Тема. Різновиди документів за формою викладу основної інформації

ЗМІСТ

Вступ.

1. Вимоги до текстів службових документів............................................... 4

2. Організаційні та розпорядчі документи ................................................. 6

2.1 Наказ – найпоширеніший вид розпорядчих документів ............ 6

2.2 Регулюючий документ – статут................................................11

2.3 Оформити розпорядження та рішення ......................................12

2.4 Вказівка .................................................................................16

3. Господарсько-договірний документ – договір.........................................18

Висновок.

Література.

Вступ

Загальна й найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

У процесі діяльності вищі органи влади складають нормативно-правові акти, котрими керуються в управлінні міністерства, відомства, господарчі об’єднання, корпорації, установи, фірми та інші підприємства державної, колективної та приватної форми власності. У свою чергу, зазначені організації теж складають та затверджують розпорядчі та організаційні документи.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу – юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами. Жодний з них не може містити положень, що суперечать закону.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління на тривалий час.

Усі організації та підприємства поряд з актами державної влади керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами. Зазначені правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує значна робота з вивченням різноманітних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів, а також чинного законодавства з цих питань.

1.Вимоги до текстів службових документів

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

бути юридично правильно оформлений;

подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

бути бездоганно відредагований, мати копію та чернетки;

складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Текст – це основний реквізит документа, він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним. Тому підготовка текстової частини документації є важливою умовою добре поставленого документування управлінської діяльності.

Текст – це надрукована, написана або збережена в пам’яті зв’язна мова, яку можна відтворити в цьому самому вигляді. Текст організаційно-розпорядчих документів оформляють у вигляді :

або

Текст поділяють на абзаци – пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Потрібно, щоб кількість речень в абзацах організаційно-розпорядчих документах не перевищувала двох-чотирьох.

Текст будь-якого документа повинен складатися не менше як з двох частин: вступної та основної.

У вступній частині викладають пістави для виготовлення документа

В основній – рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.

У більшості випадків текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказів і заключні частини.

У вступі викладаються причини і привід для складання службового документа. В цій частині тексту часто наводиться посилання на інші раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення даного документа.

В доведенні ( основна частина тексту ) виражається суть питання, наводяться докази, факти, посилання на доведення, цифрові дані які обгрунтовують правильність порушеного питання.

Висновки не є окремим логічним елементом тексту, оскільки вони є складовою частиною доведення і не віддільні від нього.

Заключна частина – це головна логічна складова частина в якій формується основна мета документа його провідна думка прохання, пропозиція, згода чи відмова.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цихрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

У розпорядчих документах організації, що діють на принцепах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад: «НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ…». В спільних розпорядчих документах текст викладається від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

В документах, які визначають права і обов’язки ( положення, інструкції ), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів ( акт, довідка ), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини, наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об’єднання входять», «комісією виявлено».

2. Організаційні та розпорядчі документи

Органи управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативі, установ, підприємств порядок з актами вищих органів влади та управління керуються у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положенням, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалий час.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовується в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, слугують підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Документи розпорядчої діяльності поділяються на: накази, вказівки, ухвали, розпорядження, рішення тощо.

2.1 Наказ – найпоширеніший вид розпорядчих документів

Наказ – правовий акт, що видається на підставі й на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вище стоячих органів.

Накази бувають кадрові та з основної діяльності.

Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переведення і переміщення трудящих, звільнення робітників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної та матеріальної відповідальності.

Наказами з основної діяльності оформляються рішення