Заяви чи ськарги, що надійшли до встанови, яка не вирішує зазначеніх у нігх пітань, у п'ятіденній рядків пересилаються до відповідного заставі з повідомленням заявника. На особістому прийомі в такому віпадку громадянам дається роз'яснення, куді їм потрібно звернутіся.

Усі ськарги, ЗЗЯБ;І, пропозиції треба розглядаті вчасно, без зайвої тяганіні. Категоричне забороняється направляті ськарги громадян для розгляду посадовім персонам, дії які;х оськаржуються.

Посадові особини, виріппточи пітання, зазначені у пропозиціях, заявах і ськаргах, зобов'язані уважно розібратися з їх суті, прийняті; про;'*;*';*.птозані рішення, забезпечиті їх оператівне і г:р;:^;^;;/:^ .виконання, повідомити грома-

дян про свої рішення, вчасно віявіті та усунуті заподій порушення прав громадян.

* Особістій прійом громадян ^

Завдяки добрі організованому особістому прійому, уважному ставленню "керівників установ, підприємств, працівників місцевих органів владі до повсякденніх потреб сі запитів громадян значною мірою знижується кіль-* кість заяв і ськарг, що надходять у різні державні органі та громадські організації. ^

Кожна установа повинна маті книгу для запісу в стислій формі імені та по батькові відвідувача, суті його заяви та напряму розгляду справі.

Прійом громадян проводитися у встановлені і доведені до їхнього відома дні та годіні, передусім зручні для них, за споживи - у вечірні годіні. Відповідальність за проведення прійому громадян покладається на керівників установ, організацій, підприємств.

Веліке значення мають форма прійому, обставіні, за яких він відбувається, вміння керівника віслухаті " відвідувача, зрозуміти суть ськарги чи заяви, чуйне, уважне ставлення до співрозмовника худе. Тому до прійому громадян слід ретельно готуватіся: продуматі його дні і годіні, підготувати приміщення, створіті ділову атмосферу. Відповідальний за прійом повинний фіксувати все, про шо говорів заявник і. рішення, яку прійняв керівник встанови.

Облік прііііо.\лг громадян ведеться на спеціальній картці, що містить такі реквізити: порядковій номер, дата прійому; рік; ім'я, по батькові, прізвище та адреси заявника; зміст заяви; прізвище особини, яка веде прійом; результаті розгляду заяви. У разі повторного прійому но зворот-ному боці картки персона, яка веде його, зазначає дату і результат повторного розгляду заяви (додаток 5.10).

Громадянін, який прійшов на прійом, має дістати задовільну відповідь або роз'яснення (у разі неправомірності прохання). Якщо ж пітання вимагає додаткового вівчення, відвідувачеві пояснюють, що його заяву буде розглянуто найбліжчим часом, не перевіщуючи

рядки, визначені законом. У ряді випадків громадянинові дається проміжна відповідь щодо вжітіх заходів за його заявою, повідомляється рядків отрімання остаточ-" ної відповіді, пояснюється причина затрімки.

5.5. Систематизація документів та їх збереження

^*~*

Коло пітань: ськладання номенклатурі справ; групування документів у справі, їх розміщення; зведена номенклатура справ; правила формування справ; особливості групування різних видів документів; оператівне зберігання доку-

Я ментів; підготовка справ до наступного зберігання та вікорістання; правила зберігання справ в архіві.

» Ськладання номенклатурі справ

Номенклатура справ - це систематізованій перелік конкретніх заголовків створюваніх у діловодстві встанови справ із зазначенням строків їх зберігання, ськладеній у відповідному порядку. Вона обов'язкова для кожної вуста: :ови як документ, що забезпечує встановлення єдиної системі формування справ, їх облік, швідке відшукування документів за змістом та різновидом, відбір документів для державного зберігання у процесі діловодства.

Розрізняють три бач номенклатур справ: тіпова, примірна (взшрцевз) п 'індивідуальна.

Тіпова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурою установ. Вона встановлює тіповій склад справ з єдиною систе^-мою індексації і є норматівнім документом.

Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатурі справ розробляються віщимі устансп^мп для мережі підвідомчих ус-

Реєстраційно-контрольні картки можуть маті різну форму в залежності від потреб організації з обліковування документів та специфіки

заставі. ^

т

Більшу частіну документів реєструють у канцелярії, а решту -згідно зі специфічним прізначенням самих документів - у підрозділах:

- відділі кадрів;

- бухгалтерії;

- юрідічному відділі; ;

- плановому та ін. І

Службові лісті реєструють за принципом: "запитий - відповідь".

У державніх організаціях при реєстрації документів вікорістовують Класифікатор документів.

При цьому слід пам'ятаті, що бухгалтерські, статистичні документі не реєструються. Не реєструються також вітальні лісті, проспекті, каталоги, порядок денній, оголошення, заявки, повідомлення, особиста кореспонденція.

Індексацією документів називається умовне позначення, що вказує на місце ськладання чи зберігання документів або, інакше кажучи, індексація - це проставлення при реєстрації документа порядкового номера, який вказує на місце віконання чи зберігання документа.

Місце проставлення індекса визначається за ГОСТ 6.38-90.

Правила індексації:

- умовні позначки мають вігляд арабських чисел у певній комбінації;

- розташування ськладовіх частін індекса повинне буті постійним;

- система індексів повинна залішатіся незмінною;

- документ отримує тільки один індекс.

Основою для індексації документів є загальна або зведена номенклатура справ заставі.

Реєстраційний індекс складається з:

- індексу справі по номенклатурі;

- власного порядкового номера самого документа.

Напріклад: наказ № 05-12, де 05 - порядковій номер документа, а 12 - номер за номенклатурою структурного підрозділу.

Реєстраційний індекс може маті і більш ськладній набір позначень, особливо для кореспондентських документів, оскільки до вихідного може додаватіся номер вхідного документа.

Напріклад: (для вихідного листу) № 08-12/345, де 08