паспорт профілів ризику;

відомості про організацію оповіщення, зв’язку, управління мобілізацією, терміни виконання заходів у разі введення ступенів готовності переведення з мирного на воєнний стан щодо митного органу;

відомості про організацію територіальної оборони, системи охорони об’єктів митних органів в умовах особливого періоду щодо митного органу;

відомості про організацію переведення митних органів на організаційно-штатну структуру особливого періоду щодо митного органу.

2.2.4. Правові засади діловодства за зверненнями громадян

Діловодство за зверненнями громадян на митниці ведеться окремо і регулюється «Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 . Аналіз цієї Інструкцій було здійснено в розділі 1 (п.1.2.2.) даної роботи.

З метою удосконалення організації роботи з громадянами ДМСУ 10 жовтня 2004 р. видала Наказ № 584 «Про затвердження Порядку розгляду звернень громадян у Держмитслужбі України, інших митних органах, спеціальних митних установах і організаціях» (далі – «Порядок розгляду звернень громадян»), який можна вважати доповненням до «Інструкції за зверненнями громадян». Необхідність розроблення і затвердження такого нормативного акта була зумовлена ще й тим, що кількість звернень громадян, які надходили до митного органу, постійно зростала. Це зумовило вживання додаткових заходів, а саме – прийняття «Порядку розгляду звернень громадян», який спрямований на удосконалення форм і методів роботи з листами та особистого прийому громадян. Основними питаннями письмових звернень громадян, що надходять до митниці, є такі: прохання дозволу на оформлення транспортних засобів на пільгових умовах, прохання надати роз’яснення з питань митного законодавства, прохання з питань затримання товарів тощо. Як свідчить графік кількості звернень громадян за період з 2004 по 2007 р. (рис. 2.2.), з прийняттям «Порядку розгляду звернень громадян» кількість їх надходження до митного органу значно зменшилась, що дозволяє робити висновок про те, що даний нормативний акт є досить дієвим та ефективним у роботі працівників митниці зі зверненнями громадян.

Графік «Кількість звернень громадян за період з 2004 по 2007 р.»

Рис. 2.2. Графік кількості звернень громадян за період з 2004 по 2007 р. «Порядок розгляду звернень громадян» складається з семи розділів:

1. Загальні положення.

2. Облік звернень громадян.

3. Розгляд звернень громадян.

4. Особистий прийом громадян.

5. Узагальнення, аналіз письмових і усних звернень громадян та забезпечення контролю за їх розглядом.

6. Висвітлення в засобах масової інформації роботи зі зверненнями громадян.

7. Зберігання матеріалів щодо звернень громадян [17].

У розділі «Загальні положення» названо законодавчі та нормативно-правові акти, відповідно до яких було розроблено цей Порядок; визначено мету об’єктивного та своєчасного розгляду звернень громадян; зазначено випадки оскарження рішень, дій (бездіяльності) у сфері управлінської діяльності митних органів; встановлюється вимога щодо обов’язкової класифікації зверненнь громадян, що надходять до митних органів, за видами.

У розділі «Облік звернень громадян» йдеться про: здійснення попереднього розгляду звернень громадян; порядок подання звернення громадянином та його зміст; перелічено заяви громадян, які не підлягають обліку (зокрема в загальному відділі митного органу); порядок приймання та реєстрації звернення; повторні звернення: їх реєстрацію та причини.

У розділі «Розгляд звернень громадян» міститься інформація про: первинний розгляд письмових звернень громадян; прийняття рішень щодо кожного такого звернення та їх терміни; вимоги до керівників митних органів і їх структурних підрозділів при розгляді звернень громадян та при прийнятті рішень щодо них; порядок та строки розгляду звернень, які надходять від: Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни і прирівняних до них осіб, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян, які потребують соціального захисту; народних депутатів України, які надійшли до них від громадян; з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення; оформлення результатів розгляду звернень громадян та їх остаточне завершення.

У розділі «Особистий прийом громадян» визначено права громадян на їх особистий прийом керівниками та посадовими особами митних органів, встановлено час та графік особистого прийому громадян; зазначено порядок особистого прийому громадян; перелічено рішення, які має право прийняти особа, що здійснює особистий прийом громадянина в межах своєї компетенції.

Розділ «Узагальнення, аналіз письмових і усних звернень громадян та забезпечення контролю за їх розглядом» присвячено питанням: систематичного узагальнення та аналізу звернень громадян, використання їх результатів, здійснення контролю за розглядом звернень, перевірки стану роботи з питань розгляду звернень громадян та організації їх особистого прийому.

У розділі «Висвітлення в засобах масової інформації роботи зі зверненнями громадян» йдеться про обов’язок керівників митних органів організувати інформування громадськості про роботу щодо забезпечення конституційного права громадян на звернення шляхом публікування в ЗМІ та частоту його здійснення .

У розділі «Зберігання матеріалів щодо звернень громадян» подано відомості про порядок та строки зберігання документів щодо звернень громадян [17]. Необхідність розроблення і затвердження такого нормативного акта була зумовлена тим, що розгляд письмових звернень і особистий прийом громадян є важливою ділянкою роботи Івано-Франківської митниці, засобом отримання інформації про недоліки в її діяльності, формами зміцнення й розширення зв'язків із широкими верствами населення, дійовим засобом розвитку й удосконалення митної справи в Україні. Тому затвердження такого нормативного акту є важливим кроком в розвитку правової бази ДМСУ та Івано-Франківської митниці зокрема.

2.2.5. Законодавча база електронного діловодства

Івано-Франківська митниця для реалізації технологічних процесів діловодства використовує комп'ютерну техніку, а також електронну пошту та внутрішню мережу Ethernet. Тому можна говорити про