Мовленнєвий етикет не вичерпується списком стандартних словесних зворотів, покликаних висловлювати ввічливість: він повинен пронизувати діловий папір увесь, від адреси до підписів, включаючи спосіб викладу тексту.

Так, наприклад, лист-відмову можна розпочати прямо з констатації відмови, а можна, перш ніж сформулювати відмову, пояснити, чим вона викликана. Якщо перед відмовою є переконливе логічне пояснення, а також ділова порада, як вийти з ситуації, що склалась, або до кого слід звертатися адресатові, то тоді відмова не матиме такого різкого враження, дасть можливість продовжувати ділові стосунки.

Питання мовленнєвого етикету набуває особливої актуальності й гостроти при складенні рекламації, списків-претензій тощо.

Великої можливості для вираження етичної оцінки дії іншої сторони приховані в такій дієслівній категорії як активний і пасивні звороти. Порівняймо такі дві конструкції. Ви не виконуєте мого розпорядження по здійсненню поточного ремонту мережі зовнішнього освітлення і Моє розпорядження про здійснення поточного ремонту в мережі зовнішнього освітлення не виконується. У першому випадку невиконання приписується яка провина цілком конкретній особі. У другому увага концентрується на факті невиконання, конкретний винуватець не називається.

У таких випадках, коли треба підкреслити, що факт звершення дії має більше значення ніж вказівка на особу діяча, використовується пасивна форма. Наприклад: Оплата гарантується… Листа надіслано… Ваша телеграма одержана… Строки виконання робіт зриваються… Вашу пропозицію ухвалено… та ін.

Активна форма, звичайно, надає викладові динамізму і вживається в тих випадках, коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій: Завод не гарантує якості виробів після двох місяців з моменту відвантаження… Головне управління не заперечує проти того, щоб… Великі можливості в цьому плані містить відокремлення. Вдало застосоване відокремлення може знищити напруженість викладу, наприклад: Ваше прохання не може бути задоволене з таких-то причин.

Таке ж негативне враження справляє й надмірна ввічливість, особливо якщо врахувати, що сучасній діловий кореспонденції скоріше важлива сухість, ніж заповнення надмірною ввічливістю.

Стриманий тон проявляється ще й тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо (до того ж суб’єктивно), а дається в опосередкованій формі – через констатацію фактів, які мали місце.

Думка, що її не висловлено в прямій формі, повинна випливати з самої логіки фактів, це надає ще більшої сили й переконливості документові. Тут зовсім недоречне іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання. Наприклад, сформульоване розпорядження (це своєрідна констатація фактів):

Ви повинні бути присутні на нараді.

Ваша присутність на нараді обов’язкова.

Ваша присутність на нараді необхідна.

Ваша присутність на нараді цій необхідна.

Ваша присутність на нараді цій просто необхідна.

Перше речення звучить як категоричний наказ і можливе лише в стосунках до підлеглих. Друге речення, маючи той самий зміст, звучить більш стримано, і не менш категорично.

Третє речення має дещо послаблену категоричність.

У четвертому реченні необхідність підкріплюється не безапеляційним повинні, а займенником на цій, який виділяє, наголошує те, якою важливою є саме ця нарада.

Останнє речення має відтінок розмовного мовлення, проте звучить значно ввічливіше, ніж усі попередні речення.

2.2 Власномовні та запозичені слова в документі

Іншомовні слова в діловому тексті повинні вживатись лише в разі потреби, коли її не можна замінити українськими словами з таким самим значенням. У документації рекомендується вживати лише ті іншомовні слова і терміни, які або дістали міжнародне визнання, або не мають еквівалента в нашій мові. До міжнародних належать фінансові терміни, бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв’язків діловодства, зовнішньої торгівлі (документ, бланк, віза, граф).

Правильне і доречне вживання іншомовних слів вимагає знання цілого ряду правил:–

Вживання іншомовного слова недоцільне, якщо у нього є український відповідник з тим самим обсягом значень. Без потреби вживаються такі запозичення, бо є українські відповідники:

апелювати – звертатися,

домінувати – переважати,

конвенція – умова,

лімітувати – обмежувати,

локальний – місцевий,

прерогатива – перевага,

репродукувати – відтворювати.–

Запозичені слова слід вживати правильно і точно – саме з тим значенням, із яким вони запозичувалися, й лише в тому випадку, коли заміна українським словом із якихось причин небажана. Так, наприклад, у реченні “Усі посадові особи, які прибувають з відрядження або виїздять у відрядження повинні бути зареєстровані”. Слово “зареєстровані” не слід замінювати словом “записані”, бо воно потребувало бо додаткового роз’яснення (“повинні бути записані до спеціальної книги, яку веде секретар установи за статутною формою”), а це зробило б текст більш громіздким;–

До багатьох запозичених слів в українській мові є відповідники, але вживати в одному тексті на позначення того самого поняття і запозичення й власномовне слово (конвенція – умова, екстраординарний – особливий) не рекомендується. Треба зупинити свій вибір на одному з двох слів і лише його вживати в цьому документі. Вибираючи, наприклад, між “сервіс” та “обслуговування” треба знати, що “сервіс” – це не будь-яке обслуговування, а “обслуговування побутових потреб населення”, значить, тут однослівна заміна слова сервіс неможлива.

Добір і вживання іншомовного слова в діловому документі диктуються кількома обставинами і мають вирішуватися кожного разу з урахуванням конкретного тексту.

2.3 Термін у діловому папері

Крім загальновживаної нейтральної лексики, діловодство, діловий стиль взагалі послуговуються термінами. Функція терміна не лише називати предмет чи поняття, а й давати їм точне визначення. Тому терміни вживаються не у всіх сферах мовлення, а лише в деяких (наука, публіцистика, діловодство).

Однак і терміни в діловому мовленні змінюються. Ця змінність пов’язується з тим, що терміни можуть переходити з активних у пасивні і навпаки, а також з тим, що кожне управління, кожна галузь промисловості, торгівлі, освіти послуговуються термінологією.

У ділові документи потрапляє