Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємства, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими правовими актами. У них передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питань.

Проект наказу обов’язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності й інших організацій. До проекту наказу додають документи, обгрунтовуючі, його доцільність. Він набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, а також інші посадові особи у відповідності до їхніх обов’язків, повноважень, компетенцій, що визначаються законодавством.

Формуляр наказу має такі основні реквізити:

назва виду документа – наказ ( якщо він виданий центральною установою чи відомством, то над його найменуванням повинно бути зображення республіканського герба );

місце видання;

номер, індекс за класифікатором чи номенклатурою справ;

дата підписання;

заголовок;

текст ( якщо є додатки, то їх перелік );

підпис керівника.

Крім того вказується прізвища посадової особи, яка підготувала проект, та осіб, з якими він погоджений.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Перша містить такі елементи:

вступ (вказується причина, видання наказу);

доведення (переказуються головні факти);

висновок (викладається мета видання наказу). Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині.

У другій – мітяться приписи з у казанням виконавців і терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і викладається у наказовій формі.

Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу.

Зразок наказу

Добропільське виробниче об’єднання

по видобутку вугілля „Добропільвугілля”

НАКАЗ

25.03.05 № 429 м. Добропілля

Про погодження планів

розвитку гірничих робіт

на 2006 р.

21.03.05 виїзною техрадою управління Донецького округу у присутності керівників об’єднання і шахт розглянуті і погоджені плани розвитку гірничих робіт і нормативи втрат на 2006 рік. Управління Донецького округа та його районними гірничотехнічними інспекціями висловлений ряд пропозицій щодо забезпечення безпечних умов ведення гірничих робіт і повноти обробки запасів вугілля.

Для забезпечення своєчасного виконання пропозицій і вимог органів Держгіртехнагляду і планів розвитку гірничих робіт на 2006 р.

НАКАЗУЮ:

Затвердити графік виконання пропозицій та вимог органів Держгіртехнагляду за планами розвитку гірничих робіт і нормативними втрат на 2006 р. по виробничому об’єднанню „Добропільвугілля” ( графік додається ).

Технічному директору Янкові С. В., директорові з виробництва Сухову О. Я., директорові з кап-будівництва Кабульському Ю. А., начальнику енергомеханічної служби Іванову В.Є. забезпечити виконання затвердженого графіка у встановленому терміні.

Працівникам, відповідальним за виконання пропозицій органів Держгіртехнагляду, інформувати об’єднання про хід їх виконання двічі на рік ( 05.07.06 та 05.01.07 ).

Контроль за виконанням даного наказу покласти на технічного директора об’єднання Янка С.В.

Генеральний директор ( підпис ) П. В. Сенько

2.2 Регулюючий документ – статут

Статути – це юридичні акти, якими оформляється утворення установ, організацій чи товариств, визначають їх структуру, функції, взаємовідносини з іншими організаціями чи громадянами і правове становище у визначеній сфері державного управління або господарської діяльності.

Після затвердження вищою організацією статути підлягають обов’язковій реєстрації в державних органах. Лише після реєстрації новостворена організація може розпочинати своє функціонування.

Статут – це зведеня правил, які регулюють:

а) основи організації та діяльність підприємств і установ певної галузі господарства;

б) умови створення, склад, будова та діяльність конкретного підприємства, організації або установи, певної галузі або сфери управління;

в) конкретну сферу діяльності організації та інше.

Статут включає такі реквізити:

* гриф затвердження вищою організацією або органом управління;

* найменування виду документа ( статут );

* заголовок;

* текст;

* гриф погодження;

* відмітка про реєстрацію;

* дата.

Зазвичай, текст статуту розбивається на статті (пункти), які групуються в розділи.

Текст статуту складається з розділів:

Загальні положення, в яких розкриваються мета, завдання, її функції, чинність статуту по об’єктах та суб’єктах і т. ін.

Головна діяльність, її зміст.

Планування та облік робіт.

Призначення допоміжних служб.

Взаємодія з іншими органами, аналогічними за діяльністю.

Специфіка особливості діяльності.

Відповідальність організації за належне виконання зобов’язань та порядок вирішення спорів, подання претензій та інше.

Звіт, звітність і контроль.

Зовнішньо - економічна діяльність.

Реорганізація та ліквідація.

Зміст, формуляр статуту, порядок оформлення, погодження і затвердження такі самі, як для положення. Статут являє собою основу для розробки положення. Статути є основою діяльності громадських, кооперативних, приватних організацій, спортивних добровільних товариств тощо.

Рубрикація для статуту обов’язкова: нумерують не лише розділи, а й пункти у межах кожного розділу. Для текстів ділових документів властиві стандартні початки і закінчення.

2.3 Оформити розпорядження та рішення

Розпорядження – це правовий акт управління, виданий посадовою особою чи державним органом владного характеру у межах наданої компетенції для вирішення оперативних питань. Має обов’язкову силу для громадян чи організацій, яким вона адресована.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також організації, установи та службові особи. Вони містять певне коло питань і дають протягом зазначеного в них строку. Можуть бути загальними для всього колективу або стосувати конкретних ланок його роботи, окремих громадян.

Розпорядження мають багато спільного з наказами, і в правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Іноді розпорядження видають нарівні з наказом, замінюючи при цьому слово НАКАЗУЮ на слово ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ, ЗОБОВ’ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ. Відрізняються зазначені правові акти ще й тим, що накази в основному