Документи на контроль ставляться керівництвом організації, об чип робиться відмітка "К" або проставляються штампи "Контроль", "На контроль" і т.п., розміщувані на лівому полі документа. Вказівки про контроль переносяться на регист-рационно-контрольні картки до відповідних документів, потім ці картки поміщаються в спеціальний розділ "Контроль" контрольно-срокових картотек. Такі картотеки можна формувати по термінах виконання, підрозділах-виконавцях, кореспондентах, питаннях і т.п. У них слід передбачити розділи для прострочених документів і для документів, виконання яких перенесене на наступний термін. Для зручності користування такими картотеками застосовують кольорові індикатори (рейтери), прикріплювані до календарних розділів картотеки.

Контрольні картотеки потрібно проглядати щодня, ч виявляти документи з термінами виконання, що наближаються, і регулярно доводити "це до зведення конкретних виконавців. Так само регулярно слід запрошувати виконавців про хід робіт по контрольованих документах. При необхідності цю інформацію можна заносити в реєстраційно-контрольну картку. На підставі наявної інформації секретар докладає керівництву в наперед певні терміни, а при необхідності і оперативно про випадки можливого невиконання документів у встановлений термін, У разі вживання заходів по таких доповідях (наприклад, передача виконання документа іншому працівнику, продовження терміну виконання і т.п.) інформація про це заноситься в регистра-ционно-контрольні картки (дата передачі документа на виконання в інший підрозділ і ін.). Можна складати перелік документів, не виконаних у встановлені . терміни, який представляється керівнику для вживання необхідних заходів.

Під час вступу до секретаря документа, що знаходився на контролі, перевіряються відповідність термінів його виконання встановленим, правильність оформлення документа, потім його передають керівнику або тій особі, від якого виходило вказівку про постановку на контроль даного до-

кумента. Цей же посадовець ухвалює рішення про зняття документа з контролю і повноті виконання наказаних по даному документу управлінських дій.

Після зняття документа з контролю, про що робить записи сам посадовець, що ставив документ на контроль, в* регистращюнно-контрол'них картках записуються дата виконання документа, відмітка про виконання і номер справи, в якому знаходитиметься копія документа,

Для підвищення рівня роботи документації, аналізу результатів виконання документів у встановлені терміни складається щомісячне зведення про хід виконання документів в організації.

Форма зведення про хід виконання документів передбачає наступні показники: 1) дату і номер документа, його вигляд; 2) короткий зміст документа; 3) встановлений термін виконання; 4) виконавець; 5) стан виконання документа на встановлений термін; 6) причини невиконання; 7) очікуваний термін виконання.

Терміни представлення подібної інформації можуть змінюватися, наприклад, можна проводити щоденне інформування керівництва, подекадне і т.п. Організація такої роботи закріплюється в інструкції по діловодству для конкретної організації. _ ___ __ _;„___^.г-:= ^^^В-обязанности секрйаряГ входять складання, оформлення ы шгот9)злск(не деяких видів оргашшционно-распорадн-тельіих документів, зокрема службових листів, бланків з розпорядженнями і дорученнями керівництва, телефонограм, текстів телеграм і телетайпограм (останні можуть ' представляти підрозділи, у такому разі секретар перевіряє відповідність цих документів діючим вимогам).

Відповідно до вказівок керівництва секретар може складати для подальшого розгляду і підписання тексти службових листів з тих питань діяльності організації, перелік яких визначається керівником. Доцільно передбачити використовування типових текстів по управлінських ситуаціях, що найчастіше зустрічаються, і наперед заготовлених бланків службових листів з трафаретними текстами. Запас таких бланків зберігається у секретаря, який за підсумками безпосередньої практики веде постійну роботу з ними, доповнюючи, редагуючи наявні тексти і готуючи нові. Крім того, відповідно до інструкції, що є в організації, по діловодству секретар може виготовляти на пишучій

5.3. Організація контролю за ходом віконання документів

Г" -, -

Коло пітань: завдання і порядок контролю; рядки віконання документів; здійснення контролю за віконанням документів; автоматізована форма контролю.

* Завдання і порядок контролю

про

Контроль документів забезпечує своєчасне та якісне їх віконання. Контролю підлягає віконання всіх зареєстрованих документів.

Відповідальність за віконання документа несуть есобі, вказані у розпорядчому документі (наказ, рішення, вказівка худе), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У тихий віпадках, коли документ віконують кілька виконавців, відповідальним є віконавець, який у резолюції вказаній деремо.

Обов'язково контролюється віконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента Україні, постанов та розпоряджень Кабінет}' Міністрів України, запитів та звернень народніх депутатів України, наказів міністерств і відомств, наказі керівників.

Безпосередній контроль за віконанням документів,'Іокладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурніх підрозділах його здійснює секретар-референт або -особа, відповідальна за зедення діловодства.

* Рядки віконання документів

Рядки віконання документів віраховуються у кален-Іарних днях від даті підписання або затвердження для :творюваних установою документів чи від даті надходження (для вхідних). Ці рядки можуть буті тіповімі та ндивідуальннуи.

Для окреміх, найбільш масовіх категорій документів встановлюються типові рядки віконання відповідно до акгів віщих органів законодавчої та виконавчої владі України (додаток 5.8). З інших віпадках рядки віконання документів не повинні перевіщуваті 10 днів-. Триваліші рядки віконання встановлюються для документів, ськладніх за характером віконання. Індивідуальні рядки віконання встановлюються для найважливіших документів керівником встанови. Кінцева дата віконання фіксується" у тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначеній рядків, до якого передбачається одержаті відповідь, його потрібно дотрімуватіся. Зміна рядок віконання проводитися ліше за вказівкою керівника в такому порядку: типові рядки - прійняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який прізначив рядків.

Продовження рядок віконання має буті оформлене відразу ж після одержання документа віконавцем або не менш ніж за два-три дні до його закінчення, якщо в процесі віконання з'ясувалось,, що вкластіся у встановле-ншї термін неможліво. Якщо нього не зробіті, документ вважається не віконанім у