У розділі «Порядок оброблення та надсилання вихідних документів» обумовлюються порядок і терміни оброблення та надсилання вихідних документів, йдеться про обов'язкову реєстрацію і перевірку правильності їх оформлення.

У розділі «Організація контролю за виконанням документів» визначаються завдання контролю за виконанням документів, відповідальність за виконання документів, строки виконання документів та порядок здійсрерря контролю за їх виконанням.

У розділі «Складання номенклатур і формування справ» обумовлюється необхідність і доцільність складання номенклатур справ структурних підрозділів та зведеної номенклатури справ установи, визначаються принципи складання та порядок розроблення номенклатур, визначаються правила групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ, викладаються вимоги до так званого оперативного зберігання документів за місцем їх формування у справи.

У розділі «Підготовка справ до зберігання та користування» визначається порядок проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів справ, передавання справ до архівного підрозділу митного органу і забезпечення збереженості документів.

У розділі «Функції діловодної служби» викладено: порядок діяльності служби діловодства митного органу та її працівників; основні завдання та функції, що їх має виконувати ця служба при підготовці організаційно-розпорядчої документації та при забезпеченні процесів, пов'язаних з обігом усієї службової документації в митному органі; вимоги до керівника служби діловодства, його завдання, обов'язки, права, відповідальність та порядок взаємодії з іншими структурними підрозділами митного органу.

У розділі «Механізація та автоматизація діловодних процесів» йдеться про доцільність і необхідність застосування в митних органах комп'ютерної та організаційної техніки для забезпечення раціонального виконання технологічних процесів діловодства [14]. Отже, «Інструкція з діловодства в митній службі України» — це правовий акт, що встановлює технологію створення та одержання документів, їхнього оброблення, збереження і використання в поточній діяльності митниці. ЇЇ мета – удосконалення роботи з документами, скорочення їх кількості й підвищення якості підготовки документів, упорядкування документообігу та оптимізація роботи працівників, які займаються веденням діловодства на митниці.

20 вересня 2001 року ДМСУ прийняла наказ № 622 «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» (далі – «Порядок роботи з наказами») – нормативний акт, який забезпечує і регламентує порядок розроблення проектів наказів: їх підготовку, оформлення, погодження, реєстрацію, розсилку, зберігання та здійснення контролю за їх виконанням (додаток Г).

«Порядок роботи з наказами» складається з шести розділів:

Загальні положення.

Підготовка та оформлення проектів наказів.

Підготовка й реєстрація спільних наказів.

Державна реєстрація наказів.

Реєстрація, розсилання та зберігання наказів.

Порядок здійснення контролю за виконанням наказів.

У розділі «Загальні положення» подано: визначення терміну наказ, а саме: наказ – це основний розпорядчий документ митного органу; класифікацію наказів за змістом; обов’язкові реквізити, які повинен містити наказ; основні правила оформлення заголовків, тексту, пунктів, додатків та дати наказу; вимоги до комп’ютерного оформлення наказів у текстовому редакторі Word.

У розділі «Підготовка та оформлення проектів наказів» йдеться про порядок підготовки проектів наказів різними особами, їх групами або структурними підрозділами в залежності від ступеня важливості та складності проекту; подано правила внесення змін та доповнень до них; визначено вимоги до візування (погодження) та надсилання проектів [19].

Розділ «Підготовка й реєстрація спільних наказів» визначає можливість митних органів видавати накази, спільні із зацікавленими органами, установами та організаціями та вимоги до їх виконання (підготовки і підписання). У розділі «Державна реєстрація наказів» названо законодавчі та нормативно-правові акти, відповідно до яких здійснюється державна реєстрація наказів.

Розділ «Реєстрація, розсилання та зберігання наказів» визначає порядок здійснення реєстрації, розсилки та зберігання основних розпорядчих документів митного органу, а також подає вимоги до цих процедур.

У розділі «Порядок здійснення контролю за виконанням наказів» визначено осіб (підрозділи), які повинні здійснювати контроль за виконанням наказів та за дотриманням виконавцями термінів; передбачено випадки зняття наказу з контролю та дії при його скасуванні чи втраті чинності [19]. Розроблення і затверження «Порядку роботи з наказами» слід пов’язати з їхньою великою кількістю в митних органах України та у діяльності Івано-Франківської митниці зокрема. У 2000 р. кількість наказів ДМСУ та наказів з основної діяльності митниці становила 1427, у 2001 р. – 1213. Хоча останнім часом, а саме протягом 2005-2007 рр. їхня кількість зменшилась, про що свідчить графік кількості наказів за період з 2005 по 2007 р. (рис. 2.1.). Як показує графік у 2005 р. кількість наказів становила 1018 (605 наказів ДМСУ та 413 наказів з основної діяльності); у 2006 р. – 965 (590 наказів ДМСУ та 375 наказів з основної діяльності); у 2007 р. – 947 (575 – наказів ДМСУ та 372 – наказів з основної діяльності митниці).

Графік «Кількість наказів за період з 2005 по 2007 р.»

Рис. 2.1. Графік кількості наказів за період з 2005 по 2007 р.

«Порядок роботи з наказами» є своєрідним доповненням «Інструкції з діловодства в митній службі України». Різниця полягає лише в тому що Інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності та регламентує порядок роботи з усіма документами митниці. На відміну від Інструкції, «Порядок роботи з наказами» має конкретний характер і стосується оформлення лише одного виду документів – наказів.

8 липня 2003 року ДМСУ видала наказ № 441 «Про затвердження Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування, обліку та зберігання нормативно-правових актів митних органів України» (далі – «Методичні