Ділова мова в документах. Етикет ділових паперів (ПП “Казка”)

Наша ділова мова документація відображає характер суспільних відносин у виробничій, управлінській та інших сферах життя суспільства. Тому питання мовленнєвого етикету в діловодстві набуває принципового, а не приватного мовленнєвого етикету переконливість документа. Вичерпна переконливість ділового документа досягається тоді, коли укладачеві його вдалося якнайповніше висловити розуміння ним громадських, а не лише вузьковідомчих чи особистих інтересів. Особисті стосунки відсуваються на задній план насамперед тому, що переважна більшість ділових паперів оформляється від третьої особи, а не від першої (така форма звертання як шановний або високошановний… зустрічається лише в деяких гарантійних листах, які містять прохання, звертання або пропозицію й адресовані конкретній особі чи особам). Використання форми третьої особи якраз і посилює громадський характер ділового документа.

Проте повністю відмовитись від будь-яких проявів форм ввічливості в діловому папері означало б відмовитись від узвичаєних у суспільстві традицій. Цим і пояснюється така неодноразова вимога П.В. Василова “Давно пора перебороти скептицизм стосовно до словесних форм ввічливості і увести в ділове ?????????? мовлення аспект змісту, присвячений мовному етикету” [11, с.228]. Далі автор цих слів висловлює жаль з приводу того. Що не стало ще міцною традицією у практиці ділового спілкування просто подякувати в листі за своєчасну відповідь, за готовність допомогти, оперативністю у роботі (“Дякуємо Вам за своєчасну відповідь”, “Увесь колектив нашого заводу схвально зустрів Вашу пропозицію”).

Мовленнєвий етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість: він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи спосіб викладу тексту.

Так, наприклад, лист-відмову можна розпочати прямо з констатації відмови, а можна, перш ніж сформулювати відмову, пояснити, чим вона викликана. Якщо перед відмовою є переконливе логічне пояснення, а також ділова порада, як вийти з ситуації, що склалась, або до кого слід звертатися адресатові, то тоді відмова не матиме такого різкого враження, дасть можливість продовжувати ділові стосунки.

Питання мовленнєвого етикету набуває особливої актуальності й гостроти при складенні рекламації, списків-претензій тощо.

Великої можливості для вираження етичної оцінки дії іншої сторони приховані в такій дієслівній категорії як активний і пасивні звороти. Порівняймо такі дві конструкції. Ви не виконуєте мого розпорядження по здійсненню поточного ремонту мережі зовнішнього освітлення і Моє розпорядження про здійснення поточного ремонту в мережі зовнішнього освітлення не виконується. У першому випадку невиконання приписується яка провина цілком конкретній особі. У другому увага концентрується на факті невиконання, конкретний винуватець не називається.

У таких випадках, коли треба підкреслити, що факт звершення дії має більше значення ніж вказівка на особу діяча, використовується пасивна форма. Наприклад: Оплата гарантується… Листа надіслано… Ваша телеграма одержана… Строки виконання робіт зриваються… Вашу пропозицію ухвалено… та ін.

Активна форма, звичайно, надає викладові динамізму і вживається в тих випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій: Завод не гарантує якості виробів після двох місяців з моменту відвантаження… Головне управління не заперечує проти того, щоб… Великі можливості в цьому плані містить відокремлення. Вдало застосоване відокремлення може знищити напруженість викладу, наприклад: Ваше прохання не може бути задоволене з таких-то причин.

Таке ж негативне враження справляє й надмірна ввічливість, особливо якщо врахувати, що сучасній діловий кореспонденції скоріше важлива сухість, ніж заповнення надмірною ввічливістю.

Стриманий тон проявляється ще й тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо (до того ж суб’єктивно), а дається в опосередкованій формі – через констатацію фактів, які мали місце.

Думка, що її не висловлено в прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів, це надає ще більшої сили й переконливості документові. Тут зовсім недоречне іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання. Наприклад, сформульоване розпорядження (це своєрідна констатація фактів):

Ви повинні бути присутні на нараді.

Ваша присутність на нараді обов’язкова.

Ваша присутність на нараді необхідна.

Ваша присутність на нараді цій необхідна.

Ваша присутність на нараді цій просто необхідна.

Перше речення звучить як категоричний наказ і можливе лише в стосунках до підлеглих. Друге речення, маючи той самий зміст, звучить більш стримано, і не менш категорично.

Третє речення має дещо послаблену категоричність.

У четвертому реченні необхідність підкріплюється не безапеляційним повинні, а займенником на цій, який виділяє, наголошує те, якою важливою є саме ця нарада.

Останнє речення має відтінок розмовного мовлення, проте звучить значно ввічливіше, ніж усі попередні речення.

2.2. Власномовні та запозичені слова в документі

Іншомовні слова в діловому тексті повинні вживатись лише в разі потреби, коли її не можна замінити українськими словами з таким самим значенням. У документації рекомендується вживати лише ті іншомовні слова і терміни, які або дістали міжнародне визнання, або не мають еквівалента в нашій мові. До міжнародних належать фінансові терміни, бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв’язків діловодства, зовнішньої торгівлі (документ, бланк, віза, граф).

Правильне і доречне вживання іншомовних слів вимагає знання цілого ряду правил:–

Вживання іншомовного слова недоцільне, якщо у нього є український відповідник з тим самим обсягом значень. Без потреби вживаються такі запозичення, бо є українські відповідники:

апелювати – звертатися,

домінувати – переважати,

конвенція – умова,

лімітувати – обмежувати,

локальний – місцевий,

прерогатива – перевага,

репродукувати – відтворювати.–

Запозичені слова слід вживати правильно і точно – саме з тим значенням, із яким вони запозичувалися, й лише в тому випадку, коли заміна українським словом із якихось причин небажана. Так, наприклад, у реченні “Усі посадові особи, які прибувають з відрядження або виїздять у відрядження повинні бути зареєстровані”. Слово “зареєстровані” не слід замінювати