Вступ..............................................................................................................

Розділ 1. Автоматизація документообігу.......................................................

Електронний документообіг і його переваги..........................

Особливості збереження документів………………........

Особливості маршрутизації документів…………………

Розмежування доступу……………………………………

Відстеження версій і підверсій документів……………..

Анотування документів…………………………………...

Переваги електронних документів..............................................

Розділ 2. Інформатизація діяльності органів державної влади та органів

місцевого самоврядування.................................................................................

2.1 Сучасні технології управління базами даних в задачах автоматизації iнформаційної діяльності організацій........................................

2.2 Завдання системи організації документообігу..................................

Розділ 3. Автоматизація документообігу в апараті Івано-Франківської обласної ради.........................................................................................................

3.1 Автоматизація діловодних процесів в апараті Івано- Франківської обласної ради...............................................................................

3.2 Приймання та електронна реєстрація документів…………………..

3.3 Реєстраційно-контрольні картки………………………………………

3.4 Комп’ютерне забезпечення загального відділу....................................

3.4.1. Програмне забезпечення загального відділу…………………..

Висновки..................................................................................................................

Додатки....................................................................................................................

Література................................................................................................................

Вступ

Економічні реформи, що проводяться в Україні, пов’язані з ринковими відносинами. При ринкових відносинах велике значення має інформація, обсяги якої, як відомо, щороку подвоюються. В цих умовах інформація потрібна насамперед керівникам для аналізу стану і ситуацій, що склалися на об’єкті, а також вироблення і прийняття управлінських рішень. А тому інформація має бути оперативною і вірогідною.

Використання сучасної електронної обчислювальної та інформаційної техніки, мереж та нових інформаційних технологій дає реальну можливість організувати інформаційне забезпечення менеджерів і фахівців усіх рівнів на об’єкті управління такою інформацією, яка їм об’єктивно необхідна під час здійснення посадових прав, виконання функціональних обов’язків, що випливають з повноважень і міри відповідальності за доручену справу.

Проте, щоб система об’єктивного забезпечення менеджменту успішно діяла, необхідна відповідна інформаційна база. Таку базу даних для цієї системи створювати недоцільно, за винятком ряду спеціальних масивів, що забезпечують дію механізму об’єктивного інформування менеджерів. У цьому разі для інформування менеджерів і фахівців різних рівнів використовують базу даних діючої на об’єкті управління системи автоматизованого збирання і обробки інформації.

Тож оперативно зібрана і оброблена інформація використовується всіма користувачами на всіх рівнях управління, насамперед під час вироблення та прийняття управлінських рішень, а також в обліку, складанні зведеної звітності тощо.

Сьогодні до питання автоматизації управління будь-яким підприємством рано чи пізно звертаються всі керівники. Саме тоді вони змушені робити свій вибір серед тієї багатоманітності систем автоматизації управління, котрі є в наявності на українському ринку програмного забезпечення.

Зміна тисячоліття характеризується драматичним зростанням кількості даних, які зберігаються в комп’ютерах, що безумовно пов’язано з прогресом в області електронних документів. Відомий фахівець в області електронних видань Даніель Шнайдт (Daniel Schnaidt) назвав це зростання апокаліптичним, другим пришестям Гутенберга [25]. Дійсно, кількість даних і документів, за оцінкою компанії Red Brick, росте експонентно.

За оцінками іншого відомого аналітика Андрія Одлижко (Andreja Odlyzko), в середньому (за останні 120 років) вся технічна продукція подвоюється кожні двадцять років. Після другої світової війни цей ритм посилився до подвоювання за кожні 10 років. Кожна одиниця продукції породжує супроводжуючий документ. Прогрес в області поліграфії, розмноження друкарської продукції, а також розсилка документів по Internet і революція Web – технології ще збільшують це зростання.

Міра автоматизації діловодства установи сьогодні стала одним з основних показників інформаційної і технологічної грамотності її керівників [26; с.42]. Тому цим проблемам приділяється останнім часом все більше уваги як у нас в країні, так і за кордоном. Основна увага концентрується на перебудові технології роботи з документами до умов автоматизації, що в сучасній термінології називаєтьзя реінжинірингом бізнесу-процесів (BPR – Business Process Reengineering) [26; с.43].

У цей час широке використання комп’ютерів в технологічних процесах багатьох установ зумовило наступний виток інтенсифікації робіт в області автоматизації діловодства.

Оптимізація документообігу і контроль за обробкою інформації – процеси, які мають ключове значення в системі управління.

Щоденно потрібно обробляти велику кількість документів в масштабах всієї організації, а багато документів породжують велику кількість супровідних документів. Всі ці потоки доводиться контролювати і перерозподіляти між різноманітними підрозділами. За статистичними підрахунками (Siemens Business Servicers), 30 % робочого часу працівників витрачається на пошук документів та інші рутинні операції, 15% документів безповоротно втрачається, а 80% часу керівник витрачає на роботу з інформацією.

Тому від правильного вирішення таких завдань, як оперативне і якісне формування документів, контроль виконання, чітка організація зберігання, пошуку і використання документів безпосередньо залежить ефективність управління організацією в цілому.

Об’єктом даної роботи є документообіг Івано-Франківської обласної ради.

Предмет дослідження - Організація електронного документообігу; дослідження актуальності проблеми створення системи інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування на основі діяльності діловодної служби Івано-Франківської обласної ради.

У курсовій роботі ставиться за мету дослідити автоматизацію документообігу на основі комплексного аналізу діяльності Івано-Франківської обласної ради. Отже, слід опрацювати такі завдання:

подати теоретичні відомості ефективної автоматизації документообігу;

описати переваги реєстрації вхідної та вихідної документації за допомогою комп'ютера;

охарактеризувати ефективність автоматизації документообігу виконавчого апарату Івано-Франківської обласної ради;

порівняти переваги і недоліки паперового та безпаперового опрацювання інформації та методів її зберігання;

запропонувати методи підвищення ефективності документообігу в Івано-Франківській обласній раді.

Курсова робота складається з таких розділів:

Вступ

Автоматизація документообігу.

Інформатизація діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування.

Автоматизація документообігу в апараті Івано-Франківської обласної ради.

1. Автоматизація документообігу

. Системи електронного документообігу та їх особливості

Документ як основний носій інформації, необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого і господарського характеру. За допомогою документів контролюються правильність здійснення операцій, наявність та стан зберігання матеріальних цінностей, їх рух, ведеться поточний аналіз виконуваної чи виконаної роботи. У такий спосіб документація здійснює контролюючі функції. У кожній установі відбувається постійний рух документів незалежно від їх кількості.

Документообіг – це проходження документа в установі з моменту створення до завершення виконання або надсилання [2; с. 15]. Правильна організація документообігу сприяє оперативному руху документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і