вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури обробки даних і наказують їхнє дотримання організаціями усіх видів;

виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

використання деталізованих даних. Записи про діяльність фірми мають детальний (докладний) характер, що допускає проведення ревізій. У процесі ревізії діяльність фірми перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

акцент на хронологію подій;

вимога мінімальної допомоги в рішенні проблем з боку фахівців інших рівнів. [16, 32]

4.2 Технологія управління

Характеристика і призначення

Метою технології управління є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні управління.

Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління і використовується при гіршій структурованості розв’язуваних задач, якщо їх порівнювати з задачами, розв’язуваними за допомогою інформаційної технології обробки даних.

Інформаційні системи ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) чи рівнів управління фірмою. Інформація, що поставляється ним, містить відомості про минуле, теперішнє і ймовірне майбутнє фірми.

Ця інформація має вигляд регулярних чи спеціальних управлінських звітів.

Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація має бути подана в агрегованому вигляді так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, заподій виникнення відхилень та можливі рішення. На цьому етапі розв’язуються наступні задачі обробки даних:

оцінка запланованого стану об’єкта управління;

оцінка відхилень від запланованого стану;

виявлення причин відхилень;

аналіз можливих рішень і дій.

Технологія управління спрямована на створення різних видів звітів.

Регулярні звіти створюються у відповідності зі встановленим графіком, який визначає година їх створення, наприклад місячний аналіз продаж компанії.

Спеціальні звіти створюються на запити управлінців або коли в компанії відбулося щось незаплановане.

І ті, і інші види звітів можуть мати форму порівняльних, надзвичайних та звітів, які додають.

У звітах, які додають, дані об’єднані в окремі групи, відсортовані та подані у вигляді проміжних та кінцевих висновків за окремими полями.

Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками, які використовуються для порівняння.

Надзвичайні звіти містять дані виключного (надзвичайного) характеру.

Використання звітів для підтримки управління виявляється особливо ефективним при реалізації так званого управління за відхиленнями.

Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом даних, які отримує менеджер, повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких установлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління за відхиленнями до складених звітів висуваються наступні вимоги:

звіт має складатися тільки тоді, коли відхилення відбулося;

відомості в звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для даного відхилення показника;

усі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг вловити суттєвий між ними зв’язок;

у звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми. [10, 168].

4.3 Автоматизація офісу

Характеристика та призначення

Історично автоматизація почалася на виробництві та потім поширилася на офіс, маючи спочатку за мету тільки автоматизацію рутинної секретарської роботи. У процесі розвитку засобів комунікацій автоматизація офісних технологій зацікавила спеціалістів та керівників, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

Автоматизація офісу покликана не змінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками та наказами), а лише доповнити її. Використовуючись сумісно, обидві ці системи забезпечать раціональну автоматизацію управлінської праці та найкраще забезпечення керівників інформацією.

Автоматизований офіс привабливий для менеджерів усіх рівнів управління у фірмі не тільки тому, що підтримує внутрішньофірмовий зв’язок персоналу, але також і тому, що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Технологія автоматизованого офісу – організація та підтримка комунікаційних процесів як всередині організації, так і з зовнішнім оточенням на базі комп’ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються керівниками, спеціалістами, секретарями та конторськими службовцями, особливо вони привабливі для групового розв’язання проблем. Вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів та конторських працівників і дають їм можливість справлятися зі зростаючим об’ємом робіт. Однак ця перевага є другорядною порівняно з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для розв’язання проблем. Покращення рішень, які приймають менеджери, в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічний ріст фірми.

У наш час відомо декілька десятків програмних продуктів для комп’ютерів і некомп’ютерних технічних засобів, які забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп’ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображення, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів та ін..

Також широко використовуються некомп’ютерні засоби: аудіо- та відеоконференції, факсимільний зв’язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки. [20, 182]

4.4 Технологія підтримки прийняття рішень

Характеристика та призначення

Системи підтримки прийняття рішень і відповідна їм технологія з’явилися зусиллями в основному американських учених наприкінці 70-х – початку 80-х рр., чому сприяли широке розповсюдження персональних комп’ютерів, стандартних пакетів прикладних програм, а також успіхи у створенні систем штучного інтелекту.

Головною особливістю технології підтримки прийняття рішень є якісно новий метод організації взаємодії людини і комп’ютера. Виробіток рішення, що є основною метою цієї технології, проходить в результаті інтеграційного процесу, в якому беруть участь:

система підтримки прийняття рішень у ролі обчислювальної ланки та об’єкта управління;

людина як керуюча ланка, яка задає вхідні дані та оцінює отриманий результат обчислень на комп’ютері.

Закінчення ітераційного процесу проходить за бажанням людини. У