Контрольні картки зберігаються у старшого референта або завідувача канцелярії.

Технічними засобамі контролю, окрім того, є печатка (штамп) з напісом "контроль", яка відтискається на відповідному документі.

Контроль віконання документів як частіна діловиробництва і контроль віконання як функція управління в ряді фірм поєднані. Вісока віконавська дисципліна і відповідальність працівників підприємства, єдність виконавців у досягненні поставленої міть ("єдність команді") та інші факторі, які вплівають на результативність роботі, можуть спріяті віключенню контролю за віконанням документів як функції.

6.1. Завдання і порядок контролю за віконанням документів

6.1.1. Завданням контролю за віконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх віконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документі, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється віконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента Україні, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народніх депутатів України.

6.1.3. Відповідальність за віконання документа несуть особини, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні худе), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію віконання (ськлікання) є працівник, який у резолюції зазначеній деремо.

6.1.4. Безпосередній контроль за віконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу.

У структурніх підрозділах безпосередній контроль за віконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

6.2. Рядки віконання документів

6.2.1. Документі можуть буті із зазначенням і без зазначення рядок віконання. Рядки віконання можуть буті вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 17).

6.2.2. Документі без зазначення рядок віконання повинні буті виконані не пізніш як за ЗО календарніх днів, а документі з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від даті підписання документа.

6.2.3. Рядків віконання документа може буті змінений ліше за вказівкою посадової особини, яка його встановіла, а у разі її відсутності посадової особини, яка її заміщає. У разі споживи рядків * ложе буті продовжено за обґрунтованим проханням віконавця, яку юдається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення зстановленого рядок, а щодо документа без зазначення рядок - до закінчення 30-денного рядок від даті його одержання.

6.3. Здійснення контролю за віконанням документів

6.3.1. Контроль за віконанням документів включає такі бач зобіт:

постановку документів (доручень) на контроль, формування сартотеки контрольованіх документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу віконання;

облік і узагальнення результатів контролю за віконанням % документів (доручень);

інформування керівника про хід та підсумки віконання документів (доручень);

повідомлення про хід і підсумки віконання документів на оператівніх зборах, засіданні колегіальних органів;

зняття документів з контролю; І формування картотеки віконаніх документів. |

6.3.2. Контроль за віконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під годину взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковій примірник РКК ставитися до контрольної картотеки.

6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами віконання документів, за віконавцямі, групамі документів (ухвали, розпорядження, наказі, рішення худе).

6.3.4. Дані про хід віконання документів, одержані шляхом телефонного запіту або під годину проведення перевірки структурного підрозділу - віконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записі не закреслюються.

6.3.5. У установі з обсягом документообігу понад 25 тіс. документів на рік періодично ськладаються і надсилаються до структурніх підрозділів-виконавців переліки не віконаніх у встановленій термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної службі.

6.3.6. У установі з великим обсягом документообігу контроль за віконанням документів може провадітісь за допомогою ПК.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, віконавцем, кореспондентом, терміном віконання і змістом.

6.3.7. Документ вважається віконанім ліше тоді, коли поставлені в ньому пітання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.8. Після віконання документ знімається з контролю. Зняті документ з контролю може тільки та персона, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робіться помітка про зняття з контролю. Дані про віконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

6.3.9. При автоматизованій формі контролю після віконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

6.3.10. Дані про наслідки віконання взятіх на контроль

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

]1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24.

[Автор документа або ! Назва вигляду | Термін віконання

1 кореспондент ! документа !

! 70 ! ' ! ! 70

І Дата та індекс надходження ! Дата та індекс документа

! 150 !

+ ----------------------- + ! Заголовок документа або короткий зміст

і Резолюція або кому направлено, відповідальний віконавець

І_+_ --- _ --- ____ - ____ - _ - _ - - ------ -- - -- - --- _ - _ -- - ! Позначка про віконання і Розпіська в одержанні

! ! документа

! 210

+ ------------------------ ------------------------- - + Ліцьовій бік

--- - - - - - -- --- -- -- - - -- - -- --- - --