Основні правові засади сучасного діловодства у сфері державного управління в україні

1.1. Класифікація нормативно-методичної бази діловодства

В Україні процес діловодства на підприємствах, в установах та організаціях різних форм власності організовується за допомогою положень Конституції України, законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим та інших методичних документів. Водночас, поряд з існуванням великої кількості законодавчих актів, які регулюють і забезпечують досконалість діловодного процесу, не існує загальноприйнятих правил стосовно їхньої класифікації. Тому наведемо найбільш розповсюджені підходи з даної проблематики.

Автори навчального посібника «Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування» Іванова Т. В. та Піддубна Л.П. пропонують таку класифікацію нормативно-методичної бази діловодства: 1) законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

2) укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні;

3) правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

4) правові акти нормативного та інструктивного характеру;

5) методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;

6) державні стандарти на документацію;

7) уніфіковані системи документів;

8) класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації [35, c. 10-11]. Ґрунтовний аналіз проблеми виділення та класифікації нормативно-методичної бази діловодства зроблений І. Антоненко, яка умовно поділила її на чотири групи. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» тощо). Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153, «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 та «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893. До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (ДСТУ 2732:94 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення»; ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації»; ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення»; ДСТУ 3844-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови»; ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»). Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі «Примірної інструкції з діловодства» та «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян». Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило «Правила ведення нотаріального діловодства», «Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби», «Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції». Закон України «Про судоустрій» регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах [39].

1.2. Аналіз змісту та особливостей основних нормативно-правових актів з діловодства в діяльності органів державної влади

1.2.1. Закони України в галузі діловодства та інформації

Першу групу нормативно-методичної бази діловодства у сфері державного управління становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі діловодства та інформації взагалі. До таких законів можна віднести закони України:

«Про інформацію» від 02.10.1992 № 2657-ХII;

«Про державну таємницю» від 21.01.1994 № 3855-XII;

«Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 13.12.2001 № 2888-III;

«Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР;

«Про мови в Українській РСР» від 28.10.1989 № 8312-ХI;

«Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV;

«Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 № 852-IV.

Основним нормативно-правовим актом у галузі інформації є Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992 № 2657-ХII (далі – Закон України «Про інформацію), який закріплює право громадян на інформацію та закладає правові основи інформаційної діяльності.

У Законі вживаються такі терміни та їх визначення: інформація, державна інформаційна політика, суб’єкти інформаційних відносин, об’єкти інформаційних відносин, інформаційна діяльність, галузі інформації, джерела інформації, інформація про особу, документ, первинний документ, вторинний документ, режим доступу до інформації, інформаційний запит, конфіденційна інформація, таємна інформація, право власності на інформацію тощо. Наприклад: інформацією у цьому Законі називають документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі (Стаття 1). Стаття 27 Закону встановлює таке визначення термінів документ, первинний та вторинний документ: документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, використання, поширення та зберігання інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носієві; первинний документ – це документ, що містить у собі вихідну інформацію; вторинний документ – це документ, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки