Рядки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові рядки віконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

« Здійснення контролю за віконанням документів

Контроль з р. БШ:С;::.>:І;:;М документів включає:

- постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованіх документів;

- пгреоірку СР.О:'-;^:-::>;У' доведення документа до ви-конаішя:

-| попередню перекір:;}- і регулювання ходу віконання;

-| облік і узагальнення результатів контролю вико-кг.няґ документів (Іюручіґн^); .

- інформування керівника про хід і підсумки віконання документів (доручень);

-* повідомлення про хід і підсумки віконання документів на оператівніх г^рах, засіданнях колегіальних органів;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки віконаніх документів.

Контроль за віконанням документів може відображатись у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких розраховуються на ПК при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, ніЗ піддягає контролю, проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві; додатковій примірник реєстраційної картки зберігається у контрольній картотеці.

Картки контрольованіх документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за рядками віконання документів, віконавцямі, групамі документів (наказі, рішення худе).

Дані телефонного запіту про хід віконання документів або дані, одержані під годину перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи «Контрольні відмітки» контрольної картки. При цьому попередні записі не закреслюються.

У установі з обсягом документообігу понад 25 000 документів щорічно періодично ськладаються і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці переліки документів, що знаходяться на контролі (додаток 5.9). Після заповнення відповідних граф ці переліки повертаються до контрольної службі.

- Автоматізована форма контролю

У сучасніх установах контроль за віконанням документів провадіться за допомогою комп'ютерної техніки. Підсумком автоматізованого пошуку є віведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматізованому контролю віконання підлягають документі зі строком віконання не менше 10 днів. Нагадування

віконавцям про рядки віконання, зведення стану віконання, відомості про перенесення строків, завершення

-виконання худе віводяться на друкуючий пристрій.

Документ вважається віконанім ліше тоді, коли поставлені в ньому пітання вирішені і кореспондентові дана повна відповідь.

Після віконання документі знімаються з контролю. Зняті документ з контролю може тільки та відповідальна персона, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і картці робіться позначка про зняття з контролю. Дані про віконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку та відповідний файл в ПК.

Дані про наслідки віконання взятіх на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву встанови на оператівніх нарадах, засідан-

,нях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліп-

Ішення усієї роботі.

| 5.4. Роботи з листами, пропозиціями, -' заявамі та ськаргамі громадян

Коло пітань: порядок контролю за розглядом пісьмовіх та вус:::::: зссрнсаь громадян; розгляд пропозицій, заяв і ськарг; особістій прійом громадян.

Лісті, заяви, пропозиції та ськарги громадян надходять у різні встанови: з^а;;»; владі, міністерства та відомства, редакції газет і журналів, на радіо і телебачення.

* Порядок контролю за розглядом пісьмовіх та усніх звернень громадян

Згідно із законс\\: України від 12.10.96 «Про звернення громадян» порядок контролю за розглядом пісьмовіх та усніх звернень гро'.'анчн регламентується Інструкцією з д:.':оводстг.:. зг зі--г::с::к;.;.;і; громадян в органі державної владі і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в

установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності, в затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. за ^2348.

Пропозиції, ськарги і заяви громадян надходять у встанови як усні, так і письмові. Письмові заяви можуть пересилатіся поштою, телеграфом, вручатіся особісто або Через експедиції чи спеціальні бюро ськарг, створені у великих установах. Усні - вісловлюються на особістому прийомі чи передаються по телефону. Останні узагальнюються пісьмово у вигляді довідки чи в іншій формі. Письмові та усні пропозиції, заяви, ськарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці.

Принцип реєстрації пропозицій, ськарг, заяв подібний до принципу роботі зі службовімі документами. Реєстрації підлягають всі пропозиції, ськарги і заяви, шо надходять, але особливістю індексації тут є ті, що до індексу додається деручи літера прізвища автора документа (напріклад, ськаргу гр. Лісенко під №83 запісують так: Л-83).

Картотека заяв, пропозицій і ськарг ведеться окремо від картотеки інших видів документів. Картки розташовуються за прізвищами заявників в алфавітнолгу порядку. За споживи алфавітну картотеку можна поділити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині - за прізвищами (згідно з алфавітом).

Під годину реєстрації первінного надходження заяви, ськарги худе картка заповнюється повністю (за вінятком деяких колонок). У колонці «Кореспондент» пішуть прізвище, ім'я, по батькові, місце роботі чи домашню адресі громадян. У разі повторного надходження заява реєструється в тій самій картці в спеціально передбаченіх графах.

У ряді випадків ведуться журналі реєстрації пропозицій, заяв і ськарг. Заповнення граф журналу проводитися аналогічно заповненню граф єдиної реєстраційної картки.

Інколи надходять повторні лісті громадян з одного й того ж пітання. Доводитися перегортаті журнал, шоо з'ясуваті, чи заява не повторна. Бувають віпадки про-

пусків при перегляді журналу, внаслідок того документі знову реєструються і направляються на* розгляд іншим віконавцям.

Про надходження та результаті розгляду пропозицій, заяв і ськарг громадян в установах І і II категорій щомісяця складається окреме зведення, III і IV категорій --- заповнюється спеціальна графа в єдиній щомісячній довідці про віконання документів. Ці дані вікорістовуються, для узагальнення і аналізу.

Після реєстрації всі пропозиції, заяви, ськарги передаються керівникові встанови, який призначає віконавця.

* Розгляд пропозицій, заяв і ськарг

Для справі розгляду пропозицій, заяв, ськарг веліке значення мають рядки віконання.

Термін розгляду заяв і