Все це, а також інші не менш важливі недоліки нормативної бази діловодства у сфері державного управління, ведуть до прийняття Закону України «Про діловодство», проект якого вже розроблено і подано на розгляд ВРУ. Мета Закону полягає у встановленні правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності. Основними завданнями Закону є:

1) визначити основні принципи державної політики з діловодства;

2) впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої відповідності із законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності;

3) розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні;

4) утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів;

5) впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;

6) забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди;

7) встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ;

8) визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві [51]. Стаття 1 Закону містить визначення 25 термінів. Наприклад: діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами; суб'єкт діловодства – це орган державної влади, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від форми власності, об'єднання громадян, фізична особа – суб'єкт підприємницької діяльності, який здійснює організацію діловодства; інструкція з діловодства – це нормативно-правовий акт, що регламентує зміст та організацію діловодних процесів суб'єкта діловодства тощо. Дія цього Закону поширюється на створення управлінських документів (організаційно-розпорядчих, первинно-облікових, банківських, фінансових, звітно-статистичних, планових, ресурсних, бухгалтерсько-облікових, документів з праці, соціальних питань і соціального захисту населення) суб'єктами діловодства та на роботу зі службовими документами з різними носіями інформації суб'єктів діловодства незалежно від форми власності. Проте закон не регулює особливості організації роботи зі службовими документами у спеціальних видах діловодства (судове, нотаріальне, дипломатичне) – їх встановлюють інші нормативно-правові акти [47]. Відповідно до «Концепції Закону України «Про діловодство» застосування Закону дасть змогу:

забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;

запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;

забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;

уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу;

забезпечити неухильне виконання суб'єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів;

підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства в країні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організаціях;

оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;

створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту їх службової інформації [51].

1.2.2. Інструкції з діловодства

Чинним нормативно-правовим актом, що встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади та регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передання до архівного підрозділу є «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» (далі – «Примірна інструкція з діловодства»), затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 року № 1153. Вона визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. «Примірна інструкція з діловодства» складається з десяти розділів, у яких: йдеться про сферу поширення положень «Примірної інструкції з діловодства»; визначено керівництво і відповідальність за організацію діловодства та забезпечення збереженості документів в установах та їх структурних підрозділах; викладено підстави та порядок прийняття розпорядчих та інших документів в установах; обумовлюється послідовність виконання технологічних процесів з документами, що надходять до установи; визначено порядок підготовки проектів документів, їх оформлення; визначається порядок проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів справ, передавання справ до архівного підрозділу установи і забезпечення збереженості документів; йдеться про доцільність і необхідність застосування в установах комп'ютерної та організаційної техніки для забезпечення раціонального виконання технологічних процесів діловодства та ін. Затвердження «Примірної інструкції з діловодства» значною мірою стимулювало оновлення нормативної бази діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, зокрема було перероблено індивідуальні інструкції з діловодства, активізувалося впровадження комп’ютерного (електронного) діловодства [44, с. 20-21]. Проте слід звернути увагу і на основний недолік «Примірної інструкції з діловодства», який полягає в тому, що вона призначена лише для державних установ. Сфера її дії не поширюється на юридичних осіб всіх форм власності, а також підприємців – фізичних осіб, які не мають статусу