До багатьох запозичених слів в українській мові є відповідники, але вживати в одному тексті на позначення того самого поняття і запозичення й власномовне слово (конвенція – умова, екстраординарний – особливий) не рекомендується. Треба зупинити свій вибір на одному з двох слів і лише його вживати в цьому документі. Вибираючи, наприклад, між “сервіс” та “обслуговування” треба знати, що “сервіс” – це не будь-яке обслуговування, а “обслуговування побутових потреб населення”, значить, тут однослівна заміна слова сервіс неможлива.

Добір і вживання іншомовного слова в діловому документі диктуються кількома обставинами і мають вирішуватися кожного разу з урахуванням конкретного тексту.

2.3. Термін у діловому папері

Крім загальновживаної нейтральної лексики, діловодство, діловий стиль взагалі послуговуються термінами. Функція терміна не лише називати предмет чи поняття, а й давати їм точне визначення. Тому терміни вживаються не у всіх сферах мовлення, а лише в деяких (наука, публіцистика, діловодство).

Однак і терміни в діловому мовленні змінюються. Ця змінність пов’язується з тим, що терміни можуть переходити з активних у пасивні і навпаки, а також з тим, що кожне управління, кожна галузь промисловості, торгівлі, освіти послуговуються термінологією.

У ділові документи потрапляє цілий ряд термінів інших галузей, що утворює розуміння справочинства.

Термін треба вживати лише в тій формі, яка зафіксована в словнику. Так, якщо в словнику зафіксовано діловодство, то не можуть бути такі зіпсовані форми як ділопроізводство, діло ведення, справоведення.

Вживаючи багатозначне слово-термін, автор документа мусить також будувати текст, щоб одразу було видно, яке значення багатозначного терміна він має на увазі:–

Необхідно суворо дотримуватися правил утворення від терміна похідних форм, засвідчених у словниках чи довідниках.–

При укладанні документа службова особа повинна звірятись зі словником, якщо певний термін викликає у неї сумніви. Треба вживати терміни позаштатний фонд, а не безлюдний фонд.–

Неодноразове тлумачення терміну тим, хто писав ділового листа, й тим, хто його одержав, виникає і внаслідок того, що термін не був чітко диференційований, що вжитий він був у скороченій спрощеній формі, що контекст був недостатньо чітким і не давав змоги встановити, з яким саме значенням термін вжито. Наприклад, слово