14. У установах I, II і III категорії для контролю іспол» ненія документів можна застосовувати ручні перфокарти (з краєвою перфорацією н щілисті), що особливо ефективне при подальшій статистичній обробці контрольних картотек. Кодованими ознаками документа є: вид документа, автор (кореспондент), дата надходження (підписання), індекс документа, зміст (дане питання, тема, пред-? мет і т. п.), підрозділ-виконавець плі особа-виконавець, у термін виконання, відмітка про виконання.-Лицевая і оборотна 'і сторони перфокарти заповнюються аналогічно відповідним сторонам реєстраційної картки.

Якщо число перфокарт, відповідних контрольованим документам, не перевищує 500-600 шт., систематизувати їх по термінах виконання не обов'язково. Інакше для прискорення пошуку доцільно створювати підмасиви перфокарт.

Перфокарти використовують також для контролю спеціальних і усних доручень керівництва. Зразковий макет перфокарти приведений в прілож. 35.

Використовувати карти з краєвою перфорацією доцільно в тому випадку, якщо на контролі знаходиться 500-1000 документів.

15. У установах I категорії з об'ємом контрольованих документів більше 1000 шт. контроль виконання можна здійснювати за допомогою рахунково-перфораційної і електронно-обчислювальної техніки. Дані контролю з використанням цих засобів доцільно обробляти в установах, обслуговуваних машинолічильними станціями або обчислювальними центрами.

16. З використанням електронно-обчислювальних машин збільшується періодичність надходження інформації в структурні підрозділи і служби контролю, забезпечується вибірковий контроль виконання, застосовуються різні види аналітичного контролю, поліпшується оформлення документів, зокрема, розпорядливих, підвищується виконавська дисципліна.

В даний час в складі АСУ функціонують підсистеми автоматизованого контролю виконання документів.

17. Організація систем автоматизованого контролю виконання документів передбачає централізацію всіх контрольних операцій; створення спеціалізованої контрольної служби; машинну реєстрацію документів, забезпечуючу отримання реєстраційної картки і машинного носія інформації; автоматизацію обробки інформації. Система автоматизованого контролю дозволяє здійснювати централізований контроль за виконанням документів н дорученні незалежно від їх кількості, вигляду, адресносте, структури і т. д.; .обеспечивать керівників, виконавців, служби контролю інформацією (оперативної і із заданою періодичністю) про всі стадії проходження і виконання контрольованих документів; виробляти статистичний аналіз інформації з метою виявлення причин невиконання, розрахунку рівня виконавської дисципліни і т.д.

18. Формою вхідної інформації є бланк регистра-циошю-контролиюй картки. Форми і періодичність вихідної інформації визначаються у кожному конкретному випадку. Чаші всього застосовуються табуляграми: контрольованих документів (у установі, по підрозділах і виконавцях); невиконаних документів; документів, термін виконання яких

наближається (3, 5, 7 днів); виконання пропозицій, заяв і скарг громадян; виконання доручень директивних органів.

19. У більшості установ схожу форму заповнюють п двох екземплярах: одна прямує на ЕОМ для постановки на машинний контроль, друга разом з документом прямує виконавцю. Після постановки на машинний контроль перший екземпляр повертається контролеру.

20. З розвитком засобів автоматизації і їх периферійних пристроїв набуває поширення метод введення в ЕОМ інформації про контрольовані документи е допомогою дисплеїв, розташованих на робочих місцях секретарів.

21. В рамках УСОРД розроблена і упроваджується в установах країни підсистема автоматизованого контролю виконання документів (АКІД). Докумснтацпонноє забезпечення АКІД входить в альбом форм УСОРД, нормативно-правова частина закріплена ГОСТ 6.15.1-75 і ОКУД. Переваги АКІД полягають у тому, що вона не передбачає створення додаткових форм і проміжних носіїв інформації, сприяє впорядкуванню документообігу і спрощенню реєстрації доручень і документів; забезпечує пошук документів як в традиційному, так і в автоматизованому режимі; дозволяє використовувати для введення інформації різні технічні засоби; може експлуатуватися як єдина реєстраційна, контрольна і пошукова система; діє в режимі як ручної, так і автоматизованої обробки.

22. Основні положення по застосуванню уніфікованих форм документів приведені в Інструкції по застосуванню уніфікованих форм документів, що забезпечують функціонування автоматизованого контролю виконання документів. У прілож. 30 і 37 приведені форма рсгистрациошго-контроль-іой картки і типовий формуляр вихідного документа, передбачені АКІД.

23. Після обробки на ЕОМ інформація видається у вигляді седомостєї (переліків документів), складених по термінах виконання, виконавцях, кореспондентах і т.д.

§ 4. УЗАГАЛЬНЕННЯ І ДІАЛІЗ ДАНИХ ПРО ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

1. Дані про результати контролю за виконанням документів узагальнюються за станом на перше число кожного місяця і доводяться до зведення керівництва установ I і II категорії у вигляді зведення($б виконанні документів н зведення розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.

У установах III і IV категорії складають довідку про виконання документів, в якій виділяють відомості про виконання пропозицій, заяв і скарг громадян.

2. Дані про хід і результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються.

Ступінь виконання документів характеризується коефіцієнтом старанності, обчислюваним по формулі

р

До =

^исп р » '"па

де і1,,, Епі.- відповідно кількість фактично виконаних за даний період документів і підлягаючих виконанню в звітному періоді (включаючи не виконані за попередній період). Коефіцієнт старанності можна також визначити по

наступній формулі:

з __ р ., _ '"общ пр

Н1СП -- /7 >

ьобщ

де ?общ, ?пр - відповідно кількість документів, виконаних в звітному періоді і не виконаних в строк (прострочених). Застосовується також формула

ДО ДО, + ДО, + * + Кп

МІСП,1 І

де К-коеффіциент старанності по кожному документу;

п - кількість документів, па, що поступили, контроль в звітному періоді по виконавцю (відділ, служба).

Коефіцієнт старанності по кожному документу визначається по формулі

К- "ПЛ

1<-~п^'

де Лив, Яф - відповідно число днів, відведених на