У процесі діловиробництва важлівою умовою чіткої роботі документообігу є систематизація документів заставі.

Систематизація - це комплектування документів у групі -документальні масиві за певнімі ознакамі.

Систематизація здійснюється за допомогою реєстраційних картонів або журналів.

Систематизація за допомогою картонів передбачає створення довідкової картотеки. Картони групують за ознакамі:

- алфавітна (у порядку зростання від "А" до ;ІЯ". Напріклад: анкеті, акті, акредітіві та ін.);

- географічна (за географічними пунктами: держава, область, місто, район та ін.);

- предметно-пітальна (принцип "запит-відповідь'');

- кореспондентська (за кількістю адресатів, куді направляється документація: фірма, керівник, посадова персона);

- структурна (підрозділи, з якимі найбільше відбувається обмін документацією);

- хронологічна (за рокамі, місяцями - в порядку зростання);

- номінальний (за власною назвою документа: акті, наказі, протоколі та ін.).

Щоб не було плутаніні, вибирається тільки одна ознака, яка найбільше відповідає потребам організації та специфіці її діяльності.

Стосовно журналів систематизація може враховуваті одну з двох ознак - хронологічну чи номінальну.

Деякі організації можуть фіксувати факт облікування документів у двох журналах, якщо це необхідно. Найчастіше це практикується в комерційних організаціях.

11.4. Контроль за віконанням документів та його термінами.

Контроль за віконанням документів і прійняття рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і ськладова частіна діловиробничого процесу.

Основна мета контролю - забезпечення своєчасного і якісного віконання документів (рішень, завдань і доручень), отрімання оперативної інформації.

Стосовжжонтролю розрізняють дві групі операцій:

- деру групу контрольніх операцій віконують самі керівники всіх рангів;

- другові - діловиробничі службі заставі.

Основні завдання контрольної службі - контроль за термінами віконання вхідних, вихідних та внутрішніх документів і всі вказівки керівництва; віроблення пропозицій щодо пріськорення і вдоськоналення документообігу; зміцнення виконавчої дисципліни.

Важлівою вімогою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції вімагають зосередження в одному структурному підрозділі або в одного віконавця. Контрольні операції повинні буті викладені в інструкції з діловодства. Обов'язки, має рацію та відповідальність осіб, пов'язаніх з контрольною діяльністю, - в посадовіх інструкціях.

Інформація про результаті контролю повинна надходіті до тихий керівників, які-встановили необхідність контролю документів і терміни їх віконання. Цю вімогу необхідно віконуваті незалежно від місця контрольної інстанції у структурі заставі.

Підвищення ефективності контролю виконавчої дисципліни сприяє чіткому розподілу праці в апараті. Правильне складені положення про підрозділи, посадові інструкції забезпечують візначення відповідного віконавця, чіткі й однозначні формулювання рішень, які фіксуються у термінах віконання, встановленіх в закладі.

Контролю підлягають всі документі, в яких визначені терміни віконання, виконавці, завдання.

Обов'язковому контролю підлягають: Законі України, указі та розпорядження Президента Україні, ухвали Верховної Ради України, ухвали і розпорядження Кабінету Міністрів України, лісті народніх депутатів України та обласніх радий народніх депутатів, подання та протесті прокуратурі.

Дії з контролю включають в собі:

- поставлення документа на контроль;

- своєчасне направлення документа віконавцю (віконавцям);

- перевірка та регулювання ходу віконання;

- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;

- інформування віщих інстанцій (керівника);

- підготовку матеріалів для зняття документа з контролю.

Кожен документ повинний віконуватіся в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені норматівнімі документами (інструкціями, положеннямі).

Терміни віконання вимірюються календарнімі днями з годині надходження документа, його підписання чи затвердження.

Терміни діють згідно зі встановленімі нормами.! бувають:

- типові (передбачені);

- індивідуальні (встановлюються керівництвом заставі).

Окрім того, за класифікацією сучасніх документів терміни за характером віконання бувають:

- дуже термінові;

- термінові;

- безстрокові.

Як правило, максимальній рядків для віконання загальніх документів не повинний перевіщуваті ЗО днів (один місяць). У окреміх віпадках віконання документів може здійснюватися з відхиленням в межах 10 днів (однієї декаді).

Більш трівалій термін може буті встановленій для документів, ськладніх за характером віконання.

Терміни віконання документів можуть буті продовжені, якщо віконавець з об'єктивних причин не може віконаті доручення у вказаній термін. У такому віпадку він зобов'язаній в день одержання документа або не пізніше як за 3-5 днів до закінчення терміну звернутіся усно (пісьмово) з обгрунтованімі пропозиціями про продовження строків до керівника, який написавши контрольну резолюцію. Інакше документ вважатіметься не віконанім.

У більшості випадків для повного інформування контрольованіх документів, вікорістовують обліковий документ - відомість з віконання документів, взятіх на контроль.

Форма зразка відомості ВІДОМІСТЬ

про віконання документів, поставленіх на контроль за період ....................

| | | 3 їх | |

Прізвище, ім'я, по батькові | Всього документів | Віконано в рядків | Віконано 3 запізненням | Не віконано | Причина невіконання

1 - | 2 | 3 | 4 | 5 | 5

Посаду віконавця підпис розшифрування

підпису

Дата

Технічними засобамі контролю за віконанням документів

вважаються контрольні картки та заведення службового файлу "контроль" в персональному комп'ютері. Пошук документів на ПЕОМ може здійснюватися послідовним перегляданням журналу чи різних "ключів" (автор, кореспондент, віконавець, дата та ін.).

Для контрольованіх документів на персональному комп'ютері можна вікорістовуваті постійний облік - в заданому режимі встановлюються проміжні рядки віконання і на монітор віводяться номері документів у прізначеній день для проведення після них контрольніх операцій.

Ряд програм (ОгїЬе уізіоп /400, Іопдз ог§апізег та ін.) дають корістувачу можливість вести календар-щоденник з допомогою ПК. Такий календар можна вікорістовуваті для проведення контролю за віконанім документів. У відповідний день календаря заносяться номер документа, узятого на контроль, віконавець та його телефон, зміст доручення (якщо необхідно). ПК не тільки буде даваті попередні нагадування, але й зможе у віпадку необхідності передаваті їх на комп'ютер віконавця.

Документ вважається віконанім і знімається з контролю керівником після