коефіцієнтом оперативності роботи апарату управлення

до - (Р, -4) Кі + (Р2-<І-2) к*+ *** +(РП-а„)кп

д°.у- 01К1 + 02Кг+ *** 0ПК„

де ?>І, Ог,...,Оп-установленный директивно або нормативний термін виконання відповідного виду до-^ кументов, днів;

сії, (І2,...,сІ,І-отставание від прийнятого терміну виконання відповідного виду документів в днях (відставання обчислюється як різниця між - - фактичним промелем виконання в днях н норм.тппшнм терміном; при достроковому виконанні докуу.епто:: з!.,, <1«,...,Лп приймаються рівними кулю);

К\, К2,...,Кп- коефіцієнти, що умовно характеризують різні види документації по ступеню важливості.

Адміністративну документацію рекомендується класифікувати по трьох групах з наступною умовною оцінкою кожної з них:

_ , , Значення Вид документації коефіцієнта

Документація вищестоящих організацій (міністерств, відомств) КІ = 1 Документація заводоуправління (управління) К% = 0,8 Документація виробничих і функціональних підрозділів /<3 = 0,6

При розрахунку коефіцієнта оперативності роботи апарату управління враховують ті документи, по яких встановлені певні терміни виконання (по нормативах для даного вигляду, керівництвом, вищестоящою організацією і т. д.).

3. Один з напрямів аналізу даних про результати контроля- аналіз причин затримки виконання документів: перевантаження керівника; високий ступінь централізації повноважень; недисциплінованість співробітників і підвідомчих установ; нсдо%т#точная потужність технічних служб (машбюро, розмножувальний цех); нераціональна система документообігу; нечіткий розподіл обов'язків між виконавцями н ін.

На основі результатів аналізу розробляють пропозиції по прискоренню виконання документів, підвищенню виконавської дисципліни, вдосконаленню організації контролю ц управління в цілому.

кумеятациі. Так, прийом документів для розмноження може бути регламентований порядком роботи відповідного підрозділу і т.п.

Приймаючи від працівників документи для подальшої передачі їх керівнику, секретар зобов'язаний з'ясувати характер виконаної по даному документу роботи, а при необхідності запропонувати виконавцю внести потрібні доповнення (наприклад, резолюція вимагала крім складання відповіді представлення графіка робіт, а цей графік не додавався до тексту відповіді). Про результати передачі документа (чи прийнятий він як виконаний, потребує доробки, переданий на машинопис і т.п.) секретар оперативно повідомляє виконавця. У цих цілях секретарю слід вести со-. записи, що відповідають, в своєму робочому блокноті (оргблок-нотеит.п.).

. Якщо працівники передають секретарю документи для їх подальшого машинописного оформлення, то необхідно при цьому враховувати розпорядок роботи спеціалізованого .машинописного підрозділу, ступінь його конкретного завантаження в даний період і пов'язані з цим можливості передачі документів для машинопису. Разом з тим слід перевірити якість чернетки з погляду дотримання правил підготовки документів до машинопису, в част-*ності наявність в чернетці місць, важких для зорового сприйняття (наприклад, написаних дрібним або нерозбірливим почерком), а також латинських знаків, формул, скорочень; фрагментів тексту, написаних олівцем, зеленим або червоним чорнилом і т.п. У разі виявлення подібних недоліків текст повертається для переоформлення виконавцю. Бажано направити у всі підрозділи організації, що мають відношення до документування її деятельноє-* ті, короткі пам'ятки з вимогами до чернеток, що підлягають передачі в машбюро.

Облік машинопису, виконаного машбюро або окремими особами, секретар веде в спеціальному журналі, де наголошуються дати виконання замовлення, його об'єм в листах і кількість екземплярів, якість виконання. Передача робіт для машинопису може також вестися і шляхом оформлення замовлень на спеціальних бланках. Форма організації машинописних робіт повинна бути обумовлена в інструкції по діловодству конкретної Організації і доведена до зведення зацікавлених фахівців.

У разі прийому від співробітників документів для копіювання (розмноження) секретар зобов'язаний перевірити ці документи з погляду їх придатності для копіювання, тобто

чіткість шрифтових знаків і ліній, відсутність кольорів, не відтворних при копіюванні, і т.п. Як і у випадку з машинописними роботами, в організації (у всіх підрозділах, що ведуть операції документації) повинен бути перелік вимог до оригіналів, що підлягають копіюванню.

Копіювання (розмноження) невеликих об'ємів документації може здійснюватися безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, що є на його робочому місці (наприклад, шляхом використовування т ермокйгшровального апарату). При необхідності копіювання (розмноження) великих об'ємів документації, яке здійснюватиметься силами спеціалізованого підрозділу або сторонней організації, зацікавлений підрозділ готує замовлення, де указуються кількість листів, подле-жа'щих копіюванню, тираж, масштаб, характер розмножуваної документації (текст, таблиці і т.п.) і деякі інші відомості. Таке замовлення передається керівнику організації або особі, відповідальній за копіювання (розмноження) матеріалів, і після отримання дозволу прямує на виконання. Може бути організований і інший порядок копіювання (розмноження) документації в конкретній організації, який повинен бути зафіксований в інструкції по діловодству даної організації. Слід обов'язково вести облік копіювально-розмножувальних робіт. Всі матеріали, що поступили до секретаря із спеціалізованих підрозділів (машбюро, копіювальної лабораторії і т.п.) документації, перш ніж бути направленими в зацікавлені підрозділи, повинні бути переглянуті з точки^^киа ошлшшешшлаказа^___________________

~-==°*ТСонтроП_! виконання документів і доручень керівництва має на своїй меті забезпечення своєчасного і достатнього виконання вказаних документів і доручень. Контроль виконання завдань і доручень здійснюється по суті їх змісту і правильності складання і оформлення документів. Контролируются5 також терміни виконання. Це, як правило, входить в обов'язку секретаря. Для документів, по яких термін виконання не проставлений, таким є десять днів, В організації слід мати перелік видів документів, термін виконання яких підлягає обов'язковому контролю; із змістом переліку слід ознайомити зацікавлених осіб.

На контроль можуть бути поставлені також доручення керівництва, висловлені в резолюціях на тих, що входять доку-

ментах, в усній формі (бажане перенесення формулювань і цих доручень на окремі бланки (листи паперу), кото- | риє можна групувати і зберігати для зручності контролю), що містяться в організаційно-розпорядливих