ДИПЛОМНА РОБОТА

Технології документування інформації

ВСТУП …............................................................................................ | 3

РОЗДІЛ 1 ОГЛЯД ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ ............................. | 6

РОЗДІЛ 2 ПОНЯТТЯ ТА СТРУКТУРА ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ ………………………………… |

13

2.1 Поняття технології документування інформації …………….. | 13

2.2 Структура технологій документування інформації ………… | 21

РОЗДІЛ 3 ЕТАПИ РОЗВИТКУ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ …………………………………………………………… | 28

РОЗДІЛ 4 ВИДИ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ …………………………………………………………… | 47

4.1 Технологія обробки даних ……………………..…………… | 47

4.2 Технологія управління ………………………………………. | 48

4.3 Автоматизація офісу ………………………………………… | 50

4.4 Технологія підтримки прийняття рішень ………………….. | 51

4.5 Технологія експертних систем ……………………………… | 53

4.6 Проблеми використання технологій документування інформації ………………………………………………………………… | 55

Висновки …………………………………………………………… | 61

Список використаних джерел та літератури ……………………. | 64

ЗМІСТ

ВСТУП

Впровадження новітніх технологій документування інформації в діловодстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування. [30; 184].

У зв’язку з комп’ютеризацією управління виробництвом і переходом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій. [28; 18].

Люди завжди намагалися в певний спосіб зафіксувати свої знання, для того щоб передати накопичену інформацію іншим. Розвиток документа як засобу фіксування інформації тісно пов’язаний із прогресом людства. Від наскельних зображень людина переходить до клинописних табличок, використання папірусу, пергаменту, паперу. Спочатку люди пишуть гусячим пером, а згодом винаходять металеві. Набагато пізніше масове розмноження документів почали здійснювати в друкарнях. Однак окремі документи ще довго виготовляли рукописним способом, і лише винайдення механічної друкарської машини, яку стали широко використовувати з кінця XIX ст., дало змогу механізувати процес створення документів. Потім з’явилися електричні друкарські машини, набагато зручніші та швидкодійніші, ніж механічні, які полегшили працю друкарок. У другій половині XX ст. Розпочалося впровадження електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), які спочатку призначалися для виконання складних обчислень. І нарешті в 1946 р. Створено перший комп’ютер – ENIAC, маса якого становила 30 тонн. Уже в 1968 р. У світі налічувалося близько 30 комп’ютерів. Це були переважно великі універсальні ЕОМ і „міні-комп’ютери” розміром як побутовий холодильник. Програми в них вводили за допомогою перфокарток. [29; 76].

Робота з документами завжди вимагала значних затрат праці, що було пов’язане з необхідністю передруковування окремих сторінок або всього документа в разі внесення до нього змін чи виправлень. Із появою електронних друкарських машин, оснащених запам’ятовувальним пристроєм (ЗП), цю проблему вдалося вирішити, але тільки частково. І лише впровадження персональних комп’ютерів радикально змінило процес підготування документів і діловодство в цілому. [32; 197].

Як відомо, документ створюють, аби зафіксувати потрібну інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати з часом. І перший, головний напрям застосування персональних комп’ютерів у сфері управлінської діяльності – це створення документів, тобто фіксація інформації.

Коли документ надсилають адресатові комп’ютерними мережами, персональний комп’ютер стає засобом комунікації (для передавання документів у середині організацій створюються локальні мережі). Отже, передавання документа на відстань – другий напрям використання комп’ютера.

Одержані документи треба опрацювати, зареєструвати та проконтролювати хід їх виконання. Розв’язання цих завдань за допомогою спеціальних програмних забезпечень становить третій напрям використання персональних комп’ютерів.

І, нарешті, четвертий напрям – це зберігання інформації, тобто організація схоронності документів. Компактність зберігання, швидкий пошук потрібного документа, формування добірок документів заданої тематики – все це досягається завдяки створенню електронного архіву. [7; ].

Організація управління за наших часів неможлива без застосування комп’ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах використовують у своїй діяльності персональні комп’ютери. Це спрощує та прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.[7; 133].

Метою даної дипломної роботи є огляд та аналіз літератури, присвяченої питанню технологій документування інформації.

Завдання можна розділити на кілька пунктів:

розкрити поняття технологій документування інформації,

проаналізувати етапи розвитку технологій документування інформації,

визначити види та проблеми використання технологій документування інформації.

Об’єктом дослідження є документування інформації.

Предмет дипломної роботи – особливості технологій документування інформації.

Новизна дипломної роботи полягає в тому, що вона є спробою комплексного дослідження розвитку технологій документування інформації.

Структура роботи підпорядкована меті, складається з чотирьох розділів (другий містить два підрозділи, четвертий – шість)

У цей час комп’ютер використовується у всіх сферах діяльності людини. У зв’язку із цим дуже актуальним є огляд основних видів сучасних ЕОМ та розвитку технологій документування інформації, що й обумовило мій вибір теми дипломної роботи.

РОЗДІЛ 1

ОГЛЯД ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

Питання необхідності вивчення технологій документування інформації стоїть давно. Безліч вчених працювали над цим.

Діденко А.Н. у праці „Сучасне діловодство” розглядає поняття документованої інформації – інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації.

Поява інформатики на „горизонті” сучасної науки виявилася несподіваною в різних аспектах і для багатьох дослідників. Багато хто поспішає додати їй риси загальності, визначити відношення її до кібернетики, підкреслити природу її „безпаперовості” та ін. В той же час курс сучасних лекцій по інформатиці вже декілька років є нормативними у ряді вузів і на його основі розроблені інші прикладні курси лекцій. В найближчі роки розробка сучасної інформатики повинна стати і стане центральною науковою тематикою багатьох інститутів теоретичного і прикладного напрямів. Становлення як фундаментальної науки в даний час цілком закономірно, але, на жаль, відбувається з великим спізненням. Багато фахівців і вчених, що