль. У окремих установах ця операція спрощена: документ знімається з контролю за наявності па картці запису відповідального виконавця про виконання, засвідченим його підписом. Це запобігає вторинному зверненню керівника до документа, підвищує відповідальність виконавця і зосереджує увагу керівника лише па тих документах, виконання яких вироблене з відступом від прийнятих правил (управління по відхиленнях).

Законодавчі акти, рішення партійних і радянських органів і інші найважливіші документи знімаються з контролю за рішенням особи, що встановила контроль (як правило, керівника установи).

8. Якщо контрольна служба встановила, що зміст і форма ухваленого рішення не відповідають резолюції (вказівці), питання про зняття документа з контролю вирішує особу, що встановила контроль.

9. Особа, що здійснює контроль, фіксує своїм підписом на картці факт зняття документа з контролю.

10. Інформація про виконання документа може поступати в контрольну службу таким чином: виконавець безпосередньо або через кур'єра пред'являє особі, що здійснює контроль, внутрішній плі витікаючий документ, що свідчить про виконання доручення; виконавець фіксує на картці факт виконання документа, засвідчує його своїм підписом і передає її в контрольну службу; керівник, що поставив документ на контроль, повідомляє контрольну службу про те, що він знятий їм з контролю.

Для візуального спостереження за ходом виконання документів доцільно використовувати при реєстрації документів картки двох кольорів, наприклад, одну білу і три зелених.

Біла картка з контрольованим документом прямує відповідальному виконавцю і знаходиться у нього до виконання документа. Зелені утворюють необхідні картотеки, у тому числі і контрольну. Таким чином, контрольна картотека невиконаних документів складається тільки із зелених карток. У міру виконання документів білі картки із записами про виконання поступають в контрольну картотеку. Через деякий час на їх фоні ясно видно зелені, відповідні невиконаним документам.

11. Особа, що здійснює контроль, щодня розглядає картки, 'ІІіТхо»оІпщие?я у відповідній рубриці картотеки. Картки виконаних документів переміщають у відповідну картотеку. Про закінчення терміну виконання решти документів виконавців оповіщають по телефону. В кінці дня * відповідні невиконаним документам картки переміщають в осередки, відповідні новим датам нх виконання, або розміщують під рубрикою «Документи, не виконані в строк».

12. Відповідні виконаним документам картки витягують з контрольних картотек н поміщають в єдину картотеку виконаних документів, систематизовану по ознаці наочно-питання, іноді по структурному, плі по виконавцях. Найменування рубрик такої картотеки відповідають предметам (питанням) діяльності організації, назвам структурних підрозділів або прізвищам відповідальних виконавців.

13. У установах I, II і III категорії за даними карток, що зберігаються в осередку «Документи, не поповнених в строк», періодично (1-2 рази на тиждень плі декаду) заповнюються переліки не виконаних в строк документів (прілож. 33). Ці переліки прямують в структурні