Враховуючи те, що «Перелік документів, що утворюються в митних органах України, спеціалізованих митних установ та організацій із зазначенням строків зберігання» не містить конкретних заголовків справ, а містить назви видів документів, доповнити його заголовками справ з обов’язковими реквізитами заголовка (автор, кореспондент, дата), використовуючи при цьому назви відповідних видів документів з Переліку.

Доповнити «Примірний перелік конфіденційної інформації митних органів та спеціальних митних установ і організацій, що є власністю держави, і документів та інших матеріальних носіїв такої інформації, яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» пунктами, які б містили:

– дані, отримані з центральної бази даних Єдиної автоматизованої інформаційної системи ДМСУ;

– матеріальні носії інформації, на яких здійснюється збереження інформації центральної бази даних Єдиної автоматизованої інформаційної системи ДМСУ;

– відомості та документи комплексних систем захисту інформації та з питань захисту інформації в Єдиній автоматизованій інформаційній системі ДМСУ;

– паспорт профілів ризику;

– відомості про організацію оповіщення, зв’язку, управління мобілізацією, терміни виконання заходів у разі введення ступенів готовності переведення з мирного на воєнний стан щодо митного органу;

– відомості про організацію територіальної оборони, системи охорони об’єктів митних органів в умовах особливого періоду щодо митного органу;

– відомості про організацію переведення митних органів на організаційно-штатну структуру особливого періоду щодо митного органу.

4. Варто зауважити той факт, що в нормативній базі діловодства митниці відсутній «Класифікатор уніфікованих форм документів» (далі – КДФ) – нормативний акт, у якому мали б бути представлені всі створювані на митниці документи, згруповані за функціями управління. Вважаємо за доцільне розробити такий Класифікатор, який би давав змогу здійснювати оперативний пошук нормативних документів та контроль за їх виконанням. До КДФ слід внести такі відомості: код за ДК 010-98, індекс форми документа, функції та завдання документа, назва форми документа, ким і коли затверджено, періодичність створення документа. Можна також поєднати КДФ та графік документів, додаючи такі відомості: особа або підрозділ митниці, відповідальний за підготовку документа; умови погодження, підписання, затвердження та засвідчення документа; місце його зберігання тощо. Також на митниці слід створити КДФ обмеженого доступу, оскільки не вся інформація, яка проходить через цю державну установу, підлягає розповсюдженню, а навпаки – доступ до такої інформації для сторонніх осіб є забороненим. Додатковими графами такого нормативного акта (крім вищезазначених елементів) може бути гриф обмеження доступу до документа, рівень його конфіденційності, термін обмеження доступу тощо. У разі потреби можна зазначити періодичність створення документа (наприклад щороку, щоквартально, щомісяця), пошуковий індекс документа тощо. Наявність на митниці КДФ дасть змогу вирішити ряд завдань:

оптимізувати склад застосовуваних на митниці форм документів та закріпити їх в одному нормативному акті;

класифікувати застосовувані в діяльності митниці форми документів за функціональним призначенням і завданням управлінської діяльності (або за структурними підрозділами);

уніфікувати склад і форми документів з управління скорочення (умовні позначення) застосовуваних форм документів;

унеможливити дублювання показників у формах документів;

уніфікувати нормативне закріплення на митниці процедури підготовки документів з управлінської діяльності або її окремих найважливіших етапів.