використання на митниці системи електронного діловодства. Функціонально митниця застосовує ці системи переважно для створення, реєстрації, контролю за виконанням та пошуку документів. Реалізація цієї системи регулюється лише Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV та нормативним документом митниці – «Порядком функціонування cистеми інформаційно-телекомунікаційного комплексу Державної митної служби України «Електронна пошта», затвердженим наказом ДМСУ від 29.09.2006 № 826 (далі – «Порядок функціонування системи ІТК «Електронна пошта»). «Порядок функціонування системи ІТК «Електронна пошта» прийнятий ДМСУ з метою подальшого вдосконалення інформаційного обміну в межах митної системи та організації ефективного функціонування автоматизованої системи митного оформлення. Дія Порядку поширюється на апаратно-програмні засоби й засоби зв’язку, а також на організаційно-технічні заходи, які використовуються для забезпечення функціонування системи інформаційно-телекомунікаційного комплексу ДМСУ «Електронна пошта», що побудована на базі програмного забезпечення LotusDomino/Notes. Система інформаційно-телекомунікаційного комплексу ДМСУ «Електронна пошта» вважається невід’ємною складовою частиною Єдиної автоматизованої інформаційної системи ДМСУ, а також системи її документообігу [18]. «Порядок функціонування системи ІТК «Електронна пошта» містить у собі відомості про призначення й можливості системи інформаційно-телекомунікаційного комплексу ДМСУ «Електронна пошта» і складається з десяти розділів:
Загальні положення.
Основні терміни й поняття.
Структура програмного забезпечення Системи ІТК.
Структура Системи ІТК.
Структура найменування поштових скриньок.
Технологія функціонування Системи ІТК.
Дії при виникненні спірних питань в роботі з Системою ІТК.
Внесення змін до структури Системи ІТК.
Забезпечення захисту інформації в Системі ІТК.
Адміністрування Системи ІТК [19].
До Порядку додано також сім додатків відповідного змісту:
– до розділу 5: Систематизований перелік найменувань поштових скриньок митних органів, спеціалізованих митних установ та організацій;
– до розділу 8: Форма оформлення реєстраційної картки користувача Системи ІТК; Зразок оформлення реєстраційної картки користувача Системи ІТК; Форма оформлення реєстраційної картки для реєстрації РІТК в Системі ІТК; Зразок оформлення реєстраційної картки для реєстрації РІТК в Системі ІТК;
– до розділу 9: Інструкція по розгортанню резервного каналу зв‘язку для РІТК; Перелік ІР-адрес, зарезервованих для забезпечення функціонування резервних каналів комутованого зв’язку [18]. Існування «Порядку функціонування системи ІТК «Електронна пошта» в нормативній базі електронного діловодства митниці є дуже важливою та істотною перевагою над нормативними базами інших державних установ. Як свідчить аналітична довідка Українського науково-дослідного інституту архівної справи і документознавства «Про стан організації діловодства в міністерствах та інших центральних органах виконавчої влади» від 2003 р., лише в 19-ти установах з 44-х опитаних (11 міністерств; 11 державних комітетів; 7 інших центральних органів виконавчої влади; 9 центральних установ країни; 6 корпорацій, товариств і компаній) існує нормативний документ, що регламентує функціонування системи електронного діловодства. Зокрема, в довідці зазначені: Інструкція МНС «Автоматизована система контролю і організації діловодства», Інструкція з електронного діловодства Держкоменергозбереження, наказ Мінфіну «Про затвердження Положення про роботу із засобами обчислювальної техніки та доступ до інформаційних ресурсів» від 01.04.2003 № 248 та наказ ДМСУ «Про Порядок функціонування cистеми інформаційно-телекомунікаційного комплексу Державної митної служби України «Електронна пошта» [54].
2.3. Шляхи удосконалення правової бази діловодства Івано-Франківської митниці
Аналіз нормативного та методичного забезпечення діловодного процесу і його застосування на Івано-Франківській митниці показав, що правова база діловодства митниці знаходиться на належному рівні. Зокрема, на митниці функціонує індивідуальна інструкція з діловодства, розроблена на основі «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Крім того, на митниці розроблений «Порядок функціонування cистеми інформаційно-телекомунікаційного комплексу Державної митної служби України «Електронна пошта» – нормативний документ, що регламентує роботу системи електронного діловодства. Безумовно, законодавча база митниці не є досконалою і потребує певного доопрацювання та усунення недоліків. Адже розбудова державності, нові економічні умови господарювання, зміни в зовнішньоекономічній діяльності, з якою тісно повязана діяльність митниці, зумовлюють необхідність вирішення нових завдань та проблем щодо організації діловодства цієї державної установи. Враховуючи вищезазначене, а також, спираючись на недоліки, виявлені під час аналізу нормативно-методичної бази діловодства Івано-Франківської митниці та її функціонування, вважаємо за доцільне внести деякі пропозиції. А саме:
Враховуючи специфіку діяльності митниці та застосовуваних технічних і програмних засобів, «Інструкцію з діловодства в митній службі України» слід доповнити іншими самостійними розділами чи підрозділами. Наприклад: «Організація документообігу», «Копіювання і тиражування документів», «Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів», «Використання факсимільного зв’язку, електронної пошти та інших засобів електронного обміну інформацією», «Оформлення листування з іноземними особами» тощо. Розділом «Організація документообігу» можна визначати загальні засади організації документообігу митниці, форму організації діловодства (централізована, децентралізована, змішана), основні етапи руху проектів документів та ін. Додатком до цього розділу можуть бути схема руху, графік документообігу митниці, що дасть змогу простежити «життєвий цикл» документа: від його створення чи одержання до виконання або надсилання. Розділи «Копіювання і тиражування документів» та «Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів» повинні врегульовувати технології тиражування та множення документів, а також процедури зберігання, обліку і використання бланків, печаток, штампів. Як додаток до розділу можна подати перелік документів, на яких ставиться відбиток печатки із зображенням Державного Герба України й найменуванням митниці. У розділі «Використання факсимільного зв’язку, електронної пошти та інших засобів електронного обміну інформацією» слід подати: перелік документів, які можуть надсилатися факсом, електронною поштою чи за допомогою внутрішньої мережі митниці; правила надсилання таких документів залежно від способу передавання вказаними каналами зв’язку. Крім того, слід розробити «Методичні рекомендації щодо застосування «Інструкції з діловодства в митній службі України», яка б