Ілюшенко М.П., Кузнєцова Т.І., Лівшиц Я.З. у своїх праці „Документоведение. Документ и системы документации” зазначають ,що винайдення друкарської машинки, телефону, диктофону, модернізація системи суспільної пошти – усе це слугувало базою для принципових змін у технології обробки інформації та, як наслідок, у продуктивності роботи. По суті „механічна” технологія проклала дорогу до формування організаційної структури існуючих закладів.

40 – 60-ті рр. ХХ ст. характеризуються появою „електричної” технології, на широкому використанні електричних друкарських машинок зі зйомними елементами, копіювальних машин на звичайному папері, портативних диктофонів. Вони покращили закладну діяльність за рахунок підвищення якості, кількості та швидкості обробки документів. Багато із сучасних закладів базуються на „електричній” технології.

Поява в другій половині 60-х рр. великих виробничих ЕОМ на периферії закладної діяльності (в обчислювальних центрах) дозволило змістити акцент в інформаційній технології на обробку не форми, а змісту інформації. Це було початком формування „електронної”, або „комп’ютерної” технології. Як відомо, інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіших компоненти обробки інформації: облік, аналіз та прийняття рішень. Ці компоненти реалізуються у “в’язкому” середовищі – паперовому „морі” документів, яке з кожним роком стає все більш безмежним. [10, 93]

Козирєв А.А. у підручнику з інформатики вивчив сучасний стан технологій документування у США, країнах Західної Європи, Японії, який охарактеризував наступними тенденціями.

Наявність великої кількості промислово функціонуючих баз даних великого об’єму, які містять інформацію практично з усіх видів діяльності товариства.

Створення технологій, які забезпечують інтерактивний доступ масового користувача до цих інформаційних ресурсів. Технічною основою даної тенденції стали державні та приватні системи зв’язку та передачі даних загального призначення і спеціалізовані, об’єднані в національні, регіональні та глобальні інформаційно-обчислювальні мережі.

Розширення функціональних можливостей інформаційних систем, які забезпечують паралельну одночасну обробку баз даних з різноманітною структурою даних, мультиоб’єктних документів, гіперсередовищ, у тому числі таких, що реалізують технології створення гіпертекстових баз даних. Створення локальних, багатофункціональних проблемно-орієнтованих інформаційних систем різного призначення на основі потужних персональних комп’ютерів і локальних обчислювальних мереж.

Внесення до інформаційних систем елементів інтелектуалізації інтерфейсу користувача із системами, експертних систем, систем машинного перекладу, автоіндексування та інших технологічних засобів.

Після вивчення джерел та літератури з даного питання можна зробити висновок, що питання технологій документування інформації було завжди актуальним. Є достатньо висвітленим у літературі.

РОЗДІЛ 2

ПОНЯТТЯ ТА СТРУКТУРА ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ

2.1 Поняття технології документування інформації

Документаційне забезпечення управління є однією зі сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов’язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання та оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов’язання процесу документотворення з функціями документа. [36, 28].

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції.

У літературі розглянуті основні поняття, терміни в галузі технології документування інформації, на яких базується вивчення дисципліни „інформатика”.

Інформація – відчужене знання (відомості про осіб, предмети, факти, явища, події та процеси, незалежно від форми їх подання), яке може бути записано на матеріальному носії для того, щоб бути доступним кому-небудь.

Інформатизація – організований соціально-економічний та науково-технічний процес створення оптимальних умов з метою задоволення інформаційних вимог на основі формування та використання інформаційних ресурсів за допомогою сучасних інформаційних технологій та розвиненої інфраструктури. Інформатизація ведеться шляхом тісної взаємодії між собою процесів удосконалення створення документованої інформації, методів покращення порядку та технології її збору, накопичення і зберігання, процесів використання – обробки, пошуку та розповсюдження інформації; механізмів створення і розвитку засобів забезпечення (програмних, технічних, лінгвістичних, правових, організаційних з документування інформації, організаційних з виконання інформаційних процесів). [9, 215].

Технології документування інформації (ТДІ) – сукупність методів та програмно-технічних засобів, об’єднаних у технологічний ланцюжок, який забезпечує збір, зберігання, розподілення та відображення інформації з метою зниження трудоємкості процесів використання інформаційних ресурсів, а також підвищення їх надійності та оперативності. Пакети прикладних програм складають основу інформаційної технології. Взаємодія програм, підібраних у пакет, забезпечує розв’язання широкого кола користувальницьких задач. З певною часткою умовності усі пакети прикладних програм можна розділити на два види: функціональні та проблемні.

Технології документування інформації у сфері економіки та управління – це комплекс методів переробки розрізнених вихідних даних в надійну та оперативну інформацію механізму прийняття рішень за допомогою апаратних і програмних засобів з метою досягнення оптимальних ринкових параметрів об’єкта управління. [13, 67].

Інформаційні процеси – процеси збору, обробки, накопичення зберігання, пошуку та розповсюдження інформації. Функціональні технології збору, зберігання, обробки, відображення та транспортування відповідають основним стадіям технологічного процесу переробки первісного інформаційного ресурсу у придатну для використання корисну інформацію. [18; 96].

Документована інформація – інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації.

Інформаційні ресурси – окремі документи та масиви документів, документи та масиви