нерівномірність розвитку рівня інформаційної технології на локальних місцях, що в першу чергу визначається рівнем кваліфікації конкретного працівника. [39, 18].

Описані достоїнства і недоліки централізованої і децентралізованої інформаційної технології призвели до необхідності дотримувати лінії розумного застосування і того, і іншого підходу. Такий підхід назвемо раціональною методологією і покажемо, як у цьому випадку будуть розподілятися обов’язку:

обчислювальний центр повинний відповідати за вироблення загальної стратегії використання інформаційної технології, допомагати користувачам як у роботі, так і в навчанні, установлювати стандарти і визначати політику застосування програмних і технічних засобів;

персонал, що використовує інформаційну технологію, повинний дотримувати вказівок обчислювального центра, здійснювати розробку своїх локальних систем і технологій відповідно до загального плану організації.

Раціональна методологія використання інформаційної технології дозволить досягти більшої гнучкості, підтримувати загальні стандарти, здійснити сумісність локальних продуктів, знизити дублювання діяльності й ін. [40, 96].

Вибір варіантів впровадження інформаційної технології

При впровадженні інформаційної технології у фірму необхідно вибрати одну з двох основних концепцій, що відбивають сформовані точки зору на існуючу структуру організації і роль у ній комп’ютерної обробки інформації.

Перша концепція орієнтується на існуючу структуру фірми. Інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури, і відбувається лише модернізація методів роботи. Комунікації розвиті слабко, раціоналізуються тільки робочі місця. Відбувається розподіл функцій між технічними працівниками і фахівцями. Ступінь ризику від упровадження нової інформаційної технології мінімальна, тому що витрати незначні й організаційна структура фірми не міняється.

Основний недолік такої стратегії – необхідність безупинних змін форми представлення інформації, пристосованої до конкретних технологічних методів і технічних засобів. Будь-яке оперативне вирішення “грузне” на різних етапах інформаційної технології.

До достоїнств стратегії можна віднести мінімальні ступінь ризику і витрати.

Друга концепція орієнтується на майбутню структуру фірми. Існуюча структура буде модернізуватися.

Дана стратегія припускає максимальний розвиток комунікацій і розробку нових організаційних взаємозв’язків. Продуктивність організаційної структури фірми зростає, тому що раціонально розподіляються архіви даних, знижується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації і досягається збалансованість між розв’язуваними завданнями.

До основних її недоліків варто віднести:

істотні витрати на першому етапі, зв’язаному з розробкою загальної концепції й обстеженням усіх підрозділів фірми;

наявність психологічної напруженості, викликаної передбачуваними змінами структури фірми і, як наслідок, змінами штатного розкладу і посадових обов’язків.

Достоїнствами даної стратегії є:

раціоналізація організаційної структури фірми;

максимальна зайнятість усіх працівників;

високий професійний рівень;

інтеграція професійних функцій за рахунок використання комп’ютерних мереж.

Нова технологія документування інформації у фірмі повинна бути такою, щоб рівні інформації і підсистеми, її обробні, зв’язувалися між собою єдиним масивом інформації. При цьому пред’являються дві вимоги. По-перше, структура системи переробки інформації повинна відповідати розподілу повноважень у фірмі. По-друге, інформація усередині системи повинна функціонувати так, щоб досить повно відбивати рівні управління. [4; 98-99].

Перспективи розвитку технологій документування інформації

Розвиток інформатики надзвичайно динамічний. При цьому і апаратні, і програмні засоби розвиваються шляхом, який робить можливим обробку великої кількості інформації в режимі реального часу і доступ до неї майже з будь-якої точки за допомогою розподілених баз даних. Більше того – простота, збільшення комфортності для користувачів і зростання можливостей удосконалення персональних комп’ютерів дозволяють працювати з інформаційними системами людям, які мають невелику, іноді формальну підготовку.

Посилюються спроби встановлення більш ефективних і тісно пов’язаних ділових відносин між підприємствами організаціями. Акцент робиться на збільшенні продуктивності, скорочення витрат та вдосконаленні механізму продажу товарів та надання послуг за допомогою наскрізного електронного зв’язку. З іншого боку, існує тенденція до більшої взаємодії всередині організації з метою підвищення ефективності її функціонування. [9, 380]

Роль технологій документування інформації у сучасному світі

Технології документування інформації та системи (ТДІ/С) – це перш за все інструмент, що служить для досягнення поставлених цілей шляхом координації виробничо-інформаційних процесів. Але просте володіння цим інструментом, як і будь-яким іншим, ще не гарантую успіху, в той час як його відсутність рівнозначна повному провалу. Тому головна відзнака сучасних ТДІ/С – не кількість засобів, витрачених на їх розробку і впровадження, а додана ними вартість. Щоб інвестиції приносили користь, необхідно вміти використовувати технології документування інформації, а не просто володіти ними. Володіння інструментом технологій документування інформації – необхідна але ще недостатня умова успіху в бізнесі.

Дійсний ключ до технології документування інформації – це знання, вміння цілеспрямовано координувати дії інших в суспільно-виробничих процесах. Без цих знань технологія залишається інструментом, і не більше того, просто „куском заліза” з програмним забезпеченням. Інструментом потрібно вміти користуватися, причому там, де це необхідно. Саме знання, а не гроші стають головною формою капіталу. Праця (виконання операцій) стає роботою (узгодженням операцій), а робота перетворюється в роботу зі знаннями, яку краще виконують незалежні спеціалісти, що самостійно супроводжують виробничі процеси, керують ними і безпосередньо отримують за це винагороду. [33, 374].

ВИСНОВКИ

Технології документування інформації – сукупність методів та програмно-технічних засобів, об’єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності. Пакети прикладних програм складають основу інформаційної технології. Взаємодія програм, підібраних у пакет, забезпечує розв’язання широкого кола користувальницьких задач. З певною часткою умовності усі пакети прикладних програм можна розділити на два види: функціональні та проблемні.

Технологія документування інформації – процес, що використовує сукупність засобів і методів збору, обробки й передачі даних (первинної інформації) для одержання інформації нової якості про стан об’єкта, процесу або явища (інформаційного продукту).

Сучасна технологія документування інформації, основана на комп’ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:

комплекс технічних засобів, що базується на комп’ютерах;

система програмних засобів, що